Po zagajeniu tematu w zeszłym tygodniu, nie mogłem zostawić Was bez odpowiedzi na pytanie czym jest technika Lean Coffee i jak z niej skorzystać! Zróbcie kawę, usiądźcie wygodnie i czytajcie…
Technika Lean Coffee
W moim poście dotyczącym gildii i potrzeb jej tworzenia wspomniałem, że przy jej przeprowadzeniu pomocna może być technika Lean Coffee. Ta nie jest nowością, ale mylą się Ci, którym wydaje się, że powstała ona dawno temu jak np. Toyota Production System. Lean Coffee ma dokładnie 11 lat, a wymyślona została w Seattle w 2009 roku przez Jima Bensona i Jemerego Lightsmitha.
Lean Coffee jest techniką, która idealnie sprawdzi się w wielu rozmaitych sytuacjach. Burza mózgów, Retrospektywa, Product Backlog Refinement czy zwykłe spotkanie, na którym musimy podjąć dyskusję na temat proponowanych sposobów rozwiązania problemów są miejscami, gdzie możemy ją zastosować. Technika ta będzie przydatna nawet na spotkaniach, które posiadają temat lub myśl przewodnią, ale nie posiadają agendy. Magia!
Idealnie, jeśli Lean Coffee zastosujemy w grupie do 10 osób. Większa ilość uczestników wprowadzi zamieszanie, którego przecież chcemy uniknąć. Jeśli zainteresowanych jest więcej osób niż idealna dziesiątka, zastanówmy się nad podziałem na mniejsze grupy.
Przygotowanie to podstawa
Lean Coffee posiada ustrukturyzowany sposób postępowania. Pierwsze spotkania z wykorzystaniem tej techniki facylitowała będzie doświadczona osoba, najpewniej Scrum Master. Później jednak, po zapoznaniu się ze sposobem przeprowadzania spotkań, może ją wykorzystywać każdy członek Zespołu Scrumowego.
Przed rozpoczęciem zadbajmy o odpowiednią ilość przyborów piśmienniczych. Mam tu na myśli markery, ołówki, długopisy, post-ity, kartki, taśmę i wszystko to, co pomoże przelać nam nasze myśli na papier. W dalszej kolejności podejmijmy decyzję, gdzie będziemy naklejać zapisane przez nas tematy. Do wyboru mamy stół (dla grupy do 10 osób powinien wystarczyć) oraz ścianę/podłogę (te wykorzystamy, gdy liczba uczestników jest większa od idealnej).
Nie zapomnijmy o stoperze, będzie on nam niezbędny!
Ruszamy z organizacją Lean Coffee
Jesteśmy przygotowani. Siedzimy przy wspólnym stole, a każdy z nas ma co tylko potrzebuje do pisania. Przed nami leży stos karteczek. Gotowi? Zaczynamy!
Facylitator rozpoczyna spotkanie od budowy uproszczonej tablicy Kanban. Dla potrzeb Lean Coffee nie potrzebujemy z kanbana nic więcej ponad same podstawy. Na pewno przydadzą nam się swimlanes wyznaczające 3 obszary stanów naszej dyskusji.
Najczęściej spotyka się tablicę zbudowaną z „ToDo”, „In progress”, „Done”. Nudna klasyka! Nic nie stoi na przeszkodzie, abyście nazwali swoje obszary po swojemu. Mogą to być np. „Do dyskusji”, „W trakcie”, „Przedyskutowane”. Im bardziej „Wasza” będzie ta tablica, tym bardziej będziecie się z nią utożsamiali.
Mając przygotowaną uproszczoną wersję tablicy Kanban przechodzimy do mojej ulubionej fazy – generowania pomysłów. Podczas niej obowiązują dwie zasady: nie ma głupich tematów do rozmów oraz jedna kartka – jeden temat. Określmy czas na zbieranie pomysłów zapewniający możliwość wypowiedzenia się wszystkim uczestnikom spotkania.
