Zapraszamy do krótkiego poradnika o tym, jak mieć mniej bezcelowych spotkań i jak lepiej wykorzystać te setki godzin spędzone na spotkaniach.
Podstawy spotkań
Mówiąc o spotkaniach, zwykle zaczynam od tego, że każde z nich musi mieć jasno zdefiniowany cel oraz produkt, czyli to, z czym chcemy z danego spotkania wyjść. Dziś jednak będzie nieco inaczej, bo ostatnio zastanawiałem się nad powodami, dla których w ogóle spotykamy się w pracy. I tak pojawiła się myśl, że kategoria spotkania powinna być oczywista dla każdej osoby, która bierze w nim udział.
Mówiąc „kategoria”, mam na myśli, jakiego typu jest to spotkanie. Może to być powiązane z celem spotkania, ale słowo „kategoria” jest bardziej ogólną odpowiedzią na pytanie, „Po co w ogóle się spotykamy?”.
I tak, jeśli nie chcemy spotykać się bez celu, to możemy wyróżnić następujące powody/typy/kategorie spotkań:
- przekazywanie informacji (w tym także uczenie innych),
- zbieranie/otrzymywanie informacji (w tym także uczenie się),
- podejmowanie decyzji (w tym także planowanie),
- rozwiązywanie problemów (w tym także brainstorming, wymyślanie rozwiązań, generowanie pomysłów),
- wspólna praca (wszelkiego rodzaju warsztaty, refinementy, workshopy lub po prostu wspólna praca, jak np. wspólne testy, mob programming itp.),
- inne (obijanie się, pogaduchy, team building itp.).
Kategorie spotkań
Patrząc zupełnie z boku, albo ktoś chce przekazać jakieś informacje, albo chce zebrać jakieś informacje. Jeśli ani jedno, ani drugie, to być może ktoś chce podjąć jakieś decyzje w gronie większym niż jednoosobowe. A jeśli nie można jeszcze podjąć decyzji, bo za mało wiemy, to możemy wspólnie rozwiązywać ten problem czy problemy.
Są też takie spotkania, które są po prostu wspólną pracą, czyli siadamy i robimy naszą robotę, ale nie zamknięci w pokoju czy na home office, ale w większym gronie. Są rzeczy, których nie da się wykonać samemu i po prostu fizycznie potrzebujemy więcej niż jednej osoby, żeby udało się coś zrobić. Nawet nie każdy mebel z IKEA da się złożyć w pojedynkę.
Jeżeli nasze spotkanie nie łapie się do żadnej z powyższych kategorii, to prawdopodobnie jest zbędne z punktu widzenia samego tworzenia produktu, ale może być istotne z punktu widzenia zachowania zdrowia psychicznego, dobrego samopoczucia, utrzymania więzi w zespole i tym podobnych.
Natomiast jeśli naszego spotkania nie da się opisać żadnym z powyższych zdań z tej sekcji, to z dużym prawdopodobieństwem można powiedzieć, że nie ma ono sensu.
Dwa spotkania w jednym
Jeżeli widzimy więcej niż jeden cel naszego spotkania, to warto poświęcić kilka minut na przemyślenia. Powinniśmy sprawdzić, czy nie powinno ono zostać podzielone na mniejsze, krótsze spotkania, z których każde będzie miało jasno zdefiniowany, odrębny cel. W dobie pracy zdalnej taki podział bardzo często sprawia, że dwugodzinne spotkanie zamieniamy na dwa trzydziestominutowe bądź nawet krótsze.
Wszystko sprowadza się do tego, że jeżeli wiemy, jaki jest cel spotkania, na przykład podjęcie decyzji, to jesteśmy też w stanie zdefiniować oczekiwany rezultat („outcome”), czyli konkretnie zdefiniować, jaka decyzja ma być podjęta. Na tej podstawie łatwo jest znaleźć konkretne osoby, które są do tego niezbędne. Narzućmy jeszcze sobie limit czasowy i voilà – mamy lepszą kulturę spotkań.
Spotkanie, które mogło być e-mailem
Patrząc na zidentyfikowane powyżej typy spotkań, możemy dojść do wniosku, że niewiele z nich da się zastąpić e-mailem albo wiadomością na Teams, Slacku czy innym komunikatorze.
Wszystko, co opiera się na pracy grupowej oraz sekwencji pytań i odpowiedzi, nie sprawdzi się w formule e-mailowej. Głównie dlatego, że komunikacja jest asynchroniczna i tracimy kontekst, co prowadzi do wielu nieporozumień. Spotykając się w czasie rzeczywistym, jesteśmy w stanie korygować wszelkie nieścisłości, upewniać się, że przekaz jest jasny, a także zadawać i odpowiadać na pytania.
Do kategorii spotkań, które można zastąpić e-mailem, zaliczają się zasadniczo te, których celem jest przekazywanie lub zbieranie informacji. I tu znów, jeżeli informacje są stosunkowo proste i zrozumiałe, to możemy się spodziewać, że nie będzie pytań. Ale jeśli nie są, to e-mail nam niczego nie załatwi.
