Kto jeszcze używa listy ToDo? Goniąc za nowinkami, technikami i metodykami zwinnymi bardzo łatwo zapędzić się i zapomnieć o rzeczach prostych, ale efektywnych.
Skomplikowane rozwiązania, dedykowane aplikacje i całe metodyki mają swoje zastosowania i bardzo często przewyższają prostsze rozwiązania pod każdym względem. Z drugiej jednak strony nie zawsze warto strzelać do muchy z armaty.
Getting Things Done (GTD)
Getting Things Done to popularna metoda zarządzania czasem opublikowana w 2001 roku przez Davida Allena. Dla przypomnienia: to ten sam rok, w którym powstało Agile Manifesto i kilka lat po opracowaniu pierwszej wersji Scruma.
Wielką zaletą i poniekąd przyczyną, dla której GTD zyskało taką popularność jest prostota i efektywność, której Getting Things Done nie można odmówić.
„Much of the stress that people feel doesn’t come from having too much to do. It comes from not finishing what they’ve started.” – David Allen
W telegraficznym skrócie – autor Getting Things Done proponuje, żeby każda rzecz, która zaprząta nam głowę została jak najszybciej zrobiona, zignorowana albo zaplanowana. Jeśli coś jest tylko pomysłem lub problemem, z którym nic nie możemy zrobić – zapiszmy go i odłóżmy go na później lub wyrzućmy do śmieci. Jeżeli zaś musimy coś zrobić, ale zajmie nam to mniej niż dwie minuty – zróbmy to od ręki.
Już te dwie czynności pozwalają nam zapanować nad chaosem. Dodajmy do tego obsługę rzeczy, które muszą zostać wykonane w określonym momencie (planując je w kalendarzu), te, które delegujemy i te, które sekwencyjnie planujemy do wykonania (umieszczając je na listach ToDo) i otrzymamy GTD w pigułce.
Nasza ułomna pamięć
Oczywiście całe GTD zawiera o wiele więcej pomysłów i technik pozwalających na zapanowanie nad zalewającymi nas zadaniami, ale najważniejsza przesłanka brzmi: jeżeli możesz coś zrobić, to zrób to od ręki, a jeśli nie – deleguj, zaplanuj albo umieść na odpowiedniej liście. No i przede wszystkim nie próbuj wszystkiego zapamiętać.
„Your mind is for having ideas, not holding them.” – David Allen
Czasami wydaje nam się, że mamy coś na czubku języka, że zaraz sobie przypomnimy słowo, którego zapomnieliśmy. Niestety, bardzo często zostajemy z tym wrażeniem i nie udaje nam się odnaleźć zguby w zakamarkach naszego umysłu.
Podobnie sytuacja się ma z zapamiętywaniem rzeczy do zrobienia czy świetnych pomysłów na film, tweeta, czy wpis na blogu. Jeżeli nie przelejemy naszej myśli na papier, to bardzo szybko i bezpowrotnie opuści ona naszą głowę.
Możemy, co prawda, z powodzeniem stosować mnemotechniki, żeby zmusić nasz umysł do pamiętania tego, czego pamiętać nie przywykł. Jest to jednak dodatkowa (i niepotrzebna) praca. O wiele łatwiej jest coś po prostu zapisać. Zwłaszcza, że jak pokazują badania, zapisane rzeczy pamiętamy lepiej, chociaż paradoksalnie po przelaniu ich na kartkę wcale pamiętać ich nie musimy.
Lista ToDo
Lata temu zauważyłem, że kładąc się spać mam tendencję do rozmyślania o tym, co będę robił następnego dnia. Co więcej, próby zapamiętania zadań pojawiających się w mojej głowie nie tylko powodowały gorszą jakość snu, ale i często kończyły się porażką. Rano nie miałem zielonego pojęcia, czym było te ważne zadanie, o którym tak rozmyślałem.
Wszystkie te problemy rozwiązała jedna prosta zmiana. Zamiast próbować zapamiętać plan następnego dnia, po prostu zacząłem go zapisywać. Każda myśl, która wpadała do głowy była przelewana na papier. Dzięki temu przestałem się przejmować, że o czymś zapomnę, a mój umysł odwdzięczył mi się oferując spokojny sen w zamian za zmniejszone obciążenie szarych komórek odpowiedzialnych za pamięć.
Ten system nie był jednak idealny. Czasami pojawiały się rzeczy, które były ważne, ale nie dało się ich zrealizować następnego dnia. Powstały więc kolejne listy ToDo, przeznaczone na następnych kilka dni. Razem pomagały one utrzymać w ryzach cały tydzień. Wędrowały na nie zarówno wydarzenia cykliczne (jak np. wizyty na siłowni), jak i jednorazowe. Zawsze jednak były to proste zadania do wykonania („to do”).
Ostatnim krokiem było utworzenie osobnej, elektronicznej listy ToDo, do której wędrowały wszystkie rzeczy o horyzoncie czasowym dalszym niż tydzień. Można powiedzieć, że był to swego rodzaju Product Backlog, z którego przynajmniej raz w tygodniu wyciągałem elementy i układałem je na dziennych listach ToDo, tworząc plan ramowy.
System ten funkcjonuje u mnie do dziś, a ja nauczyłem się, że wszystkie myśli, do których chciałbym kiedykolwiek wrócić muszą zostać jak najszybciej zapisane, bo inaczej na pewno o nich zapomnę. Nie ma co się oszukiwać, że jakikolwiek pomysł jest aż tak dobry, że „na pewno go zapamiętam”.
Agile’owe ToDo
Wszystko, co tylko kiedykolwiek może być realizowane w ramach projektu prowadzonego metodyką Scrum powinno wędrować do Product Backlogu. Kiedy? Zgodnie z tym, co zostało powiedziane powyżej – jak najszybciej, bo inaczej jest ogromna szansa, że o tym zapomnimy. Backlog to nasza długoterminowa lista ToDo.
Jeśli zaś chodzi o inne wykorzystanie list todo, to nikt przecież nie mówi, że nie możemy łączyć technik zwinnych i prostych rozwiązań zarządzania pracą lub czasem. Funkcjonują przecież takie twory jak Scrumban (używanie kanban boarda w połączeniu ze scrumową iteracyjnością), a i sam Scrum nie narzuca w żaden sposób podejścia do wizualizacji czy przepływu zadań w ramach jednego Sprintu.
Nie tylko nie jest zabronione, ale wręcz pożądane jest, żeby zespoły wybierały te techniki i metody, które najlepiej wspierają ich pracę. Ponieważ zespoły są samoorganizujące się, to mają pełną dowolność w wyborze środka do osiągnięcia celu.
Gdy sam byłem członkiem zespołu scrumowego to utrzymywałem osobny zestaw list todo w domu i w pracy. Tak jak opisywałem to wcześniej – miałem listy dzienne, tygodniowe (sprintowe) oraz długoterminowe. Dokonywałem ich przeglądu każdego ranka, a na koniec dnia uzupełniałem o rzeczy, o których mógłbym zapomnieć. No i oczywiście wszystkie dobre pomysły notowałem zanim mi umknęły.
W dalszym ciągu był to Scrum. I to jak efektywny!
Jeśli jesteś Scrum Masterem i zaciekawiły cię techniki zarządzania czasem, to jeszcze więcej prezentujemy ich na warsztatach Scrum Master Sessions. Daj znam znać, a zorganizujemy je dla twojej firmy!
