Twoje zespoły są za duże!

Moja dzisiejsza teza jest bardzo prosta i brzmi: większość zespołów, które widzimy na co dzień, jest za duża. Bardzo rzadko mamy do czynienia z sytuacją, w której podzielenie pracującej razem grupy osób nie wyszłoby wszystkim zainteresowanym na dobre.

 

Kiedy podzielić zespół?

Tematem wczorajszego wpisu Łukasza był rozmiar User Stories i przesłanki mówiące o tym, kiedy warto podzielić je na mniejsze. Z naszego doświadczenia wynika, że wybierając losowe wymaganie z backlogu, mamy o wiele większą szansę na znalezienie za dużego US-a, niż zbyt małego. Bardzo podobna sytuacja ma się z naszymi zespołami.

W tekście o idealnym rozmiarze Zespołu Deweloperskiego przeprowadziliśmy głębokie, ale czysto teoretyczne rozważania. Na podstawie literatury, analiz, doświadczenia, opinii ekspertów i badań naukowych wyszło nam, że im mniej tym lepiej. A już najlepiej – w okolicach piątki.

“[Najlepiej, żeby] zespół składał się z minimalnej liczby osób, które są absolutnie niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu. Idealnie byłoby, gdybyśmy zmieścili się w pięciu osobach.” – Jak dobrać wielkość zespołu?

To jednak teoria. A ta wcale nie pomoże nam w analizie bieżącej sytuacji w zespole, który mamy okazję obserwować na co dzień. Z jakiegoś powodu statystyczny Zespół Deweloperski wcale nie składa się z “około pięciu osób”, ale raczej spotykamy liczności z kategorii “siedem plus”. Co gorsza, do rzadkości wcale nie należą te, w których znajduje się więcej niż przepisowych dziewięciu profesjonalistów.

Nie powinno to jednak powodować zdziwienia na naszych twarzach. Zespoły w miarę upływu czasu rozrastają się, dołączają do nich kolejne osoby. Managerowie błędnie zakładają, że to, co kiedyś sprawnie działało przy siedmiu osobach, będzie jeszcze bardziej wydajne przy dziewięciu lub dziesięciu. Niestety, spowoduje to raczej marnowanie czasu tych osób (na spotkaniach) oraz spadek wydajności (z powodu problemów komunikacyjnych i tworzenia się podgrup).

Na szczęście wydarzenia, na których tak wszyscy ochoczo będą marnowali czas, pomogą nam w podziale zbyt dużego zespołu!

 

Prawo Dwóch Stóp

O tym, że warto wyjść ze spotkania, na którym niczego się nie uczymy wspominaliśmy wielokrotnie na naszym kanale na YouTube. Warto przywołać tutaj chociażby film tajemniczo nazwany Prawo Dwóch Stóp. Sugerujemy tam, że nie powinniśmy zgadzać się na marnowanie naszego czasu. Nawet jeśli odbywa się to na życzenie i polecenie naszego pracodawcy.

Ale możemy w nieskończoność mówić o tym, żeby opuszczać spotkania, na których nie korzystamy i do których nic nie wnosimy. Niestety, ludzka natura bierze górę i większość osób będzie siedziała marnując swój czas, “bo nie wypada wyjść” albo “bo przecież ktoś mnie tu po coś zaprosił”.

Tego typu zachowania są naturalne i spodziewane. Nie powinniśmy “mocno próbować się zmienić”, bo to na pewno się nie uda. A nawet jeśli w jakimś zakresie ujarzmimy nasze zapędy, to i tak nie uda nam się wpłynąć na wszystkich dookoła. Zamiast walczyć z ludzką naturą albo wykorzystajmy nasze tendencje, albo spróbujmy przeciwdziałać im systemowo.

Weźmy dla przykładu Scruma, który jasno i wyraźnie przepisuje określone wydarzenia, które mają na celu poskromienie naszych zapędów do tworzenia wodotrysków i pracy bez końca. Mamy Sprinty, Review i Retrospekcje, dzięki którym jesteśmy niejako zmuszani do zatrzymania się, zobaczenia co się dzieje i dostosowania naszych planów do sytuacji, w której się znajdujemy. I nikt nie próbuje się oszukiwać, że w jakikolwiek sposób możemy przekonać ludzi, żeby analizowali swoją pracę i proces wytwórczy bez tych wydarzeń.

Podobnie rzecz ma się z naszym pobytem na spotkaniach, a pośrednio – z wielkością zespołu.

 

Kiedy pięć to za dużo jak na zespół?

