Jak świat światem, większość organizacji ma problem z nadmierną biurokracją, zbieraniem „haków” na innych i robieniu notatek albo wręcz nagrywaniu ważnych ustaleń i spotkań. Jest jednak też druga strona medalu…
Dupokrytka i zła wola
Zacznijmy od dobrze nam znanego schematu: wszystko musi być na papierze. Każde ustalenie czy wymaganie musi być gdzieś fizycznie uwiecznione. To znaczy, że może być też przechowywane w postaci elektronicznej, jak np. jako issue w Jira, ale co do zasady – to co nie jest zapisane nie jest ważne. Ba! Bardzo często w ogóle nie istnieje. Jeśli nie potrafisz udowodnić, że coś miało miejsce, to „szach mat” – nie tylko tego nie ma, ale i nigdy nie było. Przegrywasz.
To oczywiście podszyte jest ogromnym brakiem zaufania, a tak naprawdę z przekonaniem, że wszyscy którzy nas otaczają to zło wcielone. Był to temat jednego z naszych tekstów o jakże wdzięcznym tytule „Z kim my pracujemy?!„. Jeżeli zakładamy, że wszyscy to samo zło, to nic dziwnego, że będziemy też potrzebowali amunicji, żeby odeprzeć ich nieuniknione ataki.
Jest to błędne koło, bo zamiast pracować nad tworzeniem jak najlepszego produktu, wszyscy są skupieni na obronie swoich pozycji i próbach udowadniania, że to nie oni zawinili. Bo przecież ktoś kiedyś będzie szukał winnych. A gdyby tak całą tę energię poświęconą na obronie własnych racji poświęcić na robienie roboty?
Hulaj dusza
Ze zdziwieniem zaobserwowałem ostatnio nowy, odwrotny do powyżej opisanego trend. W niektórych miejscach nic się nie zapisuje, pomimo organizowania gorących i długich spotkań, które mają na celu… ustalenie bądź potwierdzenie pewnych rzeczy.
Wyobraźcie sobie spotkanie na kilkadziesiąt osób. Jak to zwykle bywa, aktywnych jest kilka, góra kilkanaście z nich. Mają oni rożne postrzeganie omawianego tematu i bardzo często sprzeczne wymagania. W toku dyskusji omawiamy kilka z czekających nas wyzwań i uzgadniamy stanowisko zadowalające wszystkie strony. Następnie rozchodzimy się w poczuciu dobrze spełnionego obowiązku.
Niestety, jeżeli nie zapiszemy tych ustaleń, jeżeli nie potwierdzimy ze wszystkimi, że dobrze przelaliśmy ich myśli w słowo pisane to nie tylko my nie będziemy pamiętali tych ustaleń. Zapomną o nich także ich autorzy! Dyskusje są ulotne, a decyzje podszyte aktualnymi emocjami. Wraz z upływem czasu otoczenie się zmienia, a nasze poprzednie pomysły przestają mieć sens. Może jednak warto byłoby wiedzieć, skąd się to wszystko wzięło?
Skąd się to bierze?
Organizacje i zespoły, które wszystko notują, zapisują i przechowują zwykle robią to z braku zaufania i/lub strachu przed odpowiedzialnością. Nie robią tego, żeby im było lepiej, ale po to, żeby nie było gorzej. To nic, że dzięki temu tylko wzmacniamy nasze lęki i okopujemy się jeszcze mocniej. Podejrzliwość rodzi brak zaufania, a stąd już bardzo szybko do kontroli i zamiatania pod dywan. Pisaliśmy o tym w tekście „Prawdomówność i jej nieodłączni towarzysze„.
Z kolei zespoły, które twierdzą, że nic nie musza zapisywać, bo wszystko jest jasne i wszystko pamiętają zwykle kierują się… wygodą i/lub unikaniem odpowiedzialności (czyli tak samo jak poprzednio!). Bo przecież jeżeli nie zapiszemy tego wrednego kryterium akceptacji, to nie będziemy musieli potem się nad nim biedzić! A może akurat ktoś zapomni…
Czasami w tym kontekście możemy się też spotkać z wypaczonym czy przerysowanym agile mindsetem. Skoro jesteśmy zwinni, to nie potrzebujemy dokumentacji, notatek, spisanych ustaleń czy w ogóle jakiekolwiek formalnego spisania tego, co się dzieje, prawda? Oczywiście, że takie podejście to bzdura. Będąc zwinni bardzo często mamy przecież takie narzędzie jak backlog, który służy właśnie temu, żebyśmy dokładnie wiedzieli co robimy i co będziemy robić.
Warto pisać
Oto krótki poradnik, co do tego, jak robić notatki po spotkaniach i co zapisywać. Jeżeli kilka osób miało różne zdanie na ten temat i zdecydowaliśmy się na jedną opcję, zapiszmy to i podkreślmy, dlaczego wybraliśmy tak, a nie inaczej. Gwarantuję, że później nie będziemy o tym pamiętać.
Tu należy podkreślić, że nie chodzi nam o dupokrytkę (wskazanie kto tak zdecydował), ale o uzasadnienie dlaczego tak wybraliśmy. Oczywiście czasami się zdarzy, że to uzasadnienie brzmi „bo ktoś nam to narzucił”, ale zawsze lepiej wiedzieć to, niż zgadywać. Samo w sobie to działanie ma jednak nam pomóc w pracy, a nie szukać potencjalnych winnych w przypadku ewentualnej porażki.
Za każdym razem, jak uszczegóławiamy jakiekolwiek wymaganie, w szczególności jego kryteria akceptacji, zapiszmy to, co sobie powiedzieliśmy. Podobnie rzecz ma się nowych tematów (dodajmy je do backlogu), a także np. dat czy terminów (dodajmy je do kalendarza albo roadmapy). Takie rzeczy naprawdę umykają, a zapisanie ich nie kosztuje nas nic – zwykle właściwe narzędzie mamy otwarte, pod ręką i korzystamy z niego na bieżąco. Dlaczego więc poddajemy się lenistwu i sami sobie stwarzamy problemy?
Każdy kto zajmował się kiedyś pracą kreatywną wie, że nawet najlepsze pomysły są ulotne. Jeśli ja albo Łukasz wpadniemy na świetny pomysł na tekst czy film – zapisujemy go od razu. Szanse na to, że zapamiętamy go i będziemy w stanie wrócić do niego później są bliskie zeru. A skoro tak sytuacja wygląda z rzeczami, które wymyślamy sami i które dla nas są istotne, to dlaczego miałoby być dużo lepiej z wymaganiami i ustaleniami pochodzącymi od innych?
Nie ma co się łudzić. Nawet jeśli jest to najważniejsza rzecz na świecie, to jej nie zapamiętamy. Musimy ją zapisać.
