Kryteria SMART – jak tworzyć SMART-ne akcje?

Kryteria SMART to technika, którą agile’owa filozofia przygarnęła i której już nigdy nie wypuści z ramion. W naszym środowisku najczęściej słyszymy o celach wyznaczanych metodą SMART oraz o SMART-nych akcjach z retro.

 

Co to znaczy SMART?

SMART to mnemonik, który jest z nami od 1981 roku, kiedy to pierwszy raz został użyty przez George’a Dorana. Rozwinięcie tego skrótu to pięć cech, które powinny mieć cele, jakie stawiamy przed sobą bądź innymi.

“SMART – Specific, Measurable, Assignable, Realistic, Time-bound”

Te kryteria mają za zadanie spowodować, że cele będą mądre, możliwe do osiągnięcia i przede wszystkim – będą prowadziły do pożądanych rezultatów.

Każde z pięciu kryteriów SMART przeciwdziała naszym ludzkim tendencjom do ułatwiania sobie życia. W tym przypadku jednak nasze naturalne skłonności powodują, że odsuwamy od siebie możliwość osiągnięcia naszego upragnionego celu. Jak nie błędy poznawcze, to przeszkadzamy sobie w inny sposób.

Jak to często bywa, nasz umysł wyprowadza nas w pole podpowiadając bardzo nieostre, bezterminowe dążenia, zamiast konkretnych celów. Bo przecież w tym drugim przypadku o wiele łatwiej o porażkę. A jak tylko rozmyjemy warunki, to łatwiej będzie nam uniknąć niepowodzenia. Niestety, jednocześnie zmniejszymy swoje szanse na sukces.

Sięgnijmy więc lepiej po kryteria SMART, a wyjdzie nam to na dobre. Nawet jeśli będzie odrobinę trudniej.

 

Jak tłumaczymy kryteria SMART?

Specific – nasze cele muszą być konkretne. To znaczy, że “zacznę zdrowiej się odżywiać” bądź “poprawimy atmosferę w naszym zespole” są dalekie od spełnienia tego kryterium. Chcemy mieć możliwość łatwego określenia, że dany cel został zrealizowany.

Measurable – mierzalny, a więc taki, gdzie postęp bądź jego realizacja jest możliwy do pokazania na liczbach. Czasami nasze SMART-ne cele będą binarne (albo się coś zadziało, albo nie), a czasami łatwiej będzie określić miary (“obniżenie liczby błędów zgłaszanych tygodniowo do 10 lub mniej”).

Assignable – możliwe do przypisania do kogoś. Tylko jedna osoba powinna być odpowiedzialna za realizację danego SMART-nego celu. Nawet jeśli cały zespół zajmuje się jego osiągnięciem, to ktoś musi być właścicielem danego zagadnienia. Unikniemy w ten sposób podejścia “weźmy się i zróbcie”.

Realistic – cel musi też być realistyczny i kropka. “Zwiększymy efektywność naszego zespołu o 700%” brzmi pięknie, ale w żaden sposób nie jest to realistyczne. Podobnie jak “Przebiegnę maraton w ciągu dwóch godzin.” Mierzmy siły na zamiary.

Time-bound – ograniczony czasowo. Mówiąc inaczej, cel musi mieć termin. Bez tego mamy praktycznie gwarancję, że osiągniemy go później niż byśmy sobie tego życzyli. O ile w ogóle uda nam się to zrobić.

 

SMART-ne cele, a wizja

Echa kryteriów SMART znajdziemy w praktycznie każdej metodyce agile, która w taki czy inny sposób narzuca sposób wyznaczania celów. Mamy przecież do czynienia z pracą iteracyjną (a więc krótkie terminy), zorganizowaną wokół konkretnych, realistycznych i mierzalnych wymagań.

Warto w tym momencie wspomnieć o wizji, czyli o czymś, co nie spełnia żadnego z tych kryteriów. Jak wspominałem w tekście “Cel czy system?“, o wiele łatwiej jest osiągnąć coś budując system, którego ubocznym efektem jest realizacja kolejnych celów.

Wygląda to niespójnie – z jednej strony zniechęcam do stawiania sobie celów, a z drugiej – do tego, żeby spełniały kryteria SMART. Warto jednak rozróżnić krótki i długi termin.

W długim terminie najbardziej istotne są dla nas wizja i system, który ją wspiera. “Chcę zejść poniżej 10% zawartości tkanki tłuszczowej” to bardzo niekonkretna wizja, w dodatku bez terminu. I dobrze. Żeby ją osiągnąć przyda nam się system (sposób odżywiania się i treningu), który będzie wspierał realizację krótkoterminowych, SMART-nych celów.

