Dziś temat szybki, praktyczny i odpowiadający na rzeczywiste pytania i problemy zespołów. Celowo powstrzymałem się przed dodaniem słowa „zwinnych”, wyjątkowo też nie będziemy przywoływać Scrum Teamów. Dziś temat uniwersalny – temat planowania zbyt wielu rzeczy na raz.
Planuj więcej, niż dasz radę?
Chyba każdy był kiedyś w takiej sytuacji, gdzie po zaplanowaniu się „pod korek”, ktoś (Product Owner? Interesariusz?) rzuca nieśmiertelne „A może jeszcze weźmiecie to?” Czy ktoś kiedyś zastanawiał się, co takie pytanie sugeruje? Dla mnie takie pytanie zawsze jest złym znakiem, bo sugeruje, że ktoś nam nie ufa. Niby planujemy się samodzielnie, ale czy na pewno pracujemy na 100% naszych możliwości? Może dorzućmy coś jeszcze i zobaczmy, czy się uda?
Ale co tak naprawdę mamy zrobić w sytuacji, w której ktoś oczekuje od nas zrobienia czegoś ponad maksimum? Najłatwiej i najtrudniej jest po prostu powiedzieć „nie”. „Nie, nie zrobimy tego, bo zgodnie z naszą najlepszą wiedzą zaplanowaliśmy maksimum działań, które zmieszczą się w tym przedziale czasu. Nie możemy robić z gorszą jakością, ani nie chcemy pracować po godzinach. Jedyna opcja, to taka, gdzie zrezygnujemy z innego elementu, a zamiast niego zrobimy to, o co prosisz.”
Oczywiście, gdzieś tam w każdym z nas siedzi jakiś głos mówiący, „Co, ja nie zrobię? Ja nie dam rady więcej?” Wszystko jest w porządku, kiedy jest to nasz prywatny i cichy głos. Gorzej, jeśli takie słowa pojawiają się w naszym codziennym języku, albo gdy ktoś nieustannie wymaga od nas więcej. Tak się nie da pracować długoterminowo. W krótkim terminie rzeczy niemożliwe robimy na wczoraj, ale tylko i wyłącznie raz. Jak tylko staje się to standardem, to ci bardziej rozsądni mówią „dość”, a inni harują aż do wypalenia, a i tak dzieje się to bezskutecznie. Jeżeli za każdym razem planujemy się ponad nasze siły, to prawdopodobnie nigdy nie uda nam się zrealizować żadnego planu.
A to działa kiepsko na morale i nie tylko.
Nie łap wielu srok za ogon
Konsekwencją „dociskania kolanem” są niezrealizowane plany. I nie ma tu znaczenia, skąd się to bierze. Może to my sami jesteśmy za bardzo ambitni, a może ktoś nam każe brać więcej? Być może przyzwyczailiśmy się, że w każdej iteracji planujemy czterdzieści wymagań, niezależnie od tego czy udaje nam się je zrealizować, czy też nie. Typową sytuacja to też taka, w której pojawiające się regularnie wrzutki powodują, że tak naprawdę mamy do realizacji więcej niż na planowaniu. Niezależnie od przyczyn, to jest nasza wina.
To my się tak planujemy, a jeśli to ktoś nam dorzuca, to my się na to zgadzamy. A z takiej sytuacji nie ma dobrego wyjścia. Albo cierpi jakość, albo pracujemy po godzinach i ponad miarę (do czasu), albo konsekwentnie nie realizujemy naszych planów. Planowanie ponad miarę ma tylko i wyłącznie negatywne konsekwencje. A przecież może być inaczej.
Dzisiejszy bohater, sroka, to bywalec wielu przysłów. W tym kontekście najbardziej interesuje nas trzymanie bądź łapanie wielu srok za ogon, czyli robienie wielu rzeczy na raz. Wiemy, że multitasking nie działa, a rzeczy zwykle i tak robimy sekwencyjnie. Sytuacja, w której planujemy więcej niż fizycznie jest możliwe do realizacji, to właśnie próba złapania za ogon większej liczby ptaków niż pozwalają nam nasze umiejętności. Jaki jest tego efekt? Wszystkie ptaki uciekają, a my zostajemy z niczym.
Planuj mniej!
Od jakiegoś czasu powtarzam to samo, „Jeżeli próbujemy złapać dziesięć ptaków, to wszystkie nam uciekną. Ale jeśli skupimy się na dwóch czy trzech, mamy szansę je utrzymać.” Taka sama rada odnosi się do naszego planowania. Jeżeli co dwa tygodnie planujemy trzydzieści wymagań i realizujemy dziesięć z nich, to spróbujmy zaplanować piętnaście i może uda nam się zrobić wszystkie. Dlaczego? Tylko i wyłącznie dlatego, że przestaniemy rozmieniać się na drobne. A to oczywiście wymaga od nas planowania tylko tego, co faktycznie jest potrzebne do realizacji. Patrz: idea MVP oraz wodotryski jako antywzorzec.
I tutaj zwykle pojawiają się głosy, mówiące „ale to i to musimy jeszcze zrobić teraz”. I to jest ten moment w którym twardo powinniśmy przestać zgadzać się na gorszą jakość, nadgodziny, chałturę i planowanie ponad miarę. To po prostu nie działa. Po co nam plan, który co Sprint realizujemy w 60%? Nie lepiej zaplanować mniej, być bardziej przewidywalnym i podnieść kulturę naszej codziennej pracy? Przecież i tak tych planów nie realizujemy! A próbując, realizujemy mniej niż moglibyśmy.
Powtórzę to jeszcze raz: planując mniej, możemy dowieźć więcej. Zamiast 10 z 30, zróbmy 15 z 15. Zróbmy to dobrze, w zgodzie ze sztuką i ze spokojnym sumieniem, że pracujemy tak wydajnie, jak tylko potrafimy. A jeśli ktoś potrzebuje dwa razy więcej? Cóż, może potrzebny jest drugi zespół? O ile oczywiście nie jest na to za późno…
Od dłuższego czasu walczę z gloryfikacją zapracowania – chodzi o to, żeby zrobić, a nie żeby robić. Jeśli z naszych ostatnich dziesięciu planów nie zrealizowaliśmy żadnego, to nie jest to moment na poszukiwanie bardziej efektywnych sposobów pracy. To jest moment, w którym trzeba po prostu zacząć się realnie planować.
