Weekly – sposób na organizację pracy

Są takie tematy, które nawet nie wiadomo czy są “agile’owe”, czy po prostu rozsądne. Mniejsza o nomenklaturę, ważne są efekty. Jeśli zaintrygował Was temat weekly bądź po prostu szukacie dobrego sposobu na organizację pracy, zapraszam do dzisiejszego tekstu.

 

Po co nam weekly?

Wiemy, a przynajmniej powinniśmy wiedzieć, po co jest Daily. To spotkanie, w ramach którego planujemy pracę naszego zespołu na najbliższy dzień. A mówiąc bardziej precyzyjnie – do kolejnego Daily. Typowym reprezentantem tego typu spotkań jest oczywiście Daily Scrum, o którym napisaliśmy już wiele. Daliśmy między innymi 3 sposoby na naprawę Daily Scrum, a także pisaliśmy o tym, czego nie mówić na Daily.

Nie da się umniejszyć wagi tego spotkania w przypadku pracy zespołowej. Jeżeli jednak pracujemy mocno indywidualnie, bądź praca naszego zespołu jest bardzo luźno ze sobą powiązana to w góra dwie-trzy minuty powiemy “kto i co” i będzie po wszystkim. Zastanówmy się w takim przypadku, czy na pewno stanowimy jeden zespół mający wspólny cel. Jeśli nie, to może wcale nie jestem zespołem.

Największą korzyścią z daily jest to, że nie wchodzimy sobie w drogę oraz że możemy polegać na efektach pracy innych. W przypadku bardzo luźno związanych zadań i/lub pracy sekwencyjnej bardziej interesują nas kamienie milowe. A jeśli mówimy o weekly, to bardziej powinniśmy użyć słowa “kamyczki”. Bo chcemy wiedzieć kiedy co będzie done i na podstawie tego My już mamy agile.

I tutaj dochodzimy do idei “weekly”, czyli poniedziałkowego spotkania na którym robimy plan ramowy prac na cały tydzień. Nie chodzi tutaj wcale o tworzenie jakichś szczegółowych harmonogramów, ale o ustalenie kiedy co się zakończy, kiedy są spotkania i kiedy nie jesteśmy dostępni dla innych.

Jeżeli miałbym przyrównać to do jakiegoś szerzej znanego wydarzenia, to wskazałbym na PI Planning znany z SAFe’a. Tam też ustalamy plan prac na najbliższy Program Increment, ale to wcale nie znaczy, że w jego ramach nie będziemy zajmować się innymi rzeczami. Chodzi o to, aby wyciągnąć na wierzch wszystkie najważniejsze sprawy i zależności.

 

Indywidualnie czy grupowo?

W każdym przypadku pracy iteracyjnej, musimy regularnie sprawdzać i aktualizować nasze prognozy, plany i przewidywania. Idea “weekly” to nic innego jak szkic harmonogramu prac na dany tydzień. Różni się tym od Sprint Backlogu, bo ten ostatni nie zawiera w ogóle informacji o datach, dostępnościach i organizacji.

Ten sposób planowania, czyli tworzenie szkicu harmonogramu prac, jest niezastąpiony gdy zajmujemy się wieloma różnymi rzeczami. Pracując w zespole, weekly przyda nam się jako punkt w którym rozłożymy (wstępnie!) prace i ustalimy co w ogóle jest realne do zrobienia w danym tygodniu. Ale nawet w tak zwanym życiu codziennym, weekly jest świetną metodą na uporządkowanie swoich spraw.

Opisując proste listy ToDo, zwróciłem uwagę własnie na sposób organizowania sobie prac. Wystarczy kartka, długopis i możemy szybko uporządkować zadania i uspokoić umysł. Wspomniałem tam, że zwykle utrzymuję listę zadań na najbliższy dzień, oraz osobne listy prac którymi będę zajmował się “niedługo” oraz “w przyszłości”. Ta lista “niedługo” z czasem ewoluowała do postaci weekly todo, która w odróżnieniu od zwykłej listy zadań – jest rozłożona na poszczególne dni.

Przygotowując plan prac na najbliższy tydzień w pierwszej kolejności rozpisuję wszystkie twarde terminy. Potem wpisuję aktywności, z których za nic nie zrezygnuję – jak kwestie prywatne i związane z hobby. To mi daje ogląd na to, ile mam wolnego czasu i jak mogę rozplanować pozostałe zadania. Na koniec dopisuję jeszcze rzeczy, o których wypadałoby nie zapomnieć.

Tak powstały plan ramowy zawiera zgrubne przypisanie zadań do dni, a czasami nawet na konkretne godziny. Ważne, aby można było określić czy jest on realny oraz żeby mógł być podstawą do dziennych list ToDo. Ale nie oszukujmy się, często list dziennych w ogóle nie robię bo weekly w zupełności wystarcza.

Namiętnie stosuję dla siebie weekly, szczególnie w opisanym powyżej wydaniu robionym na początku tygodnia i aktualizowanym w jego trakcie. Ale zdarza mi się również robić “weekendly”. W ten drugi sposób rozkładam wszystkie zajęcia, jakie powinny zadziać się w dany weekend. Nawet jeśli każdy dzień jest dla nas dniem roboczym, to inne rzeczy robimy od poniedziałku do piątku, a inne od piątku do niedzieli.

 

Agile’owe weekly

To, czym chciałem się dzisiaj podzielić nie jest zupełnie niczym odkrywczym. Mnóstwo osób planuje swoje zadania w ten sposób, a część z Was zapewne podobnie działa w zespołach.

W trakcie opisywania dzisiejszego tematu przypomniało mi się kilka tekstów, które popełniłem w przeszłości. Jednym z nich jest ten omawiający zdrowy rozsądek. Często przecież “zwinne techniki” to tak naprawdę zdroworozsądkowe spojrzenie na pracę. Z delikatną nutką empiryzmu.

Drugi wpis, który przyszedł mi do głowy to “My już mamy agile“. Oba z nich kręcą się wokół tego, że zwinność to nie jest żadna wielka rewolucja. To logiczna konsekwencja pewnego nastawiania i warunków początkowych. Mówiliśmy o nich również w wielu filmach na naszym kanale.

Czy omawianą dzisiaj technikę planowania można nazwać zwinną? Przyznam szczerze, że nie wiem czy w ogóle zasługuje ona na miano techniki. To jest po prostu coś, co warto robić, tydzień po tygodniu (bądź Sprint po Sprincie) i w ten sposób szkicować sobie plan prac. Bo nawet jeśli ulegnie on zmianie, to pamiętajmy, że praca bez jakiegokolwiek planu to nie zwinność, tylko chaos.

Tomasz Dzierżek

17 lat doświadczenia w IT, 9 lat doświadczenia w Scrum, PSM I-III, Scrum Master zespołów zwinnych, analityk IT, trener Scrum

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Reply: