Scrum w czasach zarazy 

Prawie całe IT w naszym kraju, a także mnóstwo firm z innych branż przeszło na pracę zdalną. Wiele osób zmierzy się z tą formą współpracy po raz pierwszy. Niezależnie od tego czy pracujecie w Scrumie, czy w inny sposób, w dzisiejszym tekście znajdziecie garść porad i ostrzeżeń. Wszak wciąż pozostajemy sceptykami w tym temacie.

Praca zdalna, a współpraca na odległość

Nie da się ukryć, że od zawsze byliśmy sceptykami w temacie pracy zdalnej. Widać to chociażby w filmie z czerwca 2018 roku pod tytułem „Praca zdalna – co z nią nie tak?„, a także tekście z września tego samego roku „Zespoły rozproszone to porażka„. Tam zamieściliśmy nasze największe wątpliwości co do efektywności pracy zdalnej.

Zawsze będziemy podkreślać fakt, że zespoły rozproszone muszą poświęcić bardzo dużo pracy i wesprzeć się technologią, aby być w stanie pracować podobnie do tego, jak zespoły kolokowane.

„Praca zdalna jest idealna z punktu widzenia pracownika i fatalna z punktu widzenia zespołu.” – #białko

Zanim spadnie na nas lawina krytyki, konieczne jest rozgraniczenie pomiędzy pracą zespołową (współpracą), a po prostu wykonywaniem niezależnych zadań. Gdy montuję film na nasz kanał na YouTube (zachęcamy do subskrypcji), a Łukasz w tym czasie pisze tekst bądź przygotowuje materiały szkoleniowe, to mamy dokładnie zero punktów styku. W takiej sytuacji nasz Daily Scrum będzie trwał 10 sekund.

W przypadku duetu #białko w większości przypadków mamy do czynienia z luźną współpracą. Nawet jeśli pracujemy nad jakimś dużym materiałem, robimy to iteracyjnie i przyrostowo, a każdy z nas w pełni odpowiada za dany kawałek. To są dobre warunki do pracy zdalnej.

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy mamy ściśle współpracujący zespół, tworzący jeden produkt. Ludzie w nim pracujący muszą ze sobą rozmawiać na bieżąco, bo w przeciwnym razie czeka ich wiele nieporozumień. Niestety, posadzenie wszystkich poza zasięgiem wzroku i głosu znacząco utrudnia swobodną komunikację. Nie mówiąc już o cechach osobowościowych, o których szerzej Łukasz opowiadał w filmie o pracy zdalnej.

Nie znaczy to, że nie da się efektywnie pracować zdalnie. Wymaga to jednak pracy, narzędzi, uwagi i praktyki. A jeśli nasze zadania zależą od siebie, to i tak efekty będą co najwyżej podobne. Jeżeli więc nie przeraża Cię, że dzisiejsze rady będą dawali sceptycy, przejdźmy do konkretów.

Timebox jest niezbędny

W Scrumie (i nie tylko) występuje „pudełko czasu”, czyli timebox. Jest to ograniczenie czasowe, które mówi nam, że wydarzenie bądź spotkanie powinno zostać przerwane, gdy upłynie przeznaczony na nie czas, bądź gdy osiągniemy jego cel. Tym ostatnim zajmiemy się na chwilę, najpierw skupmy się na samym limicie czasu.

Wszystko co robimy w formule zdalnej, w szczególności wydarzenia Scrum i spotkania robocze, powinny mieć z góry określony maksymalny czas trwania. Im krótszy, tym lepszy, bo inaczej bezlitośnie atakuje nas Prawo Parkinsona. Jeżeli chcemy coś ustalić w godzinę, zróbmy spotkanie na 45 minut. Półgodzinne skróćmy do 20 minut. Zobaczycie, że i tak się uda.

A co, jeśli nie osiągniemy celu? O ile nie zabrakło nam dosłownie potwierdzenia ustaleń od wszystkich zebranych, to przedłużanie spotkań nie ma sensu. Jeżeli nie doszliśmy do konsensusu w 45 minut, to i nie zrobimy tego w godzinę. Zróbmy po prostu kolejną iterację, do której wszyscy się lepiej przygotują. Zastanówmy się też, czy na pewno zapraszamy właściwe grono.

Pamiętajmy też o drugiej stronie medalu. Jeśli osiągnęliśmy to, co chcieliśmy, to nie ma sensu dalej wisieć na słuchawce. Możemy spokojnie się rozłączyć. Aby w ogóle mieć taką możliwość, na samym początku telco powinniśmy zadać sakramentalne pytanie „Z czym chcemy wyjść z tego spotkania?”. Musimy mieć jasny cel, co do którego wszyscy się zgadzają i który jest możliwy do osiągnięcia.

Pamiętajcie też, że timebox to nie jedyna opcja. Wszelkiego rodzaju terminy, deadline’y i punkty synchronizacyjne też pomagają walczyć nam z tym nieszczęsnym Prawem Parkinsona i powodują, że prace przebiegają płynnie(j). Umawiajmy się kto co kiedy dostarczy i potwierdzajmy, że to się zadziało. Innymi słowy – synchronizujmy się.

Zdalny Scrum

Czy proces Scrum zadziała w przypadku całego Scrum Teamu pracującego zdalnie, każdy ze swojego domu? Oczywiście, że tak. Nie ma w nim nic, co uniemożliwiałoby przeprowadzenie go w ten sposób. Zgodnie z naszym doświadczeniem i dostępnymi badaniami, będzie on mniej efektywny niż Scrum zespołu pracującego w jednej lokalizacji. Ale dobry Scrum Master pomoże wszystkim nauczyć się pracy zdalnej.

Już wiemy, że musimy twardo trzymać się timeboxów. Wiemy też, że nie możemy darować sobie żadnych wydarzeń (patrz: Broken Window Theory). Musimy również zachować rytm pracy, w czym pomoże nam w tym chociażby Daily Scrum.

Utrzymajmy „starą” godzinę Daily, wdzwaniajmy się wszyscy o tej samej porze. A jeszcze lepiej będzie, gdy wszyscy będą non-stop (cały dzień) wdzwonieni w jednym pokoju, a przy okazji wydarzeń po prostu zaczną być aktywni. Rozmowa zawsze wygrywa z tekstowym daily prowadzonym na chacie, tu nie ma co się oszukiwać.

Na pewno wszyscy razem powinniśmy ustalić spójne zasady współpracy. Wypracować sobie kontrakt, którym będziemy się kierować. Idealne miejsce, żeby stworzyć taki manifest pracy zdalnej to Sprint Retrospective. Ale jeżeli bieżąca sytuacja dotknęła nas nagle, to pamiętajmy, że nie musimy czekać do retro. Zróbmy szybkie spotkanie na którym ustalimy podstawowe zasady, które doprecyzujemy i dogramy później.

Jeżeli chodzi o wsparcie narzędziowe, to większość firm do zarządzania backlogiem i Sprintami korzysta z Jiry. To jest ok, bo dobrze skonfigurowana tablica Scrum pomoże nam w utrzymaniu naszej pracy w ryzach. Ale wcale nie jest powiedziane, że musi to być Jira. Rozwiązań tego typu jest pełno.

Absolutnie niezbędny będzie też jakiś komunikator zespołowy – Teams, Slack, Zoom czy nawet Discord albo WhatsApp. Przydatny będzie jeden kanał dla całego zespołu (symulujący obecność w pokoju bądź na open space), a także możliwość swobodnych rozmów głosowych i zakładania pokojów prywatnych bądź chatów zadaniowych. Wszystko to od biedy da się nawet zrobić via Skype, ale nie jest to rozwiązanie szczególnie wygodne.

Jeżeli chodzi o współpracę nad dokumentami, to większość dostępnych rozwiązań ją wspiera – od SharePointa po Google Docs. Jedne robią to lepiej, inne gorzej, ale na początku korzystajmy z tego, co mamy dostępne. Zwykle jednak bardzo doskwiera nam brak aplikacji do „bazgrania”, czyli jakiejś tablicy, którą moglibyśmy się wspierać na wirtualnych spotkaniach. Tutaj warto sięgnąć po rozwiązania typu Explain Everything czy Miro. Znacząco usprawnią one naszą pracę.

Pamiętajmy też o starym dobrym e-mailu i telefonie. A zarówno w przypadku telefonu, jak i spotkań Teams/Skype nauczmy się korzystać z zewnętrznych głośników, słuchawek i mikrofonów. Niektóre rozwiązania są lepsze dla naszych rozmówców, a mikrofony i głośniki w laptopach zwykle po prostu nie dają rady. Pamiętajmy też o wyciszaniu mikrofonu, gdy nie mówimy. Wszyscy nam za to podziękują.

Bądźmy ludzcy

Niektórzy mieszkają sami, inni z rodziną i dziećmi. Jedni będą siedzieć w piżamie w łóżku, inni będą musieli wyjść na balkon, żeby porozmawiać. Szanujmy to i nie zaczynajmy opowiadać wulgarnych dowcipów, jeżeli wiemy, że na łączach jest kilka rodzin. Pamiętajmy też, że każdy ma inny charakter i osobowość. Nie mierzmy wszystkich swoją miarą i starajmy się zrozumieć z czego wynika zachowanie innych osób.

Zwykły, codzienny kontakt w pracy daje nam bardzo dużo. Sprawia, że jesteśmy jednym zespołem, a nie luźno współpracującymi ze sobą osobami. Tworzy odpowiedzialność za wspólnie osiągane efekty. Jeżeli chcemy zdalnie pracować jako zespół, musimy to utrzymać. Pomysły typu „wspólne przerwy na lunch” i rytuały w rodzaju przesyłania sobie memów w momencie robienia kawy pomogą nam czuć się bliżej siebie. Pamiętajmy o tym, że jesteśmy różni i nie zmuszajmy, ale zachęcajmy.

„Jestem pracoholikiem”, mówi Łukasz, więc pamiętajmy też o work-life balance. Jedni będą pracować 12 godzin dziennie bez jedzenia, inni będą mieli tendencje do zajmowania się domem i zapominaniu o zespole. Praca zdalna to nadal praca, ale też szansa na ułożenie jej sobie tak, aby pracować efektywnie. Nie gloryfikujmy zapracowania, tylko efekty. Jeśli ktoś woli posiedzieć od dwudziestej drugiej do drugiej i potem tylko będzie na stand-by i zsynchronizuje się z nami na Daily, to czemu miałoby nam to przeszkadzać?

No chyba, że nam brakuje tego ludzkiego kontaktu. Wtedy zdzwońmy się chociaż na wspólną kawę i wyciągnijmy innych na plotki. Albo zamiast wyjścia integracyjnego na piwo, zróbmy „wyjście” na partyjkę Counter-Strike’a. To też na pewno pomoże.

Jako #białko jesteśmy gotowi do wspomagania zarówno transformacji agile, jak i przechodzenia na Scrum. Nasze szkolenia i spotkania oferujemy także w formule zdalnej, oczywiście z zastrzeżeniem, że są one inne, niż te przeprowadzane na żywo w salach szkoleniowych. Zainteresowanych prosimy o kontakt.