Większość organizacji w branży™ już dawno co najmniej próbuje „bawić się w zwinność”. Z tego też względu zwalczanie przeróżnych ScrumButów jest dziś jednym z głównych wyzwań dla Scrum Masterów. Dziś jednak rozważymy zupełnie inny scenariusz: mamy zespoły, dla których zwinność jest czymś zupełnie nowym, a my chcemy pomóc im ją wdrożyć.
Wdrożenie zwinności od zera
Scenariusz wdrażania podejścia zwinnego od zera jest świetny właśnie dlatego, że możemy od początku uniknąć powstania wszelakich pseudorozwiązań (patrz: ScrumBut) i pomóc zespołom:
a) ustawić skuteczne, produktywne procesy;
b) postawić pierwszą cegiełkę budującą zdolność zespołów do samozarządzania;
c) zapobiec zniechęceniu ludzi do podejścia zwinnego, które często spowodowane jest przez negatywne doświadczenia z wspomnianymi pseudorozwiązaniami.
To wszystko, oczywiście pod warunkiem, że wprowadzimy zwinność poprawnie i we właściwym miejscu. Jak to zrobić? Wszystkie szczegóły i niuanse w jednym poście się nie zmieszczą. Można jednak dać kilka wskazówek, szczególnie dla tych początkujących. Postaram się jak najmniej nawiązywać do konkretnych frameworków takich jak Scrum czy Kanban, a skupić się na wspólnych zasadach zwinnych. Takie agnostyczne podejście do frameworków, jak to się mówi w branży™.
Jakie więc etapy mamy przed sobą?
Po pierwsze, ustalić oczekiwania
Pierwszym krokiem w drodze do zwinności jest ustalenie, po co nam ten Agile? Jakich zysków oczekujemy, jakie cele chcemy osiągnąć oraz jakie wyzwania mamy przed sobą? Nie warto wprowadzać Agile, bo „wszyscy tak robią„. Właściwym celem może być na przykład większa przewidywalność postępów pracy, skrócenie cyklu feedbacku z rynku a nawet zwiększenie skuteczności bądź efektywności zespołów.
Ustalenie tych celów pomoże wszystkim uczestnikom mieć rozumienie, po co to wszystko robimy. Oprócz tego będziemy mieli możliwość sprawdzać czy wprowadzanie Agile rzeczywiście daje nam realną i oczekiwaną wartość: jeżeli widzimy postęp co do ustalonych celów, to znaczy, że tak.
Ważne też upewnić się, czy dobrze rozumiemy nasze warunki: tworzymy zupełnie nowy produkt, rozwijamy istniejący czy może jesteśmy tylko od utrzymania? Na ile swobodnie możemy zarządzać naszymi środkami, i jakie regulacje nas zobowiązują? W końcu: kto jest naszym klientem?
Odpowiedź na te wszystkie pytania pozwoli stwierdzić, jakiego rozwiązania tak naprawdę potrzebujemy. Możliwe, że będzie nim jeden ze znanych frameworków. Scrum, jako najbardziej popularny jest często wdrażany tam, gdzie jest zupełnie nieodpowiedni właśnie dlatego, iż ów krok nie został należnie wykonany.
Zdefiniowanie kluczowych zasad zwinności
Na tym etapie Scrum Master powinien działać jako coach, aby wszyscy uczestnicy procesu rozumieli, na czym polega ten nowy sposób pracy. Najistotniejsze zasady to samoorganizacja oraz samozarządzanie, kolektywna odpowiedzialność zespołu, ciągle usprawnianie sposobu pracy.
Nie można pominąć etapu ustalenia ról i odpowiedzialności. Na przykład, jeżeli mamy Product Ownera, to za co on/ona odpowiada, a czego nie może robić (np, przydzielać zadania poszczególnym członkom zespołu) powinno być absolutnie jasne.
Ten krok niestety często pomija się przy „przejściu na zwinność”, co powoduje, że dostajemy wyłącznie zmiany powierzchowne i kosmetyczne. Nic tak naprawdę się wtedy nie zmienia, bo fundamenty naszego podejścia pozostają niezmienione.
