Kiedy mówimy o Scrumie, słowo „facylitacja” pada bardzo często. Słyszymy, że “Scrum Master facylituje to i tamto”. Spotykamy to słowo w podręczniku Scrum, również w zakresie obowiązków SM-a. Jedną ze słynnych 8 postaw dobrego Scrum Mastera jest facylitator. Co to słowo znaczy i dlaczego jest tak ważne w naszym zawodzie?
Facylitacja, a prowadzenie spotkań
Bardzo często facylitacja jest błędnie rozumiana jako “prowadzenie spotkań”. To przez tę pomyłkę pojawiają się takie potworki jak “Scrum Master prowadzi Daily żeby zebrać status update”. O wiele łatwiej będzie nam zrozumieć prawdziwy sens tego słowa, zaglądając do słownika. Merriam-Webster definiuje “facylitowanie” jako po prostu “ułatwianie”. Jeżeli zaś znacie któryś z romańskich języków, to rdzeń facile powinien od razu wywołać odpowiednie skojarzenie. SM jest odpowiedzialny za to, żeby zespół był efektywny i skuteczny oraz żeby się w tym doskonalił poprzez… No właśnie, przez ułatwianie im czego?
Często słyszymy o facylitacji spotkań i nie dzieje się to bez powodu. Rzeczywiście, to SM musi zadbać by Wydarzenia Scrumowe się odbywały. Po drugie – żeby odbywały się poprawnie. Jest to jak najbardziej facylitacja – narzucamy zespołowi ramy wydarzeń, pomagamy im zrozumieć cele każdego z nich i wskazujemy kierunek do działania. To dotyczy nie tylko Planowania Sprintu, Retro i pozostałych wydarzeń, ale też i mnóstwa innych spotkań. Mogą to być techniczne spotkania do dzielenia się wiedzą, ustalania rozwiązań architektonicznych, dyskusje co do procesów, mediacje konfliktów, spotkania integracyjne i rozrywkowe, działania mające na celu polepszenie więzi osobistych w zespole i tak dalej.
Samodzielność zespołu, a facylitacja
Warto podkreślić, że to, co zostało opisane powyżej, przewiduje zaangażowanie zespołu na każdym kroku. My nie wykonujemy czynności zamiast innych, a tylko prowadzimy ich do wykonania. Nawet nie tyle wskazujemy kierunek, co raczej dajemy wskazówki, które pomogą zespołowi samemu go znaleźć. Chodzi o to, żeby nauczać zespół samodzielności. Chcemy podpinać dodatkowe kółka do roweru tylko na chwilę, a w odpowiednim momencie je odpinać. Facylitacja sprawia, że zespół identyfikuje problem, zgłasza go, następnie go omawia i podejmuje decyzję co do jego rozwiązania.
Tutaj cisnie się kolejne pytanie: jak wiedzieć, kiedy te kółka należy podpiąć, a kiedy zdjąć? I to pytanie sprowadza nas nie tylko do kwestii kompetentnej facylitacji, a i do jednego z głównych wyzwań zawodu Scrum Mastera: jak znaleźć równowagę pomiędzy ingerowaniem w sprawy zespołu a pozostawianiem ich samym sobie? Bo jeżeli zawsze wybieramy pierwszą opcję, to stajemy się Scrum-Mamą. Wtedy, choć pewne istotne czynności będą wykonywane, to jednak zespół nie będzie się rozwijał, bo to my będziemy je robili. Natomiast jeśli zawsze wybieramy opcję drugą, to w zasadzie nic nie robimy i jesteśmy zbędnym człowiekiem w organizacji.
Główne narzędzie facylitatora
Facylitator to osoba, która jest w stanie działać w taki sposób, żeby zachować równowagę pomiędzy wyręczaniem kogoś, a patrzeniem jak się ta osoba męczy i dociera do rozwiązania sama. Ta umiejętność w dużym stopniu polega na doświadczeniu oraz uczeniu się na własnych błędach. Polega też na innym czynniku, który trochę ucieszy początkujących Scrum Masterów, którzy całkiem sprawiedliwie wykrzyczą „To jak ja mam to doświadczenie uzyskać?!”.
