Ćwiczenie, które mało kto wykonuje, a my jako #białko przeprowadzamy praktycznie każdego tygodnia to rysowanie procesu. Po co to robić i co nam to daje?
Co usprawniać?
Prawdą jest, że jeśli czegoś nie mierzymy, to bardzo trudno jest nam to poprawić. Skąd niby mamy wiedzieć, że robimy coś lepiej, szybciej, wolniej czy z większym bądź lepszym efektem, jeżeli nie potrafimy tego zmierzyć i opisać?
Idea Continuous Improvement mówi nam, że powinniśmy ciągle szukać miejsc do optymalizacji, ponieważ nigdy nie jest idealnie i zawsze może być lepiej. W podlinkowanym tekście wspominamy też, że są takie sytuacje, w których nie ma sensu już nic poprawiać. W pewnym momencie dalsze działania przyniosą efekty niewspółmierne do koniecznych nakładów. Trzeba znaleźć w tym wszystkim jakiś balans i poprawiać to, co faktycznie przyniesie nam korzyści.
Jeśli interesuje cię opisany w poprzednim akapicie aspekt optymalizacji, to zapraszam w czwartek na naszą listę mailingową, gdzie już leży i czeka gotowy do wysyłki tekst. Zostanie on wysłany pojutrze (6 października) punktualnie o godzinie 17:00. Jeśli czytasz ten tekst później – nic straconego wystarczy zapisać się na listę mailingową i w odpowiedzi na wiadomość powitalną dać nam znać, że chcesz zapoznać się z z tą konkretną wiadomością.
Dziś jednak chcę odłożyć na bok wszystkie zwinne mierniki, wskaźniki które potencjalnie powinniśmy mierzyć i sprawdzać na retro, a także potencjalne współczynniki efektywności bądź skuteczności zespołu. Zamiast patrzeć na liczby i na ilościową poprawę naszych procesów, czasami warto zastanowić się nad zmianami jakościowymi. A te mogą wszystko wywrócić do góry nogami.
Narysuj swój proces
Aby zidentyfikować, że coś robimy bez sensu, nieefektywnie albo tylko dlatego, że zawsze tak robiliśmy, konieczne jest spojrzenie na nasz sposób pracy z zewnątrz. W metodyce Scrum takie spojrzenie powinno odbywać się na każdej Retrospektywie. Aby przeanalizować to, co robimy absolutnie musimy przestać to robić! Inaczej będziemy cały czas zaaferowani pracą. Mówiąc inaczej, musimy przestać biegać z pustą taczką, odłożyć ją na bok i zastanowić się, co my w ogóle robimy.
Najprostszym sposobem żeby to osiągnąć jest warsztat, na którym po prostu narysujemy nasz proces taki, jakim on aktualnie jest. Co więcej – dokładnie taki, z jakiego korzystamy.
Tu warto dodać że rysunek ten nie musi powstać w żadnej konkretnej notacji. Jeżeli nie znamy UML-a, BPMN-a czy czegokolwiek innego, zawsze możemy po prostu narysować czynności połączone ze sobą strzałkami. Taki sposób jest o tyle lepszy, że przynajmniej nie ugrzęźniemy w dyskusjach nad notacją. Liczą się dwie rzeczy – efekt końcowy oraz wszystko to, co wyjdzie w trakcie ustalania jednego wspólnego procesu, co do którego zgodzą się wszyscy uczestnicy. Albo przynajmniej wszyscy uczestnicy warsztatu, np. cały zespół.
Śmierdzi Kanbanem?
Ktoś może powiedzieć, że nie jest to wcale odkrywcza idea i słusznie. Każde wprowadzanie Kanbana zaczyna się właśnie od identyfikacji aktualnie istniejącego procesu, razem z wszystkimi jego ukrytymi założeniami i nieoficjalnymi ścieżkami.