Stopniowe wprowadzanie zmian
Niech ten nagłówek nie wprowadzi Was, drodzy czytelnicy, w błąd. Wcale nie mówię, że w przypadku wybrania Scruma jako odpowiedniego frameworku, wprowadzimy najpierw tylko Daily, w następnym Sprincie dodamy Review, w kolejnym Retro, itp. Wprowadzamy wszystkie wydarzenia (procesy, itp.) które nas obowiązują, ale spodziewamy się, że na początku to wszystko będzie kulało. W najlepszym razie – większa część będzie daleka od ideału.
Na przykład, początkowo Daily będą długie i marudne. Ciągłe ulepszenie będzie trudne ze względu na brak gotowości uczestników do zgłaszania problemów, bierność, brak inicjatywy oraz skłonność do powrotu do starych nawyków.
Na tym etapie Scrum Master musi uzbroić się w cierpliwość, od czasu do czasu kierując uwagę uczestników w stronę zdefiniowanych zasad. Jednocześnie nie może być w tym natrętny. Niech zespół popełnia (niekrytyczne) błędy i sam wyciąga z nich wnioski. Nie chcemy przecież być Scrum Mom (bądź jej odpowiednikiem w wybranej metodyce).
Zwinność, czyli cykl feedbacku
W ramach wdrażania jakiejkolwiek zwinnej postawy, musimy zapełnić ciągłe otrzymywanie informacji zwrotnej, określanie wniosków i podejmowania odpowiednich działań na ich podstawie. Mówimy również o feedbacku zespołu (np. podczas Retrospektywy, bądź na bieżąco), PO (jeżeli jest), interesariuszy, użytkowników, rynku i tak dalej. Pewna część feedbacku będzie dotyczyła sprawności bądź niesprawności procesów, narzędzi i ludzi – to dotyczy wdrażanych procesów. Ale zupełnie inna informacja zwrotna będzie dotyczyła jakości i trafności końcowego rezultatu naszych prac czyli Przyrostu.
Review oraz Retro ze Scruma są najbardziej oczywistymi przykładami. Niezależnie od tego, w jakim frameworku działamy, musimy mieć podobny cykl zbierania informacji zwrotnych dotyczących zarówno procesu wytwórczego, jak i wytwarzanego produktu.
Zbieranie twardych danych
Ten krok może wydawać się powtórzeniem poprzedniego i rzeczywiście jest z nim powiązany. Tylko bardzo często właśnie ten aspekt jest pomijany i jako feedback zbierane są tylko i wyłącznie subiektywne opinie. To za mało, bo z opiniami możemy dyskutować i interpretować je na bardzo wiele różnych sposobów. Paradoksalnie, zwinność nie opiera się o „czucie”, ale o rzetelne i najlepiej mierzalne podstawy.
Jak to się mówi, „what you can measure, you can manage”. Wskaźniki są faktami, które pokazują, jak rzeczywiście jest. Zapraszam do zapoznania się z tekstem o wskaźnikach, które tak naprawdę można mierzyć nie tylko podczas Retro. A jakby tego było mało, mamy też część pierwszą i drugą „Miar Zwinności”.
Co dalej?
Tak wygląda wysokopoziomowy proces wprowadzania zwinności. Niby jest prosty i bezpośredni, ale szczegóły różnią się w każdym konkretnym przypadku. Dlatego łatwiej jest, kiedy zaopiekuje się tym osoba doświadczona – taka, która robiła to już wcześniej wiele raz. Tak się składa, że my takimi osobami jesteśmy. Jeżeli planujesz wprowadzić podejście zwinne w swojej firmie, #białko z chęcią Ci pomoże!
Pamiętajmy też, że w sytuacji w której mamy do czynienia z już istniejącymi zespołami, na początku warto jest przeprowadzić swego rodzaju „audyt” zwinności. I w tym również możemy pomóc.