Dla przykładu, jeżeli np. zmieniamy workflow w Jirze, wyrzucamy kilka statusów, a jednemu zmieniamy nazwę, to pewnie wszyscy to zrozumieją, a większość osób nie będzie miała pytań. Natomiast jeśli modyfikujemy nasz proces, zmieniamy zakresy odpowiedzialności oraz wprowadzamy nowe role i nowe obszary, to trudno będzie to przekazać asynchronicznie w taki sposób, żeby pytań nie było.
Podobnie wygląda sprawa, gdy zbieramy informacje. Jeżeli mamy pewność, że w odpowiedzi na e-mail dostaniemy dokładnie to, o co nam chodzi, to sprawa jest załatwiona. Możemy też posłużyć się na przykład specjalnie przygotowanymi formularzami lub wytycznymi, które poprawią jakość otrzymywanych informacji. Jeżeli jednak mamy do czynienia z wieloma niuansami i zależy nam na szczegółach, to pewnie bez spotkania się nie obejdzie.
Marnowanie czasu na spotkaniach
Skoro więc dochodzimy do wniosku, że większość spotkań jest zasadna, to dlaczego na tylu z nich przeważająca większość osób albo się nudzi, albo wręcz jest zbędna?
Niestety dzieje się tak, ponieważ twórcy tych spotkań nie określają celu lub nie dobierają uczestników pod kątem tego celu. Idę o zakład, że gdybyśmy zapytali pomysłodawcę jakiegoś bezsensownego spotkania, do której ze zdefiniowanych kategorii ono należy, to ciężko byłoby nam uzyskać odpowiedź. A skoro nie wiemy „po co”, to skąd mamy wiedzieć „kto”?
Dopiero gdy znamy kategorię oraz cel naszego spotkania, i wiemy, z czym chcemy z niego wyjść, możemy dobrać listę uczestników tak, aby wszyscy faktycznie byli na nim potrzebni. To także oznacza, że czasami lepiej zorganizować jedno spotkanie z kategorii warsztat lub podejmowanie decyzji w mniejszym gronie, a potem kolejne, krótsze, na którym przekażemy informacje większej liczbie osób.
Spotkania cykliczne
Wiele spotkań cyklicznych, jak na przykład Wydarzenia Scrum, ma ściśle zdefiniowaną kategorię, cel, oczekiwany efekt i uczestników. To szczególny przykład spotkań, dla których ani cel, ani liczba uczestników się nie zmienia. Można więc powiedzieć, że w ich przypadku jesteśmy (względnie) bezpieczni.
Natomiast w ogólnym rozrachunku wiele cyklicznych spotkań mutuje i zmienia swój pierwotny cel. Co gorsza, z czasem dopraszane są na nie kolejne osoby. W efekcie krótkie spotkanie, na którym mieliśmy cyklicznie podejmować jedną decyzję, ewoluuje do dwugodzinnego kolosa, na którego zapraszanych jest kilkadziesiąt osób – jednak żadna z nich nie zna celu, bo w rzeczywistości jest to już kilka różnych spotkań pod jedną nazwą.
I tu wracam tu do porady z początku tekstu, czyli do dzielenia dużych spotkań na mniejsze. Dzięki temu będą one krótsze, bardziej konkretne, z mniejszą liczbą uczestników i o wiele bardziej skuteczne. Szczególnie, jeśli mieszamy kilka różnych kategorii w ramach jednego zaproszenia. O wiele lepiej będzie zrobić więcej spotkań…
„Jak to, jeszcze więcej spotkań?!”, zakrzykną niektórzy. Tak! Lepiej mieć więcej krótszych spotkań, z mniejszą liczbą uczestników niż szerokie spotkania „o niczym”, na których większość osób robi coś innego. Patrzmy na sumaryczną liczbę „osobogodzin”, a nie na samą tylko liczbę spotkań!
Co jeszcze w temacie spotkań?
Timebox, czyli technika wykorzystania Prawa Parkinsona na naszą korzyść, nie wziął się znikąd. To próba rozwiązania problemu poprzez narzucenie ograniczeń. Jeśli zaczniemy definiować krótki limit czasowy („timebox”), dla naszych spotkań, to siłą rzeczy będą musiały one być bardziej konkretne, z mniejszą liczbą uczestników i bardziej efektywne, bo związane z określonym celem.
O to przecież w tym wszystkim chodzi! Zachęcam więc, abyście usiedli z każdą osobą, z którą pracujecie, którą coachujecie lub która po prostu jest członkiem zespołu, i zrobili wspólnie przegląd kalendarzy. Zobaczcie, które spotkania nie mają jasno zdefiniowanego celu, które mają źle dobraną grupę uczestników, a które są po prostu za długie.
Na koniec warto przypomnieć o tym, jak organizować dobre spotkania, czyli o kozie (GOAT), a także o wspomnianych już timeboxach i o Prawie Parkinsona. Uzbrojeni w taką wiedzę, nie ma powodów dla których ktokolwiek w najbliżej okolicy miałby narzekać na marnowanie czasu na spotkaniach.
