Dziś opowiemy o temacie, który na pewno spodoba się Project Managerom. Ale zapewniam Was, że nie tylko im! Spróbujmy odpowiedzieć sobie na pytanie, jak się ma zarządzanie projektem w Scrum do naszej codziennej pracy. Jeśli w ogóle ma się jakoś, bo przecież w Scrumie ponoć nie ma projektów!
Czym jest zarządzanie projektem?
Zarządzanie projektem to „zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów głównych i pośrednich w skończonym czasie”. I w sumie mógłbym na tym zakończyć ten post. Ci z Was, którzy czytali Scrum Guide wiedzą, że nie ma w nim słowa o wspomnianych powyżej czynnościach.
„Ale przecież nasza codzienna zwinna praca polega właśnie na wykonaniu czynności w celu osiągnięcia wyznaczonych celów!”
Nie do końca. Z jednej strony mówimy przecież o „skończonym czasie”. Ale druga część definicji zarządzania projektem mówi o „planowaniu, harmonogramowaniu, realizacji, kontroli i rozliczaniu zadań składających się na realizację celów projektu”. Teraz pewnie każdy z Was powie – „Tak, tego nie robimy”.
Dzisiejszy temat dedykuję wszystkim osobom, które myślą, że wdrożenie Scruma jest równoznaczne postawieniu się na właściwej drodze do osiągnięcia sukcesu. Tak wcale nie jest. Raz, że nie mamy tzw. „otoczki projektowej”, a dwa, że wdrożenie jakiekolwiek zwinnej metodyki to nie przysłowiowe pstryknięcie palcami.
Do czego służy Scrum?
Nie odkryję Ameryki pisząc, że Scrum nie służy do zarządzania projektem. Scrum nie mówi wprost o czynnościach takich jak planowanie (projektu), harmonogramowanie (projektu) i wielu innych rzeczach związanych z pracą „od, do”. Scrum służy, jak zawsze lubię mówić, do tego, aby firma mogła zarabiać pieniądze. Służy do wytwarzania produktu w kreatywny sposób. Do zadowolenia klienta. Widać to chociażby w tym, jak wygląda sam proces Scrum.
Z mojego punktu widzenia jest to wystarczające. Zgodzę się jednak z tymi, którzy twierdzą, że nie da się prowadzić projektu w całkowitym oderwaniu od wszystkich aspektów zarządzania nim. Nie da się po prostu „pracować Sprint po Sprincie” i udawać, że mamy projekt. Szczególnie, jeśli pracujemy w dużej organizacji.
Skoro Scrum nie pomoże nam w zarządzaniu projektem, to co możemy zrobić, aby go zaplanować, przeprowadzić, skontrolować i zakończyć? Tutaj z pomocą przychodzą nam metodyki o szerszym obszarze zainteresowań, które stworzone zostały po to, aby zorganizować organizację w sposób umożliwiający dostosowanie jej do „organizacji projektowej”. Mowa oczywiście o najczęściej wykorzystywanych, czyli DSDM (AgilePM) oraz SAFe. Wcale jednak nie musimy z nich korzystać. Możemy stworzyć swoją własną, unikalną metodykę prowadzenia zwinnych projektów w organizacji. W jaki sposób tego dokonać?
Umiejętnie łącząc Scrum z tradycyjnym podejściem. Istnieje jeszcze jedna opcja.
Zarządzanie projektem w Scrum
Załóżmy jednak przez chwilę, że mamy do czynienia z małym projektem w małej organizacji, która nie wykorzystywała tradycyjnego podejścia i najzwyczajniej w świecie go nie potrzebuje. Czy poradzimy sobie bez „projektowej otoczki”? Spójrzmy zatem jeszcze raz na drugą część definicji. Mówi ona o planowaniu, harmonogramowaniu, realizacji, kontroli i rozliczaniu. Czy wszystkie te elementy znajdziemy w „czystym Scrum”?
Planowanie w ujęciu mikro to nic innego niż Sprint Planning, czyli zaplanowanie najbliższej iteracji. Planowanie w ujęciu makro moglibyśmy przypisać do Product Backlog Refinamentu, podczas którego wybiegamy delikatnie w przód, aby zweryfikować, co będziemy robić za 2-3 sprinty. Długoterminowo planujemy również podczas Sprint Review, gdzie wspólnie z naszym klientem ustalamy kolejność realizacji elementów Backlogu Produktu. Planowanie jest wszędzie!
Harmonogramowanie, drugi z elementów jest również obecny w Scrum. Posiadając transparentny Backlog Produktu, jak również znając nasze Velocity, jesteśmy w stanie harmonogramować realizację elementów listy wymagań. Sprawny PM na podstawie danych przekazanych mu przez Product Ownera ułoży z tego nawet Gantta.
Realizacja, czyli Sprinty. To jest aż nadto oczywiste i nie wymaga komentarza. Z kolei kontrola to wszystkie aspekty związane z Definition of Done, które powinniśmy posiadać i przede wszystkim przestrzegać. W końcu rozliczenie – informacja zwrotna uzyskana od rynku (bądź interesariuszy) w zakresie Inkrementu, który właśnie przygotowaliśmy.
Mamy wszystko!
Oznacza to, że w samym tylko „czystym” Scrumie mamy wszystko. Jesteśmy w stanie zrealizować projekt korzystając jedynie ze Scruma. Wystarczy tylko, że Product Owner będzie znał datę jego końca i umiejętnie sterował zakresem. Oczywiście pamiętajmy, że wszystko zależy od wielkości projektu czy otoczenia organizacyjnego w jakim się znajdujemy. Nie traktujmy wszystkiego w sposób zero-jedynkowy.
Powyższe ma na celu ukazanie możliwości prowadzenia projektu wyłącznie przy użyciu Scruma. Wcale nie musimy obudowywać go wielką ilością dodatkowych elementów. Czy to oznacza, że będziemy działać zgodnie z Agile Manifesto? Chyba tak. Skupimy się na absolutnie najistotniejszych elementach naszego projektu, na wyprodukowaniu produktu, który z jednej strony spowoduje zadowolenie naszego klienta, z drugiej pozwoli wygenerować zyski.
Ja w to wierzę! Co więcej, będziemy testowali właśnie takie podejście w świecie realnym, w prężnie działających organizacjach. Możecie być pewni, że podzielimy się z Wami naszymi doświadczeniami.