To nie znaczy, że pomysły generujemy godzinami. Idealny czas to trzy do pięciu minut. Z doświadczenia podpowiem, że dłuższy timebox prowadzi do niepotrzebnego rozprężenia.
Kciuk w górę, w bok, w dół
Gdy każdy z uczestników zapisał tematy, o których chce rozmawiać na kartce, poproś ich o przeniesienie karteczek do pierwszej kolumny. Czy jest ich dużo za dużo? Super!
Żebyśmy nie działali na powielających się elementach, poświęćmy chwilę na usunięcie duplikatów. Na pewno znajdują się one na liście tematów do dyskusji. Jeśli któryś z tematów jest dla nas niezrozumiały, poprośmy o wyjaśnienie. Będzie nam to niezbędne już za chwilę.
Przed rozpoczęciem właściwej części warsztatu musimy jeszcze ustalić priorytet. Czymś musimy zająć się w pierwszej kolejności. W tym celu proponuję doskonale do tego pasujące głosowanie kropkami, a więc Dot Voting. Każdy z nas ma 3 kropki, którymi może obdzielić dowolne tematy z listy. Po zakończeniu głosowania zliczamy kropki, układamy karteczki od tej, która zdobyła najwięcej do tej, która zdobyła najmniej. W ten sposób wyłoniliśmy ten jeden najważniejszy temat od którego zaraz rozpoczniemy.
Ustawiamy minutnik np. na dwie minuty, przesuwamy pierwszą kartkę do obszaru In Progress (lub „W trakcie”) i zaczynamy dyskusję na wskazany temat. Osoba prowadząca musi pamiętać, aby dać zespołowi jasną informację o ilości czas, który pozostał do końca – np. na 15 sekund przed timeboxem.
Zaraz po tym jak minie założony czas na dyskusję, uczestnicy spotkania mają możliwość wypowiedzenia się, czy chcą kontynuować dyskusję nad tematem (kciuk w górę), chcą ją przerwać (kciuk w dół), czy decyzja ta jest dla nich bez znaczenia (kciuk w bok). Dyskusję kontynuować będziemy, gdy ilość kciuków w górę i w bok będzie większa od tych w dół. W przeciwnym wypadku kończymy dyskusję, a temat wędruje do obszaru Done (lub „Przedyskutowane”).
Co dalej?
Schemat postępowania jest prosty. Ograniczają nas dwie rzeczy: ilość tematów wygenerowanych przez uczestników oraz timebox spotkania. Prowadzimy dyskusję w opisanych powyżej iteracjach, aż skończy się jedno bądź drugie.
Mogę podpowiedzieć Wam od razu jedno usprawnienie, czyli dodanie kolumny pod tytułem „Akcje”. To w niej wpisywać będziemy zidentyfikowane podczas dyskusji rzeczy do wykonania. Wtedy mamy pewność, że żadna z nich nam nie ucieknie.
Dzięki technice Lean Coffee ograniczamy ilość niepotrzebnych, przedłużających się dyskusji na spotkaniach. Dzięki niej też mamy możliwość ograniczyć ilość osób, które opuszczą spotkanie z uwagi na prawo dwóch stóp (The Law of Two Feet). W końcu zajmować się będziemy tylko tematami, które faktycznie interesują grupę, a więc są dla niej ważne.
Na sam koniec słowo o praktyczności całego przedsięwzięcia. Nie lubię pisać o rzeczach, które działają tylko teoretycznie. W tym przypadku doświadczenie pokazuje, że dobrze przygotowane i przeprowadzone spotkanie typu Lean Coffee da nam oczekiwane korzyści. Mniejsze znudzenie, rozmowa o najistotniejszych sprawach, możliwość przerwania jałowych dyskusji, które do niczego nie prowadzą to tylko niektóre z nich.
Spróbujcie, wprowadźcie nową jakość do Waszych spotkań.