“W tym tygodniu zrealizuję co najmniej 5 treningów, a żadna przerwa nie będzie trwała dłużej niż dzień”, to już konkretny, SMART-ny cel wspierający nasz system. Jeżeli widzicie w tym echa iteracyjnego podejścia do wytwarzania oprogramowania, to bardzo dobrze. Tak samo sytuacja wygląda w naszym ulubionym Scrumie.

W krótkim terminie mamy do czynienia z celami spełniającymi kryteria SMART. Tak powinniśmy przygotowywać chociażby Cel Sprintu (osobną kwestią jest to, do kogo powinniśmy go przypisać). W długim terminie mamy wizję Product Ownera i system, który nas do niej doprowadzi. A ten system to nic innego niż Scrum, sposób zarządzania backlogiem i priorytetyzowania wymagań.

 

Akcje z retro też muszą być SMART

A skoro już dotarliśmy do Scruma, to wypadałoby omówić jeszcze jeden produkt, który powinien spełniać kryteria SMART. W tekście “Wszystko o Sprint Retrospective” zajęliśmy się sposobem przeprowadzenia retro, wyborem tych najbardziej istotnych usprawnień i przekuciem ich na akcje. Ale słynne “akcje z retro” to nic innego, jak cele, które zespół stawia przed sobą na następny Sprint.

To z kolei znaczy, że wszystkie akcje, które zespół definiuje sobie w ramach retrospekcji powinny spełniać kryteria SMART. W przeciwnym wypadku doprowadzimy do sytuacji, w której rzeczy się “nie dzieją”, z dość oczywistych powodów.

Jeżeli nasze akcje nie są konkretne i mierzalne to trudno będzie powiedzieć, że zostały zrealizowane. Jeżeli zaś nie będą możliwe do przypisania i brakować będzie określonego terminu, to zgodnie z Prawem Parkinsona (i naszym lenistwem) będą leżały i czekały.

Na koniec zaś, jeżeli nasze akcje z retro nie będą realistyczne, to spowoduje to wzrost frustracji i zniechęcenia do tego wydarzenia Scrum. Zapisanie naszych marzeń jako akcji powoduje, że mimo wszystko wszyscy będą spodziewali się ich realizacji. Jeżeli nie są one realistyczne, to nikt ich nie będzie chciał wykonywać. A dodatkowo te osoby, które je zgłosiły bądź na nie zagłosowały będą miały poczucie, że retro nic nie daje.

Dbajmy więc o to, aby nasze akcje po retro spełniały kryteria SMART. W ten sposób pomożemy sami sobie i zadbamy o pozytywne postrzeganie tego wydarzenia Scrum.

 

Jak tworzyć cele spełniające kryteria SMART?

Z praktycznego punktu widzenia, kryteria SMART będą tym łatwiejsze do spełnienia, im krótszy horyzont czasowy będziemy analizować. Wiąże się to też z taką dekompozycją naszych zadań, aby nie zajmowały nam one dużo czasu.

Im większe przedsięwzięcie, im dłużej nam zajmie i im więcej osób będzie brało w nim udział, tym trudniej nam będzie zapewnić konkretność, mierzalność i “przypisywalność”. To również znaczy, że indywidualne, krótkoterminowe, precyzyjne cele wygrywają z ogólnymi, zespołowymi i nieograniczonymi czasowo. Te drugie o wiele lepiej jest zastąpić wizją.

Zapomnijmy o celach grupowych z rozmytą odpowiedzialnością. To nie jest tak, że ktoś złośliwie będzie je ignorował, ale po prostu taka jest już nasza ludzka natura. Jeżeli zależy nam na osiągnięciu czegoś, to zadbajmy, żeby odpowiednie osoby miały w tym temacie skin in the game.

Pamiętajmy też, że realistyczność i termin bardzo często idą ze sobą w parze. Podstawowe pytania, które powinniśmy sobie postawić to: “Czy inni już robili coś podobnego?” oraz “Ile czasu im to zajęło?” Bardzo często mamy okazję zweryfikować kryteria i miary w oparciu o dane historyczne – nasze bądź pochodzące od innych. Jeżeli tylko mamy taką możliwość, to zawsze powinniśmy je porównać z naszymi planami. Często okaże się, że nasze cele wcale nie są one takie realistyczne i/lub horyzont czasowy jest zbyt bliski.

Wyznaczajmy SMART-ne cele, pamiętajmy o wizji, bądźmy zwinni, a wszystko powinno konsekwentnie zmierzać w obranym przez nas kierunku. Czego sobie i Wam życzę.

 

Jeżeli jesteś zainteresowany innymi aspektami zwinnego podejścia do pracy i życia codziennego, zapraszamy na nasze szkolenia Scrum i Agile.

Tomasz Dzierżek

17 lat doświadczenia w IT, 9 lat doświadczenia w Scrum, PSM I-III, Scrum Master zespołów zwinnych, analityk IT, trener Scrum

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Reply: