W poprzednim wpisie na naszym blogu mówiliśmy o skuteczności pracy Scrum Mastera. Zgodnie z poczynioną obietnicą, kontynuujemy ten temat. Dziś zajmiemy się skomplikowanym, ale bardzo ciekawym pytaniem: jak ocenić Scrum Mastera? Jak właściwie ocenić skuteczność jego pracy? Ręka do góry, kto kiedyś zastanawiał się, w jaki sposób możemy to zrobić!
„To skomplikowane”
Wcale nie ustawiamy statusu znajomości na naszym profilu na Facebooku, a jedynie zastanawiamy się nad tym, jak ocenić Scrum Mastera? Odpowiadając sobie na te pytanie, możemy zacząć od westchnięcia. To jest naprawdę skomplikowane! Dość powiedzieć, że sam Scrum Guide nie wspomina nawet jednym słowem o tym, jak to zrobić. Z drugiej strony, Przewodnik po Scrum nie mówi o wielu szczegółach dotyczących naszej ulubionej metodyki, a jakoś sobie przecież radzimy.
Aspektami, które warto w tym miejscu poruszyć są: dla kogo to robimy i czy faktycznie musimy to robić. Na pytanie, kto może być odbiorcą tej informacji, odpowiedziałem w tekście o skutecznym Scrum Masterze. Wskazałem tam role HR, osobę nadającą i rozliczającą cele w naszej organizacji, a także Project Managera. Z grubsza będą to więc osoby odpowiedzialne za nas lub za zarządzenie budżetem naszego projektu.
A czy w ogóle musimy ocenić Scrum Mastera? Jest to silnie uzależnione od organizacji, w której pracujemy. Jedne nie zważając na koszty będą się cieszyły, że mają osobę, która ogarnia „zwinne podwórko”. Inne, szczególnie te mocno analizujące ponoszone koszty, będą weryfikowały skuteczność Scrum Mastera.
I właśnie tym drugim się dziś przyjrzymy.
Kryteria miękkie
Na miękkie kryteria oceny składać się będą wszystkie te czynniki, których nie możemy przedstawić w postaci liczb. Na prowadzonych przez nas szkoleniach dla Scrum Masterów zawsze mówimy, że powinien on dążyć do zmniejszania swojego udziału w życiu Zespołu Scrumowego. Z tego wniosek, że im zespół bardziej świadomy swojej scrumowości i im bardziej samoorganizujący się, tym możemy wyżej ocenić pracę Scrum Mastera.
Jeśli zespół sam czuje potrzebę pielęgnowania Backlogu Produktu podczas Product Backlog Refinementu – świetnie. Gdy nieupominany przez nikogo zbiera się, aby przeprowadzić Daily Scrum – idealnie. Jeżeli uczestniczy wraz z Product Ownerem i interesariuszami w Sprint Review – lepiej być nie może. Im mniej potrzebny jest SM, tym lepiej wywiązuje się ze swoich obowiązków. Świadczyć może to o tym, że zespół nabrał rutyny w pozytywnym tego słowa znaczeniu.
O tym, że Scrum Master dobrze wykonuje swoją pracę, świadczyć również będzie otwartość w komunikacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. Dobrze, jeśli jesteśmy w stanie powiedzieć sobie o wszystkim co nam przeszkadza. Gdy mówimy Scrum Masterowi o wszystkich przeszkodach, które napotykamy na drodze realizacji Celu Sprintu wiemy, że udało się nam stworzyć bezpieczne środowisko. Czyli dokładnie takie, o jakie nam chodzi.
Nie zawsze jednak opisane przeze mnie powyżej kryteria miękkie będą wystarczające. Argumentami, które najlepiej przemawiają do ludzi są liczby. I tutaj wracamy do pytania „jak ocenić Scrum Mastera?”, a z pomocą przychodzi nam matematyka. Zacznijmy od kryteriów, które pomogą nam zmierzyć skuteczność Scrum Mastera.
Twarde dowody
Pierwszą rzeczą, która przychodzi mi do głowy i z której korzystałem, jest ankieta. Może to być arkusz przygotowany przez nas samych lub pobrany z Internetu dokument, zawierający pytania pozwalające na ocenę tych aspektów pracy SM-a, które są dla nas najbardziej istotne.
Ważną rzeczą jest to, kto będzie tę ankietę wypełniał. Jeśli wypełniać będą go bezpośredni przełożeni, informacja zwrotna płynąca z takiej ankiety będzie niedostateczna. Jedynymi osobami, które mają moralne prawo do oceny pracy Scrum Mastera jest Scrum Team. A gdzie tu matematyka? Z ankiet wyciągniemy średnią, którą możemy porównać do dwóch wartości – ustalonych widełek i wcześniejszych wyników. Pamiętajmy, że jeśli chcemy oceniać rozwój, to nie wystarczy nam dobry wynik. On musi rosnąc w czasie.
