Czas dobrze się zaplanować!

Każdy z nas wie, czym jest planowanie. Przecież planujemy wakacje, wyjście do kina, rzeczy do zrobienia w następny weekend czy zakup nowego samochodu. Planujemy też nasze prace w ramach zespołu, w którym pracujemy. Ale czy wiemy, w jaki sposób zrobić do skutecznie?

 

Planowanie Sprintu

Oczywiście, nie każde planowanie jest takie samo. W dzisiejszym tekście skupimy się na naszym ulubionym procesie Scrum. Wydawałoby się, że napisaliśmy już o nim wszystko, ale wciąż w trakcie rozmów, dyskusji, konsultacji i szkoleń napotykamy na rzeczy, które warto doprecyzować.

Planowanie Sprintu to jedno z pięciu wydarzeń Scrum. Jak wszystkie z nich ma ono swój Timebox, czyli maksymalny czas trwania. Ogranicza nam to skutecznie czas, jaki poświecimy na jego przeprowadzenie. I to właśnie czas będzie bohaterem dzisiejszego tekstu.

Każdy pracujący w zwinnym podejściu wie, co by się stało, gdybyśmy się nie zaplanowali. Otóż najbliższy okres od 1-4 tygodni zostałby w mniejszym lub większym stopniu zmarnowany. Prace byłyby niespójne, chaotyczne i pozbawione celu. Aby dobrze spożytkować Sprint, musimy zaplanować pewne czynności i prace.

Przede wszystkim, aby dobrze się zaplanować musimy mieć jakieś elementy do zaplanowania. Wiele osób pyta nas, co jest według nas najważniejsze dla skutecznej zwinnej pracy. Odpowiedź jest prosta, pojawiła się już na naszym blogu wiele razy, ale pozwólcie, że przytoczę ją ponownie. Najważniejszy jest dobrze przygotowany Backlog Produktu. Bez niego żadne planowanie się nie powiedzie, a często zamiast być formalnością stanie się horrorem. Co gorsza, im gorzej jesteśmy przygotowani, tym więcej zajmie nam… czasu.

 

Czas na planowanie

Czy robiliście kiedyś badanie, które mierzy jaki wpływ ma dzień i godzina spotkań na zaangażowanie ludzi biorących w nich udział? Czy próbowaliście kiedyś robić planowanie w piątkowe popołudnie? Jeśli nie, bardzo polecam taki eksperyment – wyniki mogą Was zaskoczyć. In minus oczywiście, bo ludzie w piątkowe popołudnie skupiają się na czymś zupełnie innym niż planowanie odległego (przyszłego) tygodnia. Jeśli mamy wybór przeprowadźmy je w poniedziałek. Będzie szybciej i skuteczniej.

Oczywiste? Tak, ale nie dla wszystkich. W wielu organizacjach w których Sprint startuje w poniedziałek planowanie odbywa się w piątek po południu. “Przecież nie możemy pozwolić sobie na stratę jednego/pół dnia dewelopmentu!” Błąd. Po pierwsze, piątek najczęściej i tak mamy już przeładowany. Konia z rzędem temu, kto po piątkowym Sprint Review i Retro wciśnie jeszcze planowanie. Druga sprawa to skupienie i zaangażowanie ludzi, które po dwóch pozostałych wydarzeniach na pewno nie będzie na oczekiwanym poziomie.

Tak więc jedna sprawa to znalezienie właściwej pory na planowanie, a inna to wykonanie go w najkrótszym możliwym czasie.

 

“Długie planowanie to horror”

Tam gdzie Planowanie Sprintu zajmuje cały czas na nie przeznaczony, czyli timebox, tam można usłyszeć narzekanie. Ile można planować sześć do dziesięciu Elementów Backlogu Produktu? 4 czy 8 godzin wydaje się być stanowczą przesadą. I tak faktycznie jest! Z naszego doświadczenia, utworzenie Backlogu Sprintu powinno zajmować od 45 minut do 2 godzin dla dwutygodniowego Sprintu. Tym mniej, im bardziej doświadczony jest Scrum Team. Co się więc dzieje, że w wielu miejscach zajmuje ono więcej czasu?

O jednej przyczynie napisałem powyżej. Brak przygotowania  do spotkania i kiepsko opracowany Backlog Produktu to prosta droga do rozwlekłych dyskusji na planowaniu. I to nie tych wartościowych pod tytułem “czym będziemy się zajmować”, ale “co jest do zrobienia w konkretnym User Story“. A to nie miejsce na takie dywagacje (patrz horror pod tytułem “Grooming na Planowaniu“).

Oczywiście, są też inne przyczyny. Planowanie kilkudziesięciu wymagań, “bo może uda nam się zrobić więcej”. Zbyt detaliczne rozpisywanie planu dostarczenia wymagania, czy wreszcie definiowanie wszystkich zadań dla zespołu w kontekście całego Sprintu. To są najczęstsze z powodów rozwlekania Planowania Sprintu do 4-8 godzin.

I znów, zadajmy sobie pytanie – czy ludzie wytrzymają w zaangażowaniu do samego końca? Czy ostatnie wymagania nie będą planowane “byle jak”?

 

Czas na dobre planowanie

Zmieńmy to. Zadbajmy o naszych ludzi, o ich zaangażowanie i trafność ich przewidywań. To takie proste – przepis na to zamknie się dosłownie w 3 krokach.

Jeden, róbmy planowanie w czasie, kiedy mamy jeszcze świeże umysły. Poniedziałek wydaje się być idealnym dniem. Ludzie są wypoczęci, otwieramy nową księgę w pracach naszego zespołu, a poprzedni Sprint jest już tylko wspomnieniem. Dwa, przygotujmy się do planowania. Nie w piątek po południu na “szybkim refinemencie”, nie poprzez analizowanie wymagań na planowaniu. Doskonalenie Backlogu Produktu to proces ciągły, a nie rzut na taśmę tuż przed Sprint Planningiem. Trzy, skupmy się na tym wydarzeniu. Sprawnie wybierzmy te elementy z listy wymagań, którymi będziemy się zajmować, przeszacujmy je (jeśli tego wymagają), zaplanujmy zadania do wykonania na najbliższych kilka dni i do działa.

Jak może wyglądać skupienie widać szczególnie w tym wyjątkowym czasie. Praca zdalna, którą większość z nas teraz wykonuje uświadamia nam, jak dużo można zrobić w krótkim czasie.  Wykorzystanie videokonferencji czy połączeń telefonicznych ma wiele wad, ale jedną potężną zaletę – porządkuje nam dyskusje. Nie ma miejsca na “offtopiki”, dygresje czy żarty. Zajmujemy się tym, po co się wirtualnie spotkaliśmy.

I nagle okazuje się, że wszystkie spotkania trwają krócej! W tym także, a i owszem, planowanie.

Łukasz Bręk

14 lat doświadczenia w IT, 7 lat doświadczenia w Scrum, PSM, PSPO, Scrum Master zespołów zwinnych, Product Owner, analityk biznesowy, trener Scrum

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Reply: