Od zawsze, wszyscy i wszędzie narzekają na marnowanie czasu na spotkaniach. Nic w tym dziwnego, każdy z nas kiedyś zmarnował godzinę lub dwie na wydarzeniu, które nie przyniosło żadnych rezultatów. Dzisiejszy bohater – GOAT – pomoże Wam przeprowadzać efektywne spotkania i zaoszczędzić mnóstwo czasu.
GOAT, czyli Koza
GOAT to kolejny mnemonik do naszej kolekcji, który ma nam pomóc w zapamiętaniu najważniejszych aspektów. Koza (ang. goat) przyda się do wszystkich wydarzeń i spotkań, które organizujemy i w których bierzemy udział. Na trop tego zwierzęcia naprowadził mnie Piotr Kuczyński. Twierdzi on, że trafił na nie gdzieś w odmętach Internetu, ale nie udało nam się dotrzeć do oryginalnego źródła. Jeżeli je znacie – napiszcie w komentarzu.
Co ciekawe, wielu znanych mi Scrum Masterów i Agile Coachów zupełnie nieświadomie sprawdza kryteria GOAT w trakcie spotkań, w których biorą udział. Pewnie nawet nie wiedzą o istnieniu tego skrótu, ale mimo to dopytują o rzeczy z nim związane. Tak więc to, co dzisiaj zostanie opisane na pewno nie jest rewolucyjne. Ale jak to często bywa z oczywistymi rzeczami – łatwo je pominąć.
A jeśli już mówimy o prostych rzeczach, to przypomnijmy jedną podstawową zasadę dotyczącą spotkań. Im więcej zaproszonych osób i im dłużej ma ono trwać, tym mniejsza szansa na osiągnięcie jego celu. Nie mówimy tu oczywiście o długich wydarzeniach jak szkolenia i warsztaty, ale o spotkaniach celowych.
I tak trafiamy na pierwszy problem, czyli właśnie cel spotkania.
Goal & Outcomes
GOAT to Goals, Outcomes, Agenda i Timebox. Przejdźmy przez te elementy jeden po drugim, zaczynając od Goal czyli celu. A tego bardzo często najzwyczajniej w świecie brakuje. Dlatego też pierwszym pytaniem, które bardzo często zadajemy na starcie brzmi „Jaki jest cel tego spotkania?” Jeżeli nikt nie jest w stanie na nie odpowiedzieć – wyjdźmy. Serio.
Pamiętajmy, że nigdy nie spotykamy się, aby tylko i wyłącznie sobie pogadać. Albo chcemy coś omówić, albo podjąć jakieś decyzje, albo wytworzyć jakiś namacalny produkt. Nawet jeżeli mamy zamiar tylko poznać możliwe obejścia jakiegoś problemu – zdefiniujmy cel w ten sposób. Ba! Możemy sobie nawet wyobrazić, że chcemy tylko i wyłącznie przedstawić problem, bez jego rozwiązania. Jak zaraz zobaczymy, precyzyjne określenie celu pozwoli nam zaoszczędzić mnóstwo czasu.
Drugi element GOAT, czyli Outcomes, definiuje nam odpowiedź na pytanie „Z czym chcemy wyjść z tego spotkania?” Outcomes to wyniki bądź produkty, które chcemy wytworzyć. Po czym poznamy, że osiągnęliśmy cel? Czy chcemy wybrać drogę, którą pójdziemy? Tylko przedstawić koncepcję? Podjąć jakąś decyzję? Stworzyć dokument? Przydzielić zadania?
Zarówno cel jak i wyniki są niezbędne, żeby wysłać zaproszenie na spotkanie. Niestety, bardzo często zamiast tego dostajemy jedynie tytuł, który zupełnie nic nam nie mówi. Nie bójmy się dopytać o Goals & Outcomes zanim zaakceptujemy zaproszenie. A w najgorszym razie, zadajmy dwa wspomniane pytania, zanim zaczniemy dyskusję.
Jeżeli zaś mamy zdefiniowane te dwa elementy, zadbajmy aby były one widoczne i dostępne przez cały czas trwania spotkania. Wydrukujmy je i rozdajmy, wyświetlmy na telewizorze czy projektorze bądź udostępnijmy pulpit z zaproszeniem na spotkanie, jeżeli odbywamy je on-line.
Agenda & Timebox
Dwa ostatnie elementy GOAT to Agenda i Timebox. Tu mam trochę wątpliwości, bo namawiając do krótkich, dedykowanych spotkań, nie mam serca jednocześnie zalecać przygotowania i rozsyłania agendy.
Jeżeli umawiamy się na półgodzinne spotkanie w gronie trzech Scrum Masterów, żeby przedyskutować formułę naszego wspólnego Planowania Sprintu, to agenda nie ma najmniejszego sensu. Zostańmy przy celu i oczekiwanych wynikach.