Czynnikiem, który nam w facylitacji pomoże, jest nasz mózg. Jest to potężna maszyna służąca do skomplikowanych obliczeń, w tym wyliczenia ryzyka. A więc, drogi czytelniku, jeżeli Twoje zdolności kognitywne pozwalają Ci normalnie funkcjonować w społeczeństwie, to również są wystarczające, żeby rozpoznać krytyczne zagrożenia dla sukcesu zespołu i produktu. Osłoń swój zespół przed tymi błędami – ich koszt jest zbyt duży. W pozostałych przypadkach, niech Deweloperzy upadną i sami się pozbierają. Z upływem czasu uzyskasz to właśnie doświadczenie, które pomoże Ci bardziej precyzyjnie wyczuwać, kiedy bardziej się opłaca wtrącać się, a kiedy się wycofać.
Podsumwując: głownym narzędziem facylitatora jest jego(jej) mózg.
Jak się facylituje?
Teraz, kiedy poznaliśmy trochę fundamentalnej teorii warto przejść od abstrakcji do konkretu. Spójrzmy na przykład tego, jak może wyglądać facylitacja.
Podczas Retro zespół zgłasza, że pracując nad nową i priorytetową dla interesariuszy funkcjonalnością, odkryli pewne aspekty, które nie są dla nich do końca jasne. Przydałoby się omówić je z zespołem architektonicznym, bo inaczej jest szansa, że w którymś z najbliższych Sprintów utkniemy w miejscu, a biznes na tym ucierpi. Razem z zespołem układasz krótką listę kwestii, które musicie wyjaśnić w ramach tej dyskusji, zbierasz listę osób, które są potrzebne do ustaleń, kontaktujesz się z nimi i ustawiasz spotkanie. Ty również uczestniczysz w tym technicznym spotkaniu, aby upewnić się, że jego cel zostanie osiągnięty.
Ten przykład jest uogólnieniem szeregu sytuacji z mojego doświadczenia. Przedstawia kilka kluczowych aspektów: dotyczy konkretnego problemu, który ma wpływ na sukces zespołu; rozwiązaniem problemu zajmuje się sam zespół, lecz SM dba o to, żeby problem nie został pominięty bądź rozwiązany połowicznie.
Jest to raczej prosty przypadek. Co zrobić, jeżeli stykamy się z problemem, który jest istotnie trudny i nieoczywisty? Byłoby dobrze, gdyby ktoś przedstawił bardziej skomplikowany i szczegółowy case… Na szczęście, istnieje coś takiego, jak lista mailingowa #białko! Wszyscy subskrybenci dostaną opisany taki przypadek już w najbliższy czwartek! Jeżeli wciąż nie jesteś tam zapisany, to to jest ten moment, żeby naprawić ten błąd i się zapisać. Nie zapomnij, że możesz poprosić również o przykładowy kontrakt zespołu. Wystarczy odpowiedzieć na e-mail powitalny i dać znać, czego Ci potrzeba.
Parę słów na koniec
Ogólna koncepcja facylitacji jest prosta i bezpośrednia, lecz bycie w niej dobrym to sztuka, której opanowanie zajmuje wiele lat. Ta koncepcja jest również sercem zawodu Scrum Mastera. Jeżeli nie masz do tego serca, to powinieneś/powinnaś wybrać inny zawód. Niech to zdanie nie zniechęca Juniorów. To, że na początku jest Ci trudno, jeszcze nie znaczy, że nigdy nie potrafisz jej opanować. Najważniejsze, czy uczysz się na błędach i widzisz przyszłość, w której dajesz sobie radę bez problemu.
Scrum wymaga pokory, cierpliwości, ciągłej nauki i gotowości zmierzyć się z niewiadomym. Uzbrój się w te cechy, a będzie dobrze.
