Timebox to jeden z tych konceptów, który pojawił się w moim życiu za sprawą Scruma, a następnie zaczął być wykorzystywany przy każdej możliwej okazji. W tym tekście dowiecie się wszystkiego o „pudełku czasu”.
Czym jest Timebox?
Timebox to nic innego jak maksymalny czas trwania jakiegoś spotkania bądź wydarzenia, po którym bezwarunkowo je przerywamy. Należy pamiętać, że w przypadku timeboxowania spotkań możemy je jak najbardziej skończyć wcześniej, o ile tylko zrealizujemy cel tego konkretnego wydarzenia.
Do pomyślnego stosowania timeboxu potrzebujemy więc dwóch rzeczy. Po pierwsze limitu czasowego (na przykład „60 minut”), a po drugie celu (na przykład podjęcie decyzji odnośnie dalszego kierunku prac).
I chociaż sama koncepcja wydaje się bardzo prosta, to jednak jest z nią wiele problemów w praktyce. Przede wszystkim, bardzo dużo spotkań nie ma żadnego konkretnego celu dzięki któremu moglibyśmy skończyć wcześniej. Po drugie, bardzo dużo osób preferuje przeciąganie spotkań, ponieważ wydaje im się że wystarczy jeszcze 15-20-50 minut, aby się dogadać. Tu timebox sugeruje coś zupełnie innego.
Timebox został wprowadzony na podstawie obserwacji, które mówią, że jeżeli nie jesteśmy w stanie się dogadać się w wyznaczonym czasie to albo wiemy zbyt mało na dany temat albo grono osób grono zebranych osób jest niewłaściwe (za duże bądź za małe). W konsekwencji, prawdopodobnie nie ma żadnych szans żebyśmy na tym konkretnym spotkaniu osiągnęli lepszy cel niż taki jaki uda nam się wypracować w ramach timeboxu.
„Ale ja nie tego nie potrzebuję!”
Powyższe założenia znajdują odzwierciedlenie w naszych obserwacjach. Jeżeli tylko mniej-więcej dobrze określimy nasz timebox i cel, to powinno nam się udać osiągnąć go dość szybko. Jeżeli jednak sami nie wiemy czego chcemy albo nie mamy wiedzy wystarczającej do sukcesu, albo znajdujemy się niewłaściwym gronie, to zwykle kolejne godziny przesiadywania w takich samych warunkach nic nie zmieniają.
Magia timeboxów objawia się też w adresowaniu zależności zwanego Prawem Parkinsona. Prawo Parkinsona mówi, że praca ma tendencję do rozciągania się i wypełnienia dostępnego czasu. I tak, jeżeli damy sobie półtorej godziny na omówienie jakiegoś raportu, to będziemy go omawiać 90 minut. Jeżeli jednak ustalimy, że ten sam raport chcielibyśmy przegadać pół godziny, to pewnie te pół godziny nam wystarczy!
Dając sobie krótkie timeboxy, czasami okaże się że musimy spotkać się ponownie w ramach jakiegoś follow-up. Być może musimy przegadać jakieś drobniejsze szczegóły w mniejszym gronie. Ma to same zalety – uczymy się, ile czasu faktycznie potrzebujemy na omawianie tego typu spraw i kogo do tego potrzebujemy. Jednocześnie musimy zmusić się do tego, żeby jawnie i konkretnie określić, o co nam chodzi.
Timebox jest jednym z tych elementów, które pomagają nam tworzyć efektywne spotkania, na których faktycznie mamy poczucie, że coś załatwiliśmy. Unikamy bezsensownego marnowania czasu na niepotrzebnie przeciągniętych spotkaniach. Jeżeli jesteś zainteresowany/a tym, jak tworzyć efektywne spotkania, zapraszam do tekstu o łatwym do zapamiętania tytule „GOAT„.
Timebox, a Wydarzenia Scrum
Ponieważ duża część tego bloga poświęcona jest metodyce Scrum, warto też wspomnieć jak timebox ma się do Wydarzeń Scrum.
Na szczęście, każde z wydarzeń w naszej ulubionej metodyce, ma wskazany maksymalny czas trwania i jasno określony cel, dzięki któremu możemy je skończyć wcześniej. Warto też pamiętać, że te wydarzenia nie są sztuką dla sztuki (ani ceremoniami) tylko służą wywoływaniu zmian. W ramach każdego wydarzenia (Planowanie, Daily, Review, Retro) powinniśmy wykonać pewne czynności, aby dać sobie szanse na dostosowanie się do sytuacji.
Tyle dobrego, jeżeli chodzi o timeboxy w Scrum Guide. Niestety, czasy trwania poszczególnych wydarzeń cały czas podawane są dla miesięcznych Sprintów, z adnotacją że w przypadku krótszych sprintów „zwykle są krótsze”. Jeżeli potrzebujecie jakiegoś punktu odniesienia, to #białkowym standardem jest Planowanie trwające jeden do dwóch godzin, Daily maksymalnie trwa oczywiście 15 minut (ale często jest krótsze), Review to godzina bądź półtorej, a Retrospektywa zamyka się w godzinę. Wartości te są idealne dla dwutygodniowych Sprintów.
Pamiętajcie jednak, że gdy będziecie zdawać jakkolwiek egzamin scrumowy, to Sprint w myśl pytań egzaminacyjnych jest Wydarzeniem, które jest timeboxowane. Co prawda należy podkreślić, że Sprintów nie kończymy wcześniej w sytuacji, w której zrealizujemy cały Sprint Backlog. Każdy Sprint kończy się w dokładnie ustalonym czasie. Nie ma Sprintów dłuższych i krótszych, niezależnie od tego co się dzieje w jego trakcie w trakcie (patrz też: przerwanie Sprintu).
Timeboxing spotkań
Gorąco zachęcam wszystkich do używania timeboxów. W szczególności do brutalnego kończenia spotkań w momencie, w którym upłynie zadany czas. W ramach ciągłego doskonalenia będziemy się uczyć lepiej dostosowywać ich czas, ale też dobierać właściwe grono i dbać o przygotowanie wszystkich do osiągnięcia celu.
Taka drobna rzecz jak trzymanie się limitu czasu, pozwala na zaoszczędzenie mnóstwa godzin, szczególnie w dobie spotkań zdalnych. Zadbajmy o cel, zadbajmy o właściwe grono i trzymajmy się wyznaczonego czasu. Kończmy spotkania jeżeli upłynął limit czasu, niezależnie od tego czy udało się osiągnąć ten cel, czy nie.
Działając konsekwentnie w ten sposób będziemy spotykać się na krócej, konkretniej i z korzyścią dla wszystkich. Będziemy też mogli zastosować prosty trik organizujący na pracę zdalną, czyli tworzenie spotkań od „10 po” do „za 10” pełnej godziny. 20 i 50-minutowe spotkania kończone dokładnie w momencie, w którym dostaniemy o tym przypomnienie, pozwolą nam na zapewnienie higieny spotkań i znalezienie czasu na odpoczynek pomiędzy kolejnymi callami. Bo nie oszukujmy się, jeśli coś się da załatwić w godzinę, to da się też to zrobić w 50 minut.