Jeżeli jednak nasze spotkanie z jakiegoś powodu będzie dłuższe, zadbajmy o agendę. To tylko kilka zdań bądź nawet haseł, które pozwolą zaproszonym osobom zdecydować, czy warto się na nim pojawić (a jeśli już, to na jak długo). Tu oczywiście warto dodać, że jeżeli mamy taką agendę, to powinna ona być cały czas dostępna i widoczna, wraz z celem i oczekiwanymi wynikami.
Ostatnim elementem naszej kozy jest Timebox. To stary znajomy, którego opisaliśmy dokładnie w dedykowanym mu tekście. Dla przypomnienia: jest to maksymalny czas trwania wydarzenia, po którym rozchodzimy się choćby nie wiem co.
Timebox znaczy też, że jeśli uda nam się osiągnąć cel i wytworzyć produkty spotkania wcześniej, nie marnujemy czasu. Widzicie, jak to się wszystko zazębia? Bez jasnego celu i oczekiwanych wyników nie moglibyśmy skończyć wcześniej, bo nie wiedzielibyśmy kiedy już możemy się rozejść!
Pamiętajmy też o tym, że czasami szybko dojdziemy do wniosku, że nie uda się zrealizować celu bądź wytworzyć produktów na tym spotkaniu. W takim przypadku też się rozejdźmy, ale najpierw zidentyfikujmy przyczynę porażki. Może zaprosiliśmy złe osoby, a może nowe informacje totalnie wywróciły nam naszą koncepcję? Lepiej jest przerwać, zaoszczędzić czas i zrobić kolejną, dobrze przygotowaną rundę.
Ostatnia porada dotycząca timeboxu tyczy się Prawa Parkinsona. Mówi ono, że praca ma tendencję do wypełniania czasu na nią dostępnego. Tak samo spotkania rozciągają się do zaplanowanego czasu. Jeżeli chcemy coś ustalić w godzinę, spróbujmy zaplanować spotkanie na 45 minut. Jeżeli jest to proste ustalenie, pół godziny to zwykle aż nadto. Daily – maksymalnie 15 minut.
Im krócej tym lepiej.
Sprawne spotkania dzięki GOAT
Opisywana koza, czyli GOAT, pomoże nam skrócić wszystkie spotkania bez wyjątku. A nawet jeśli będą trwały tyle samo, to mamy większą szansę, że będą efektywne i celowe. Jeżeli zaś zbierzemy wszystkie porady z dzisiejszego tekstu, to powinniśmy bardzo szybko dotrzeć do wniosku, że krótkie i precyzyjnie zdefiniowane spotkania w małym gronie są o wiele bardziej efektywne niż długie nasiadówy w szerokim gronie.
Lepiej jest cztery razy zebrać pięć osób na pół godziny niż raz dwadzieścia osób na dwie. Głównie dlatego, że jest ogromna szansa, że przez te dwie godziny i tak nie uda się osiągnąć tego, co na mniejszych, dedykowanych wydarzeniach.
Pamiętajmy też, że ze spotkania zawsze możemy wyjść. Jeżeli ani się nie uczymy, ani nie udzielamy, to przeważnie marnujemy swój czas. W takim przypadku pomoże nam Law of Two Feet, które mówi, że wtedy powinniśmy po prostu opuścić pomieszczenie (fizyczne bądź wirtualne). Skoro jesteśmy zbędni i czujemy się zbędni, to nikt nie powinien mieć nic przeciwko. Szanujmy swój czas.
A skoro o czasie mowa, to przypomnijmy, że wydarzenia Scrum w maksymalnym wymiarze czasu trwania zajmują 12% czasu przeznaczonego na Sprint. Pisaliśmy o tym w tekście „Czas trwania wydarzeń Scrum” i zainteresowanych naszymi wyliczeniami, odsyłamy właśnie tam.
Trzeba pamiętać, że te około dwanaście procent czasu to wymiar maksymalny. Z naszego doświadczenia wynika, że te wydarzenia nigdy tyle nie trwają. Dlaczego? Bowiem Scrum wbudował w konstrukcję tych wydarzeń omawiane kryteria GOAT. Cel i oczekiwane wyniki definiuje nam Scrum Guide. Wiemy przecież, czym się kończy Planowanie Sprintu czy Sprint Review. Mamy też zdefiniowany timebox, który gwarantuje nam, że nie będziemy marnować czasu.
Tak więc GOAT to nic nowego, ten sposób na optymalizację czasu spędzonego na spotkaniach jest używany w wielu miejscach. Ale może warto zacząć używać go świadomie?