Po czym poznać, że zespół jest za duży? Przede wszystkim przyjrzyjmy się spotkaniom, bo tam zawsze jest to boleśnie widoczne. Nieważne czy mówimy tu o Daily Scrum, retro czy nawet Planowaniu Sprintuposzukajmy śpiących osób.

Jeżeli jedna osoba z zespołu mówi o czymś istotnym (pierwsze założenie), to wszyscy, na których ma to wpływ powinni uważnie słuchać (drugie założenie). Jeżeli więc mamy spotkania, na których omawiamy rzeczy, które czynią naszą pracę prostszą i przyjemniejszą, to będziemy zainteresowani. A jeżeli możemy sobie pozwolić na przysypianie – pewnie aktualny temat w ogóle nie ma przełożenia na naszą pracę.

I zwykle dokładnie tak to wygląda. “Nie uważam, bo mnie to zupełnie nie dotyczy.” Jak już sobie wcześniej powiedzieliśmy, idealnie byłoby, gdyby taka osoba wyszła ze spotkania, ale skoro już na nim siedzi, to pomoże nam w podzieleniu zespołu na “tych, co uważają” i “śpiących”.

Taka sytuacja bierze się z naturalnego i nieuniknionego tworzenia się podgrup w zbiorach ludzi liczących już nawet siedem osób. Nie ma siły, żeby wszyscy zajmowali się wszystkim. Powstaną specjalizacje i podgrupy zadaniowe. I tak w siedmioosobowym zespole często mamy trójkę ludzi od jednych tematów i czwórkę od innych. Czasami, o zgrozo, ten podział jest jawny i celowy! Na przykład budujemy zespół z kilku osób, które piszą aplikacje na iOS oraz kilku, które znają się tylko i wyłącznie na Androidzie.

Powiedzmy sobie wprost: jeżeli nie jesteśmy w stanie w żaden sposób wspomóc pracy grupy osób z naszego zespołu, to jego konstrukcja jest sztuczna. Zespół powinien działać razem. Jeżeli iOS-owcy pracują “sobie”, a Androidowcy “sobie”, to mamy do czynienia z dwoma zespołami. Zupełnie przypadkiem mają one taką samą nazwę i siedzą w tym samym miejscu.

 

Korzyści z podziału zespołu na kilka mniejszych

Największą korzyścią z rozdzielenia osób, które zajmują się rozłącznymi tematami jest oszczędność czasu, a co za tym idzie – pieniędzy. Np. zamiast trzech godzin Product Backlog Refinementu w trakcie których co najmniej połowa osób śpi, ten sam efekt osiągniemy dwoma jednogodzinnymi sesjami, na których będą tylko zainteresowani danym tematem. A jeżeli już musimy zsynchronizować ustalenia pomiędzy zespołami, to na pewno nie zajmie nam to tej godziny, którą właśnie zaoszczędziliśmy.

Nawet Daily Scrum stanie się bardziej efektywny, jeżeli zamiast dziewięciu przysypiających osób zrobimy trzy osobne standupy dla trzech zespołów liczących po trzy osoby. Gwarantuję, że sumaryczny czas spędzony na spotkaniach i wydarzeniach spada razem z rozmiarem zespołu.

Pamiętajmy też, że gdybyśmy pozwolili naszym profesjonalistom podzielić się samodzielnie, to prawie idealnie odwzorowaliby oni zależności wynikające z codziennej pracy. Prawie, bo w grę weszłyby jeszcze przyjaźnie i animozje. Zasadniczo jednak nikt nie chce zajmować się czymś zupełnie niezwiązanym z pracą wykonywaną przez resztę osób, z którymi współpracujemy. Bo jaki w tym sens?

Niestety, w praktyce bardzo często zdarza się, że zespoły tworzone są sztucznie. Nikt nie myśli, czy te wszystkie osoby pracują razem na rzecz osiągnięcia jednego celu. A już na pewno nikt nie analizuje tego, co się dzieje na spotkaniach i kto kogo słucha. Moim zdaniem jest to najbardziej oczywisty sposób na upewnienie się, że mamy do czynienia z prawdziwym zespołem, a nie zbieraniną ludzi.

Przyjrzyjcie się wydarzeniom Scrum i spotkaniom, zobaczcie kto uważa, a kto nie. Jest bardzo duża szansa, że to właśnie błędnie zbudowany zespół jest źródłem tych i wielu innych problemów.

Tomasz Dzierżek

17 lat doświadczenia w IT, 9 lat doświadczenia w Scrum, PSM I-III, Scrum Master zespołów zwinnych, analityk IT, trener Scrum

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Reply: