Timebox, czyli „pudełko czasu”. Kto z nas nie zastanawiał się, co oznacza ten termin, gdy usłyszał go pierwszy raz? A timebox jest jedną z tych agile’owych technik, którą możemy zastosować wszędzie. I Scrum wcale nie jest nam do tego potrzebny!
Czym jest Timebox?
Timebox to ograniczenie czasowe przypisywane różnym wydarzeniom. Mówiąc inaczej (i prościej), jest to maksymalny dopuszczalny czas trwania. Mówiąc wprost – wydarzenie ograniczone timeboxem kończymy w jednym z dwóch przypadków: albo upłynie zdefiniowany czas (czyli właśnie „timebox”), albo zrealizujemy cel spotkania wcześniej.
Termin ten nie występuje jedynie w metodyce Scrum. Jest to szersze zagadnienie, związane z zarządzaniem czasem. Możemy je spotkać również miedzy innymi w DSDM (a co za tym idzie w AgilePM), a także w podejściach z okolic DevOps czy LeSS.
„Timeboxingu”, możemy również używać na co dzień w życiu prywatnym. Jednym z przykładów może być Technika Pomodoro, o której opowiadaliśmy na naszym kanale na YouTube. Te okresy czasowe o równej długości będą niczym innym jak specyficznymi timeboxami.
Samo tylko narzucenie sobie czasu na wykonanie jakiejś czynności, o ile tylko bezwzględnie przestaniemy ją wykonywać po upłynięciu czasu, to także timebox. Warto przy tej okazji przypomnieć, że w myśl Prawa Parkinsona praca ma tendencję do wypełniania zaplanowanego na nią czasu. To sugeruje, że nasz timebox powinien być raczej krótszy niż dłuższy, żeby zmotywować nas do osiągnięcia zakładanego celu wcześniej.
„Ale ja nie tego nie potrzebuję!”
Wielu z nas myśli, że świetnie planujemy pracę i nie przeciągamy wykonania czynności ponad normy. Ale wspomniane Prawo Parkinsona jest bezlitosne. Im więcej mamy czasu na ukończenie jakiejś rzeczy, tym mniej efektywnie go spędzimy. Oczywiście, są tego granice i trudno nam zmieścić trzygodzinne zadanie w pięć minut. Ale istnieje duża szansa, że bez straty na jakości i produkcie końcowym moglibyśmy wyrobić się w dwie i pół godziny. Potrzebujemy tylko zwiększyć naszą efektywność.
Aby pomóc nam w zarządzaniu naszym czasem i wykorzystywać go efektywniej, zaplanujmy ograniczenie czasowe na wykonanie danej czynności. Zajmie nam to zaledwie kilka sekund, a dzięki temu damy jasny sygnał naszemu umysłowi, że wszelkie gierki polegające na przedłużaniu czasu wykonania po prostu nie przejdą.
Innym efektem, który osiągniemy poprzez timebox będzie redukcja ryzyka. Zakładając maksymalny czas na wykonanie danego zadania, dajemy sygnał, że nie ma możliwości przesunięcia tego wydarzenia. Narzucony „deadline” pozwala nam śledzić postęp zadania i złapać moment, w którym powinniśmy wykonać jakiś ruch.
I tu warto podkreślić, że timebox to czas trwania, a nie termin. W związku z tym definiowany jest w postaci „60 minut”, a nie „do godziny 13”. To drugie to deadline, którym zajmiemy się przy innej okazji.
Timebox, a spotkania
Każdy z nas brał udział w „pasjonujących”, niekończących się spotkaniach, z których nic nie wynikało. Timebox daje nam możliwość zmiany tej rzeczywistości, podobnie jak omawiane przez nas na YouTube „Prawo dwóch stóp„.
Trzeba pamiętać, że timebox definiuje nam jedynie maksymalny czas trwania spotkania. Dlatego też niektórzy dorzucają do niego też wymaganie mówiące o tym, co w ramach tego spotkania powinno powstać. Jedno jest pewne, narzucenie sobie górnego limitu czasu spotkania jest… pozytywne.
Łatwo zaplanować takie wydarzenie w kalendarzu, łatwo nim zarządzać z punktu widzenia facylitatora, a także dużo prościej jest powiedzieć dość i wyjść ze spotkania, kiedy timebox minie. Bo po to został on właśnie wprowadzony.
Jeśli nie jesteśmy w stanie osiągnąć celu spotkania w zakładanym czasie, rozejdźmy się, przemyślmy sprawę i spotkajmy się ponownie. Z tym samym celem i jeszcze krótszym timeboxem. Nie chcemy, przecież marnować czasu na niekończących się spotkaniach.
„Te spotkania w Scrum zajmują bardzo dużo czasu!”
Kwestia czasu trwania spotkań Scrum zawsze pojawia się na ustach przeciwników i malkontentów tego podejścia. Trzeba jednak pamiętać, że każde scrumowe wydarzenie ma swój timebox. Dzięki nim jesteśmy w stanie uspokoić narzekaczy argumentami. Tak jak wspomniał Tomek w poście Artefakty, wydarzenia i role w Scrum obowiązkowe spotkania Scrum w swoim maksymalnym czasie trwania zajmują tylko 12% czasu. Szerzej temat poruszyliśmy w tekście Czas trwania wydarzeń Scrum, gdzie broniliśmy dodatkowo Product Backlog Refinementu.
Dziś jednak skupmy się na samej technice i pamiętajmy, że timebox to nie obowiązek. Wszystkie spotkania z tego typu ograniczeniem zwykle kończą się przed czasem.
Ograniczać czy nie ograniczać?
Każdy z nas ma tendencje do przeciągania rzeczy, którymi się zajmujemy. Często wynika to z chęci zrobienia „lepiej niż dobrze” (patrz: pragmatyzm), a czasami po prostu marnujemy czas bo mamy go za dużo. Niezależnie od tego, jak świetnie jesteśmy zorganizowani czy ile list ToDo posiadamy. Nawet najlepiej zorganizowaną osobę w końcu kiedyś dopadnie potrzeba „odpoczynku”.
Timebox pomaga nam sobie z tym poradzić. Dzięki niemu jesteśmy w stanie zarządzić czasem, a także doprowadzić do efektywniejszego wykorzystania czasu, który posiadamy. Walczymy też z wszystkimi efektami i błędami poznawczymi, o których mówiliśmy powyżej.
Technika ta będzie pomocna również dla tych z nas, którzy mają problem z organizacją czasu lub z marnowaniem godzin na wykonanie teoretycznie prostych czynności. Zachęcam do wypróbowania i podzielenia się Waszymi przemyśleniami w komentarzach.
