Dzisiejszy tekst będzie wyjątkowy. Weźmiemy na warsztat SM i zastanówmy się, jak ruszyć na pomoc Scrum Masterowi, kiedy najzwyczajniej w świecie nie daje rady.
„Mam za dużo pracy!”
Opisywaliśmy już każdą z odpowiedzialności z osobna, a mówiąc po staremu – każdą z trzech ról w Scrum. Nie pisaliśmy jeszcze o tym, co zrobić w sytuacji, gdy jedna z nich ma problem z nadmiarem prac związanych z pełnioną funkcją. Co zrobić, kiedy Scrum Master się nie wyrabia?
Założę się, że część z Was kiedy przeczytała „nie wyrabia się”, wybuchnęła śmiechem. Sami daliśmy ku temu powody zamieszczając na naszym #białkowym blogu tekst o czterogodzinnym Scrum Masterze. Słowa „ma za dużo pracy” brzmią przy tym jak żart. Ale żarty na bok. Mamy Scrum Mastera i widzimy, że nie daje rady zrealizować wszystkich spraw, które na nim ciążą. Co zrobić?
Punkt widzenia zależy od punktu siedzenia. Jeśli jesteśmy Deweloperem może pomyślimy „i dobrze, w końcu tyra jak my”. Jeżeli jesteśmy Product Ownerem być może pomyślimy „w tym Sprincie to dopiero będzie dobry wynik”. A jeśli należymy do grona Managementu pomyślimy „co on właściwie robi?”. No właśnie, co robisz Scrum Masterze?
Patrząc na projekty, od tych najbardziej zwinnych do tych zwinnych tylko z nazwy, możemy odnieść wrażenie, że do zadań Scrum Mastera może należeć totalnie wszystko. Od czysto scrumowego dbania o rozumienie, stosowanie, efektywność do dbania o harmonogramy, budżety, ludzi. Nie dziwi więc fakt, że w każdym miejscu możemy przekroczyć masę krytyczną zadań, jak na każdym innym stanowisku. Co wtedy zrobić?
SM jako koszt
Prawda jest taka, że często Scrum Master otrzymuje więcej zadań, bo odpowiedzialność ta traktowana jest jak koszt. Dla wielu managerów zakres odpowiedzialności zawierający w sobie słowo „dbać” jest problematyczne. Oto komentarz jednego z nich do tak określonego zakresu obowiązków: „Dbać to można o ogródek, każdy pracujący nad Produktem powinien dążyć do jego realizacji.”
Nie można się z nim nie zgodzić, jednakże dbanie jest dla mnie właśnie jedną z dróg dojść do Celu Produktu. W takiej organizacji Scrum Master przestaje być Masterem. I nie ma się co dziwić, że bardzo szybko upada mit zwinności, a zniechęceni SM-owie uświadamiają sobie, że oczekiwania organizacji i ich samych się rozmijają.
Inną drogę wybierają niektóre metodyki, które wprost koszt ten adresują. Scrum Master, według nich, nie może być oddany swojej roli w 100%, musi pełnić inną, produktywną rolę w Zespole. Jest więc w 50% Scrum Masterem i np. w 50% testerem automatyzującym. Od razu powiem, takie założenie ma swoje wady i zalety. Ale wracam do dzisiejszego problemu.
Jesteśmy zawalonym robotą Scrum Masterem i co dalej? Tutaj spokojnie mogę odwołać się do Scrum Guide i zapytać, czy na pewno zajmujemy się rzeczami, które przynależą do naszej odpowiedzialności? Bo jeśli nie, to sprawę mamy załatwioną.
Czy ja naprawdę muszę robić wszystko?
Oczywiście, że typowy SM nie powinien robić większości rzeczy, które robi. To źle pojęta odpowiedzialność Scrum Mastera lub chęć pokazania „jestem tu potrzebny” często pcha nas w okowy wykonywania czynności, których robić nie powinniśmy. Często chcemy pokazać, że jak każda inna osoba jesteśmy tutaj potrzebni.
Zgodzę się z faktem, że część Scrum Masterów celowo nie wykonuje pracy, do której zostali zatrudnieni. Źle się czują w tej roli i szukają dla niej i dla siebie miejsca w organizacji. Dochodzi do zaburzenia postrzegania roli i mamy problem, często na wiele, wiele miesięcy.
Nie musisz wykonywać wszystkich zadań, które zostały Ci zlecone! To okrzyk, hasło na sztandary. I to sama prawda. Pod warunkiem oczywiście, że mówimy o rzeczach, które nie wchodzą w zakres Twoich obowiązków.
Czy musisz wrzucać w kalendarz Sprint Review – nie! Czy musisz prowadzić Planowanie Sprintu – nie! Mógłbym tak bez końca. Za te i inne elementy zwinnego procesu odpowiedzialny jest samozarządzający się Zespół. Ten sam, który odpowiada na pytania: co, kto, jak. On ma największy pożytek z faktu, że proces się dzieje, on ma skin-in-the-game.
Jeśli zespół tego nie rozumie to przepraszam bardzo, ale nie odrobiłeś należycie swojej pracy.
Na pomoc Scrum Masterowi
Szukają dróg pomocy na pewno pierwszą rzeczą na jaką zwróciłbym uwagę jest samozarządzanie. Nie bądźmy Scrum Mom, to poszczególni członkowie zespołu powinni zadbać o organizację swojej pracy. W ten sposób załatwiamy problem z odpowiedzialnością SM w stosunku do Zespołu. Zostają jeszcze dwie, Product Owner i Organizacja.
Jakoś się tak utarło i tak też pokazuje moje doświadczenie, że nie mamy raczej problemu na przecięciu SM i PO. Są to dwie na tyle odrębne role, że często sam Product Owner stroni od pomocy Scrum Mastera, korzysta z niej jako z ostatniej deski ratunku. W tym przypadku też nie mamy problemu z nadmiarem pracy. Wręcz przeciwnie, często to my sami powinniśmy sobie dodatkowej pracy na styku z PO poszukać.
Pozostaje trzeci obszar, ten, który często odpowiedzialny jest właśnie za ilość nadmiarowej pracy – organizacja. To właśnie z niej, a nie z zespołu przychodzą polecenia wykonania „czegoś”. Często to „coś” ma niewiele wspólne z bieżącą pracą zespołu, jest po prostu bieżącą potrzebą dostarczenia informacji. Co począć w takiej sytuacji?
Jeśli w organizacji pracuje Agile Coach – powinien pomóc, zainterweniować, zwrócić uwagę na nieprawidłowości. Czasem dokładnie tę samą akcję może podjąć Scrum Master, jest on jednak stroną tej sytuacji. Jeśli interwencja AC nie pomaga, oznacza to, że mamy głębszy problem organizacyjny związany z agile mindset. Praca nad jego rozwiązaniem to praca u podstaw, która zajmie chwilę… dłuższą chwilę.
Tak więc drogi Scrum Masterze, jeżeli masz problem z nadmiarem prac – scoachuj się sam, bądź poszukaj kogoś kto scoachuje Cię w zakresie Twoich obowiązków.
