Jednym z podstawowych narzędzi do skalowania Scruma ponad więcej niż jeden-dwa zespoły jest Scrum of Scrums. Jak wiele prostych technik, także i tę warto poznać, aby następnie móc świadomie zdecydować o jej wykorzystaniu.
Czym jest Scrum of Scrums?
Scrum of Scrums (SoS) to technika opracowana przez twórców Scruma dawno temu, bo jeszcze na początku wieku. Służy ona do usprawnienia synchronizacji i komunikacji pomiędzy zespołami pracującymi nad jednym produktem. W dzisiejszych czasach występuje w wielu wariantach, obecna jest też jako standardowy element w niejednym popularnym frameworku.
SoS to wydarzenie, w ramach którego omawiamy rzeczy dotyczące prac międzyzespołowych. Pojawiają się na nim przedstawiciele wszystkich zespołów – po jednym z każdego. Najczęściej są to Scrum Masterzy, którzy przed pojawieniem się na Scrum of Scrums zbierają od osób w zespole aktualne bolączki, pytania i kwestie do przekazania. Równie często zamiast Scrum Mastera na SoS idzie „ktoś z zespołu” – albo osoba, która ma najwięcej czasu, albo ktoś kto osobiście chce się dopytać o niektóre rzeczy bądź przekazać jakieś informacje. Niezależnie od tego kto idzie na SoS, tematy zbieramy od całego zespołu i zanosimy je w jedno miejsce.
Jeżeli w ramach rozwoju naszego produktu występują także zespoły niescrumowe, to na SoS-a warto także zaprosić przedstawicieli z każdego z nich. To, że ktoś nie pracuje w Scrumie nie znaczy, że powinien zostać pominięty na Scrum of Scrums. Szczególnie jeśli łączą nas z tymi zespołami terminy, zależności bądź inne kwestie, co do których lepiej być synchronizowanymi.
Powtórzę to jeszcze raz, Scrum of Scrums służy synchronizacji i komunikacji zespołów, które pracują nad jednym produktem, ale z różnych powodów są od siebie oddalone. Być może nasz produkt jest zbyt rozległy, a może mamy różnych Product Ownerów. Niezależnie od powodu, SoS jest odpowiedzią na potrzeby synchronizacji, rozwiązywania problemów kross-zespołówych, zapewienia spójności Przyrostu oraz zarządzania zależnościami.
Scrum of Scrums to nie Daily Scrum
Scrum of Scrums może przypominać w swojej konstrukcji Daily. Niektóre materiały sugerują, że powinniśmy odpowiedzieć na nim na typowe trzy pytania w kontekście współpracy międzyzespołowej: co się udało zrobić od ostatniego SoS-a, co chcemy zakończyć do kolejnego oraz czy mamy jakieś kross-zespołowe problemy. Z kolei inne źródła skupiają się na kwestiach zależności: które produkty naszych prac wpływają na innych oraz czy inni wpływają na nasze prace.
W mojej praktyce instytucja Scrum of Scrums najczęściej była powoływana w sytuacjach, w których występowało zbyt dużo problemów na styku między zespołami. Jako taki, SoS służył nam do rozwiązywania problemów bieżących, których po prostu było za dużo. Zespoły zbyt wiele rzeczy zostawiały „na później”. Temat „co może namieszać z tego co zrobiliśmy i zaraz zrobimy” pojawiał się wyjątkowo, w szczególności jeśli dana rzecz była ważna i kross-zespołowa.
Drugim typem Scrum of Scrums, który często spotykałem w swoim życiu, to synchronizacja prac bieżących i wdrożeń. Taka formuła wykształca się naturalnie, jeśli nasze zespoły są luźno ze sobą powiązane. Jeśli pracujemy nad jednym produktem, ale każdy zespół nad jego innym aspektem bądź modułem, to czasami bardziej zależy nam na wiedzy o tym, co się gdzie dzieje. Rozwiązywanie problemów schodzi wtedy na dalszy plan, bo i problemów mamy mniej. Oba rodzaje SoS-ów zgodne są z pierwotnym celem – synchronizacją i komunikacją.
