Dzisiaj temat którego być może mało kto spodziewa się na naszym blogu ale będzie o standardach w procesach i procedurach co więcej będzie o nich w superlatywach.
Standardy, procedury i procesy
Standardy i procesy są ważne. Używane dobrze mogą pomóc zapewnić nam jakość, efektywność, prędkość i inne cechy dotyczące naszej organizacji lub jej produktów. Trudno sobie wyobrazić jakąkolwiek fabrykę czy produkcję bez standardów jakościowych. Trudno też sobie wyobrazić jakiekolwiek standardy jakościowe bez procedur i ludzi którzy ich przestrzegają.
Tak samo ciężko wyobrazić sobie jakąkolwiek powtarzalność bez sprecyzowanego przepisu. Nawet jeśli mówimy o rzeczach skomplikowanych i złożonych, to trudno wyobrazić sobie jakikolwiek sukces bez wypracowanych powtarzalnych procesów. Co więcej, te procesy muszą zarówno przewidywać rzeczy trudne do przewidzenia, jak i mieć odpowiedź na sytuacje których przewidzieć się nie da. Jak? Wystarczy, żebyśmy wiedzieli, jak postępujemy w sytuacji, gdy stanie się coś wykraczającego poza ramy.
Nie ma co przesadzać i zakładać, że jesteśmy w stanie przygotować procedurę czy sposób postępowania na każdy możliwy stan czy każde możliwe zdarzenie. Takie myślenie zwykle oznacza nici z elastyczności – stajemy się po prostu skrajnie sztywni.
Wszyscy wiemy, że przesada w stronę nadmiernej biurokracji powoduje marnotrawstwa, opóźnienia oraz zabijanie woli życia u ludzi, którzy muszą się do niej dostosować. Innymi słowy, ważny jest zdrowy rozsądek. Czy to w Scrumie, czy Kanbanie wprowadzamy przecież jakieś zasady, standardy i procesy.
Zwinne procesy
Kiedy mówimy o „zwinnych procesach”, mamy na myśli podejście Lean oraz scrumowe i kanbanowe przepisy na pracę, ale także takie okolice jak chociażby Six Sigma. W zależności od konkretnej implementacji, te rzeczy mogą być bardziej elastyczne bądź bardziej sztywne. Wszystko zależy od tego, co chcemy osiągnąć.
W przypadku przedsięwzięć produkcyjnych, gdzie zależy nam na ekstremalnie wysokiej jakości i dużej efektywności, procedury i standardy będą dość sztywne. Co nie zmienia faktu, że całe nastawienie, mindset i ogólny przepis na działanie naszej organizacji musi być elastyczny i dopuszczać zarówno ewolucję, jak i ciągłe doskonalenie.
Mówiąc bardzo wprost – nie możemy działać zgodnie z metodyką YOLO. Nasze ogólne ramy muszą być ściśle zdefiniowane i przestrzegane. Moje „ulubione” odstępstwa to brak Definition of Done (lub odpowiednika) i elastyczność w temacie cyklicznych wydarzeń (bądź innych stałych elementów gry).
Bez ściśle zdefiniowanego Definition of Done nie wiemy, co tak naprawdę produkujemy, jakiej to jest jakości i ile jesteśmy w stanie tego wyprodukować w jednej jednostce czasu (na przykład w Sprincie). Z kolei przy elastyczności dotyczącej długości Sprintu lub poszczególnych wydarzeń (stałych elementów) mamy kulawy proces, który na pewno nie będzie powtarzalny. Pewnie utrudni nam też doskonalenie.
Nie chodzi tutaj o ujęcie wszystkiego, łącznie z oddychaniem, w wielostronicowych w procedurach. Chodzi o to, żebyśmy w przypadku niestandardowego zdarzenia, nie zastanawiali się jak do niego podejść, tylko mieli względnie ściśle opisane ramy naszego postępowania. Czyli nie do końca wiemy jaka będzie nasza odpowiedź, ale mamy względnie dobre pojęcie jak tę odpowiedź wypracować.