Drugą, niezwykle skuteczną metodą jest… urlop. Nic tak dobrze nie weryfikuje pracy Scrum Mastera, jak zaplanowany wcześniej długi urlop. Podczas nieobecności naszego bohatera może zdarzyć się wszystko. Albo praca będzie toczyła się, jakby SM był w zespole albo… no właśnie. Poprośmy zaprzyjaźnioną osobę z zespołu lub innego Scrum Mastera o małe podsumowanie, zawierające informację o liczbie odbytych/nieodbytych Daily czy o podsumowanie z Retro. Zobaczmy jak przebiegło Planowanie Sprintu i czy nie trzeba było robić dogrywki. Sprawdzisz w ten sposób, jak zespół radził sobie podczas Twojej nieobecności.
Trzecią metodą, choć wiem, że będziecie wieszać za to na mnie psy, są raporty, np. te pozyskane z Jiry. Co by nie mówić, informacja o ilości zrealizowanych/niezrealizowanych wymagań, prędkości zespołu czy obraz wykresu spalania pokazuje, jak pracowaliśmy. Informacje płynące z tych wykresów (wielkości liczbowe) pokażą nam, gdzie jako Scrum Master musimy się jeszcze przyłożyć i co wymaga poprawy.
I znów – ważne jest by nie przyrównywać tych wielkości do abstrakcyjnej miary, ale porównywać ten sam zespół i tego samego Scrum Mastera na przestrzeni czasu. Jeżeli kiedyś było źle, a teraz jest dobrze, to na pewno jest to pozytywna ocena całego Scrum Teamu. A z tego już można wnioskować o tym, jak sprawdza się SM.
Jak ocenić Scrum Mastera?
Tak samo, jak niedokładnie określona, czy nawet „miękka” jest rola Scrum Mastera, tak samo nie możemy prosto wyspecyfikować kryteriów jego oceny. Nie ma jednej, najlepszej metody na ocenę pracy SM-a. Ba, nie ma nawet jednej „dobrej” czy „satysfakcjonującej”.
Co jednak zrobić, jeśli musimy zdefiniować cele kwartalne czy roczne, a nie wiemy, w jaki sposób to zrobić? Zacznijmy od doświadczenia. Zdefiniujmy jeden, dwa cele i sprawdźmy empirycznie, czy są realne do osiągnięcia. Jeśli nie, zgodnie ze zwinną filozofią zastąpmy je innymi, które lepiej wpłyną na oczekiwane przez nas efekty.
Definiując cele uważajmy jednak, aby nie wypaczyć idei zwinności. Nawet najlepsze cele mogą zakrzywić obserwowaną przez nas rzeczywistość. Jeśli oprzemy naszą ocenę na przykład na liczbie nieodbytych przez zespół spotkań Daily Scrum, odpowiednio zmotywowany SM zrobi wszystko, aby współczynnik ten wynosił 100%. Ale czy naprawdę o to nam chodzi?
Zastanówmy się, czy w tym przypadku nie będzie to miara gorszego sortu. Być może oceniając Scrum Mastera w ten sposób wypaczy ideę, dla której definiujemy cele. A robimy to przecież po to, aby zmieniać naszą organizację na lepsze.
Przyznam się, że ja najczęściej byłem „oceniany” właśnie przez ankiety rozsyłane po zespołach. Duże znaczenie mają tu pytania, bo te miękkie „czy czujesz, że Scrum Master pomaga na planowaniu” są bardzo nieostre. W takich odpowiedź zależy tylko i wyłącznie od tego, czy się dogadujemy, czy też nie. Typowa odpowiedź na łatwiejsze pytanie (patrz: https://www.youtube.com/watch?v=l2qfPSQBuVA).
O wiele lepiej sprawdzają się pytania o twarde rzeczy, jak np. „w jaki sposób SM pomógł zespołowi na ostatnich 3 planowaniach”. I chociaż pytamy o fakty, to i tak odpowiedzi będą zakłamane przez heurystykę dostępności („jak pomógł na ostatnim planowaniu?”) i fakt, że jest to pytanie sugerujące odpowiedź. Bo co, jak nie pomógł?
Nie wspominając o tym, że nikomu się nie chce odpowiadać na 50 szczegółowych pytań…
A Wy jak byliście/jesteście oceniani jako Scrum Masterzy?