Pamiętajmy też, że SoS to nie Daily z tego prostego powodu, że zwykle nie jest ograniczone timeboxem 15 minut. W zależności od liczby zespołów, wydarzenie rangi Scrum of Scrums może trwać do 30 bądź nawet 60 minut. Jak zawsze zachęcam do tego, aby wszystkie spotkania i wydarzenia były tak krótkie, jak się tylko da (ale nie krótsze). Pół godziny to dobry punkt startu.
Daily? Weekly? SoS?
Ile źródeł, tyle sugestii co do częstotliwości tego wydarzenia. Najczęściej powtarza się stwierdzenie, że SoS nie powinien odbywać się rzadziej niż raz w tygodniu. Z drugiej strony, trudno znaleźć zachęty do spotykania się więcej niż trzy razy w tygodniu. Jeżeli pracujemy w trybie poniedziałek-piątek, to naturalne wydają się SoS-y we wtorek i w czwartek.
Z praktyki mogę też polecić SoS w godzinach popołudniowych. Zwykle rano odbywają się Daily Scrum w zespołach. W związku z tym wystarczająco dużo wydarzy się od Daily do SoS-a, żebyśmy faktycznie wiedzieli, że problemy z którymi zaczęliśmy dzień dalej występują. Pamiętajmy, że na Scrum of Scrums poruszane są tematy zależności i kwestii międzyzespołowych, są to więc inne zagadnienia niż Scrum Team omawia na Daily. Z drugiej strony, na Daily dużo rzeczy „wychodzi” i część tych rzeczy trafi potem na SoS-a.
Tu warto dodać, że Scrum Master bądź przedstawiciel zespołu zanim pójdzie się synchronizować, często zadaje sakramentalne pytanie „Czy ktoś ma coś na SoS-a?” Jeżeli dopiero po tym pytaniu okazuje się, że od rana mamy jakieś problemy, to dobry Scrum Master powinien zadać kolejne pytania „Czemu mówicie o tym dopiero teraz?” i „Czy już rozmawialiście o tym z zainteresowanymi?”
Elementy wychowawczy
Scrum of Scrums czasami bywa traktowany przez zespoły jako substytut dobrej komunikacji. Tymczasem idealnie byłoby, gdyby działo się odwrotnie – zespoły widząc ile rzeczy można załatwić na SoS-ie powinny zrozumieć, że kluczem jest dobra i ciągła komunikacja. Tak jak Wydarzenia Scrum nie są jedynym punktem, w którym się komunikujemy wewnątrz Scrum Teamu, tak SoS nie może być jedynym miejscem synchronizacji i rozwiązywania zależności.
Podobnie jak po Daily, tak i po SoS-ie zainteresowane zespoły często spotykają się, żeby wyjaśnić kwestie, które zostały poruszone. Jeszcze lepiej, gdy nauczeni tym doświadczeniem zaczną rozmawiać ze sobą przed Scrum of Scrums! I wtedy na sakramentalne pytanie „Czy ktoś ma coś na SoS-a?” usłyszmy najlepszą odpowiedź świata – „Mieliśmy, ale już się dogadaliśmy wcześniej.”
Warto też w jakiś sposób posiadać fizyczną listę tematów, które poruszaliśmy na Scrum of Scrums. Przede wszystkim dlatego, żeby zobaczyć jak szybko je rozwiązujemy. Ale bez niej pogubimy się też w tym, czy ktoś już coś zgłaszał, ile czeka i czyja to wina. Zdecydowanie lepiej śledzi się kwestie mając je gdzieś zapisane. Zorganizujmy więc sobie jedną dedykowaną tablicę – fizyczną bądź wirtualną i korzystajmy z niej wspólnie.
SoS to świetne narzędzie w sytuacji, w której mamy klika, kilkanaście albo kilkadziesiąt zespołów. Pamiętajmy jednak, że ma ono wspierać komunikację, a nie ją zastępować. Wprowadzajmy go doraźnie, w odpowiedzi na potrzeby, a jednocześnie pracujmy ze wszystkimi, żeby stał się zbędny bądź mógł odbywać się rzadziej. Bo w pracy nie chodzi o to, żeby się spotykać, tylko o efekty.