Korporacyjne procedury
Kiedy słyszę o „standardach i procedurach”, to niestety do głowy przychodzą mi wszystkie korpo standardy, ustalenia i procesy, które niby mają przewidzieć wszystko, ale w praktyce są upierdliwymi rzeczami do których się nikt nie stosuje bądź nikt nawet o nich nie pamięta.
Skrajnym przykładem są wszystkiego rodzaju procedury mówiące nam „jak mamy być innowacyjni i jak podejść do wymyślania zupełnie nowych rzeczy”. Wszystko to, oczywiście w ustandaryzowany i w pełni przewidywalny sposób. Wszyscy wiemy, że to nie ma żadnych szans zadziałać.
Regulaminy i procedury dotyczące absolutnie wszystkiego to bolączka organizacji które są skostniałe bądź działają w silnie regulowanym środowisku. Bardzo często występuje tam nadinterpretacja wymaganych standardów. To, że musimy mieć procedurę dotyczącą jakiegoś aspektu naszej pracy, wcale nie znaczy, że musi ona mieć 40 stron i wymagać 73 podpisów od osób decyzyjnych. Po pierwsze, wiadomo że nikt się nie będzie do niej stosował i pozostanie ona fikcją. Po drugie, sami kręcimy na siebie bicz, bo łatwo jest pokazać, że się to takiego czegoś nie stosujemy.
Nie wiem, dlaczego odruchowo nie idziemy w stronę bardziej elastycznych procedur, które zamiast 100 kroków mają ich 8. Takich, które ludzie wykonują odruchowo i naturalnie. I to jest chyba przekaz z którym chciałbym Was wszystkich zostawić – wszystkiego rodzaju procedury, procesy i regulaminy to nie powinien być efekt narady osób, które zupełnie w tym nie uczestniczą. Zacznijmy od zapisanego zapisany stanu faktycznego, który został wypracowany przez ludzi wykonujących dane działania.
Analogicznie nie chcemy projektować ścieżek na trawnikach w taki sposób, żeby ładnie wyglądały na zdjęciach satelitarnych. Chcemy zbudować chodniki tam, gdzie ludzie faktycznie chodzą i pod takim kątem, żeby nie trzeba było ich ścinać. Mają one przecież służyć określonym celom.
Wysoka jakoś(ć)
Oczywiście, jeżeli mamy jakieś konkretne wymagania dotyczące wyników, jak na przykład chcemy osiągnąć wyśrubowaną jakość, to siłą rzeczy będziemy musieli wprowadzić elementy, które nie są dla ludzi naturalne. Przecież gdyby były, to te rezultaty osięgnęlibyśmy w naturalny sposób.
Tu liczy się punkt startu i dalszy sposób osiągania tychże oczekiwanych rezultatów. Zacznijmy od tego, co już jest, a nie co chcielibyśmy żeby było. Zobaczmy, jak ludzie pracują i pozwólmy im zmierzyć się z problemem „jak musimy pracować, żeby osiągnąć określone rezultaty”. Bardzo często to ludzie wykonujący pracę powiedzą nam, jak osiągnąć wymarzony cel. Inna sprawa czy to nam się spodoba…
Tutaj czasami nieoceniana stanie się wiedza zewnętrzna. Na przykład w procesach produkcyjnych niezbędne jest wsparcie osób, które niejedną fabrykę/linię montażową już postawiły bądź zoptymalizowały. Takie osoby mogą zaproponować określone rozwiązania, które przyniosą oczekiwane efekty. Natomiast wszystkie usprawnienia zawsze powinny odbywać się w odniesieniu do stanu faktycznego – tego jak ludzie pracują, a nie napisanej w innym biurze procedury którą wszyscy mają w nosie.
Pamiętajmy więc, że procedury, proces i standardy po coś są i coś dają. Ale dzieje się to tylko wtedy, jeśli ludzie się do nich stosują. W niektórych przypadkach można to osiągnąć proceduralnie, ale w większości – muszą one mieć sens i dawać efekty, na których ludziom zależy. Muszą oni też rozumieć zarówno cel, jak i dlaczego wybrana została taka do niego droga. W przeciwnym wypadku – powodzenia z ich egzekwowaniem!
