Od bardzo dawna miałem w telefonie zapisane zdjęcie, będące ilustracją dzisiejszego tekstu. W przypływie natchnienia postanowiłem coś z nim zrobić – namierzyłem, z jakiej książki pochodzi rzeczony cytat i od ręki ją zamówiłem. A zanim do mnie dotrze, podzielę się kilkoma przemyśleniami na temat efektywnego dnia pracy.
Narzędzia i techniki zarządzania czasem
Jeszcze w 2018 roku popełniłem tekst o „Prostych listach ToDo”, inspirowanych podejściem GTD (Getting Things Done, David Allen). W skrócie: wszystkie rzeczy, które do nas wpadają albo robimy od ręki, albo ignorujemy, albo odkładamy na listę. Mniejsza o to, czy nasza lista to backlog czy ToDo. Nie ma sensu przechowywać w pamięci rzeczy, których nie będziemy robić zaraz, ani takich, które dobrze wiemy, że nie zrobimy ich nigdy.
Ten prosty system był przeze mnie rozwijany w dwóch iteracjach. Po pierwsze, najpierw powstały tygodniowe listy ToDo i backlog pomysłów. Na tych pierwszych najpierw lądowały rzeczy, które absolutnie muszą się zadziać (treningi, spotkania, podróże, szkolenia), a dopiero potem były one uzupełniane przez „bieżączkę”. Z kolei do backlogu pomysłów trafiały wszystkie rzeczy z kategorii „nie teraz” i „może kiedyś”.
Kolejnym usprawnieniem było przejście z list ToDo na… kalendarz. W kalendarzu o wiele lepiej widać, czy przypadkiem nie wrzucamy sobie za dużo na talerz. Łatwo jest zapisać kilka rzeczy na liście ToDo, ale umieścić je w kalendarzu… to już wyzwanie. I tak, aktualnie tygodniowe listy ToDo trzymam w kalendarzu – nie mam problemu z wrzuceniem zbyt dużo na jeden dzień i nie mam problemu z tym, że o czymś zapomnę.
Tu warto powiedzieć, że fakt wrzucenia treningu, nowego tekstu na bloga oraz montażu filmu na YouTube na jeden dzień wcale nie znaczy, że zostaną one wykonane dokładnie w przewidzianych oknach czasowych. Kalendarz to brudnopis będący listą ToDo, który jednak pozwala na bardziej obiektywne spojrzenie na to, ile da się zrobić.
Efektywny dzień pracy… Czyli jaki?
Co to znaczy „efektywny dzień pracy”? Taki, w którym zrobiliśmy 100% tego, co można było zrobić? A może chodzi o to, żeby zrobić 60% rzeczy, ale za to wszystkie absolutnie potrzebne i niezbędne? Ile osób, tyle odpowiedzi na to pytanie. Jedni są pracoholikami i czerpią satysfakcję z robienia tyle, ile się da. Inni wolą być efektywni, zamykając cały dzień pracy w kilku godzinach. I też będą zadowoleni, gdy to się uda.
Pamiętajmy, że ludzie są różni i nie możemy przypisywać jednej miary do wszystkich. Chodzi o to, żeby zrobić to, co chcemy zrobić w czasie, który mamy dostępny. Dla jednych będzie to jak najwięcej, dla innych – jak najmniej.
Ja stoję na stanowisku, że praca ponad miarę i wykręcanie efektywności to zło dzisiejszego świata. Pisałem o tym w tekście „Gloryfikacja zapracowania„, gdzie zwracałem uwagę na szkodliwe postrzeganie osób „efektywnych inaczej”. Ktoś, kto siedzi 12 godzin dziennie w pracy jest postrzegany jako pracowity, a nie jako ktoś, komu praca idzie słabo. Z kolei osoba wychodząca z biura po 5 godzinach jest traktowana jako leser, a nie efektywny ekspert. Moim zdaniem – sami sobie szkodzimy.
Czytelnicy naszej listy mailingowej mieli już okazję poczytać, jak to działając w pędzie i robiąc kilka rzeczy na raz udało nam się lekko wtopić. Z podobnych powodów parę rzeczy musieliśmy ostatnio robić na ASAP-ie. Tylko, że mamy absolutną świadomość, że to nie tędy droga. Nie da się działać na 110% możliwości w długim okresie. Nie bez powodu Agile Manifesto mówi o „zrównoważonym tempie”.
Mniej, czyli więcej
Wróćmy do cytatu, który stał się przyczyną dzisiejszego tekstu. Mówi on o tym, że wszystkie techniki i narzędzia optymalizacji nie zmienią jednego prostego faktu – „mamy za dużo szajsu do zrobienia”. W jakimś zakresie da się lepiej poukładać zadania i uzyskać większą efektywność, ale szybko dochodzimy do momentu, w którym jedynym sposobem na robienie więcej, jest planowanie mniej rzeczy do roboty.
W czasach mojej pracy na etacie zauważyłem, że jestem w stanie zrobić dwie rzeczy „po pracy”. Mogło to być pójście na trening, zmontowanie filmu, spotkanie ze znajomymi, pójście do kina, spacer po parku, itd. Ale z listy „dużych” rzeczy rzadko kiedy udawało mi się zrobić więcej niż dwie. Po jakimś czasie po prostu przestałem więcej planować. Jak się uda – to super, ale nie mogą to być zobowiązania. Jak wstanę na trening rano (co było – i jest – rzadkością), to zyskuję jeden „slot” wieczorny.
Czas nie jest z gumy, a my nie możemy pracować ponad miarę, ani nie jesteśmy robotami. Nigdy nie osiągniemy 100% efektywności w długim terminie. Jeżeli faktycznie chcemy kończyć, a nie tylko nieustannie robić, to mniej rzeczy do roboty to jedyna sensowna opcja (patrz: „Przestań zaczynać, zacznij kończyć„). Niby oczywiste, ale dlaczego tego nie robimy?
Odpowiedzi będzie tyle, ile osób – niektórzy kierują się chęcią zysku, inni niezdrowo zrozumianą ambicją. Są i tacy, którzy będą twierdzić, że odpowiada im taki sposób pracy… do czasu problemów zdrowotnych. Niezależnie od powodów, warto spojrzeć w lustro i odpowiedzieć sobie samemu na pytanie „Czy na pewno chcę tak działać?” Jeśli tak – szukajmy sposobów, żeby to robić efektywnie. Jeśli nie – szukajmy sposobów, żeby to zmienić.
Jeśli chodzi o wspomnianą dzisiaj książkę, to mowa o ” It Doesn’t Have to Be Crazy at Work” autorstwa założycieli 37signals – firmy, z której rozwiązań miałem okazję korzystać kilkanaście lat temu. Już wtedy czułem, że ich podejście zarówno do pracy jak i do tworzenia oprogramowania ma w sobie to coś. Nie spodziewam się wyczytać wielkich rewelacji, ale jeśli tak się stanie – na pewno się z Wami podzielę.