Warto skorzystać z tej nauki i rysując nasze procesy być brutalnie szczerym i jawnie zapisywać wszystkie stosowane obejścia, drogi na skróty i wyrzucać kroki, które są pomijane. Chcemy mieć rzeczywisty obraz tego, jak realnie wygląda nasz analizowany proces w tym konkretnym momencie. Nie interesuje nas jego wyidealizowana wersja. Nikogo nie obchodzi, jak chcielibyśmy, żeby wyglądał. Chcemy wiedzieć jaki jest. I to jest nasz punkt wyjścia.
Rysowany proces może być całym procesem deweloperskim albo jego fragmentem. Może to być proces refinementu albo proces zgłaszania wymagań i kierowania ich do realizacji. Ba, może to być cokolwiek, co chcemy zoptymalizować – np. proces przyjmowania nowego pracownika i nadawania mu wszystkich niezbędnych dostępów. Nie ma znaczenia co rysujemy i czym się zajmujemy. Istotne jest, co chcemy osiągnąć i co poprawić.
I tu pamiętajmy, że bardzo często autor jakiegoś procesu i jego wykonawca to są dwie różne osoby. Nie zawsze mają one ten sam cel.
Proces według managerów, a rzeczywistość
Za każdym razem, gdy od jakiegoś kierownika/przełożonego/managera słyszę, że nie należy konsultować się z zespołem w jakiejś kwestii to wiem, że jak najbardziej powinienem. Idealny proces z punktu widzenia managera często nie jest dobrym procesem z punktu widzenia uczestników tego procesu. Nie mówię, że nie może się tak zdarzyć. Jednak jeżeli ktoś nie chce żeby skonfrontować proces z jego faktycznym wykonaniem w zespole, to jest to dla mnie jasny sygnał, że warto narysować oba procesy. Jeden z punktu widzenia managementu i drugi – z punktu widzenia jego uczestników. Jest ogromna szansa, że będą wyglądały inaczej
Nawiązując do „ujawniania wszystkich niepisanych zasad”, bardzo często zespół robi coś inaczej niż powinien, bo jest tak po prostu wygodniej, efektywniej bądź po prostu lepiej. Koncepcja skin in the game jest wiecznie żywa. Nikt nie zrobi sobie dobrze tak, jak osoby które odczuwają konsekwencje wyborów i decyzji.
Nie znaczy to oczywiście, że nie potrzebujemy managerów bądź zewnętrznych źródeł wiedzy. Dochodzenie do właściwego rozwiązania przez zespół który błądzi po omacku i rozwija się ewolucyjnie może długo trwać i być kosztowny. Tu przyda się ktoś, kto z pomoże w takich działaniach, a czasem nawet zaproponuje rozwiązanie wyjściowe, które jest „wystarczająco dobre„.
Jakaś osoba przyda się też do facylitacji rysowania procesu. Zadawanie właściwych pytań pomaga w wydobyciu wszystkich niuansów. Najlepiej jest, gdy osoba facylitująca nie jest członkiem zespołu i nie uczestniczy w omawianych pracach na co dzień. Wtedy ćwiczenie związane z rysowaniem procesu zmienia się w „opowiedz nowej osobie w zespole o tym, jak naprawdę pracujecie”. I wtedy właśnie przypominamy sobie o wszystkich rzeczach, które gdzieś tam musimy załatwić albo gdzieś musimy odklikać lub kto powinien na co wyrazić zgodę. Inaczej mówiąc – musimy opowiedzieć o wszystkich absurdach i rzeczach do poprawy.
Samo rysowanie procesu jest równie istotne co efekt końcowy. To w trakcie ustalania wspólnej wersji przekonamy się, że nie każdy rozumie to tak samo. Co więcej, niektórzy działają w zupełnie inny sposób niż powinni! W trakcie rysowania sami znajdziemy obszary do usprawnień i takie, którym wypadałoby przyjrzeć się bliżej.
Gdy już mamy nasz proces narysowany i omówiony, to jest to ten punkt w którym możemy zastanowić się czy na pewno wszystko to trzeba robić dokładnie w taki sposób. Może są bardziej efektywne sposoby na dotarcie do celu? A na koniec możemy wrócić do naszych miar i spróbować poszukać głównych winowajców nieefektywności bądź miejsc gdzie usprawnienia przydadzą się najbardziej. Tyle korzyści z prostego ćwiczenia.
