Planowanie Długoterminowe

W tym roku plany wakacyjne eksplodowały zasadniczo każdemu, kto nie miał zamiaru spędzić cieplejszych miesięcy w domu. Ale to przecież sytuacja wyjątkowa, prawda? Bo zwykle, jeżeli chodzi o nasze plany wszystko idzie zgodnie z nimi, nieprawdaż?

 

Historie z życia wzięte…

Ileż to razy tworzyliśmy szczegółowe plany, które nie wytrzymywały zderzenia z brutalną rzeczywistością. I już tu nawet nie wspominam o Czarnych Łabędziach jak ten nieszczęsny Covid-19. Po prostu bardzo często okazuje się, że “sytuacja zmienia się dynamicznie” i trzeba się jednak przeorganizować.

Dawno temu mieliśmy okazję obserwować z boku pewien szczegółowy proces planowania harmonogramu prac z kilkoma klientami. Próby zgrania wszystkich na raz były karkołomne i trwały bardzo długo, ale zakończyły się sukcesem. Krótkotrwałym. Kolejne dni przynosiły kolejne przesunięcia i koniec końców okazało się, że zmarnowano dziesiątki godzin, próbując ułożyć ciągle zmieniające się puzzle. Nic nie odbyło się w pierwotnie uzgadnianych terminach.

Zamiast tego o wiele lepiej byłoby zaplanować tylko ten najbliższy tydzień, gdzie już absolutnie niezbędne było zarezerwowanie dostępności osób koniecznych do realizowania poszczególnych etapów. Jasne, musimy wiedzieć, że nie obiecujemy rzeczy niemożliwych, ale planowanie czyjejkolwiek dostępności na miesiące w przód jest daremne.

Jako #białko często układamy harmonogramy i agendy do szkoleń. I za każdym razem, gdy wykonujemy takie ćwiczenie wiemy, że niczego nie możemy być pewni. Ponieważ najważniejsze jest dla nas zadowolenie klienta, to zawsze liczymy się z tym, że trzeba to będzie przebudować.

Póki termin jest odległy, to nawet jeśli planujemy, że jednego dnia jesteśmy w Szczecinie, a drugiego w Krakowie, to nie mamy zamiaru się tym przejmować, zanim takie ryzyko się nie zmaterializuje. Jest ogromna szansa, że to się i tak zmieni. A jeśli nie? No cóż, jakoś sobie poradzimy.

I tu nie chodzi o to, że zachęcamy do pójścia na żywioł albo wychodzenia z założenia, że “jakoś to będzie”. Chociaż…

 

“Jakoś to będzie” wystarczy

Wróćmy do przywołanych we wstępie wakacji. “Jakoś to będzie” sprawdzi się w przypadku takich niuansów jak “co my w ogóle będziemy na miejscu robić”. Średnio zaś polecałbym takie podejście w przypadku noclegu czy dojazdu. Z drugiej jednak strony, jeżeli planujemy na za pół roku wyprawę na drugi koniec świata, to czy faktycznie już teraz powinniśmy się dzisiaj przejmować zbędnymi detalami?

I tu wracamy do horyzontów czasowych. Głupotą jest pominięcie etapu planowania w przypadku dojazdu na lotnisko, jeżeli odlatujemy jutro. Tak samo dobrze byłoby wiedzieć, po co w ogóle się gdzieś wybieramy i na jakie atrakcje możemy liczyć. Wiele osób nie ruszy się też z domu bez rezerwacji miejsca noclegowego, a innym wystarczą bilety lotnicze.

Ale już na pewno nikt nie planuje, co będzie jadł którego dnia i gdzie. O ile, oczywiście, wizyta w tej konkretnej restauracji nie jest na liście naszych atrakcji. Czyli – planujemy te rzeczy, które są a) istotne b) nieuchronne.

“Jakoś to będzie, bo jeszcze nigdy tak nie było, żeby jakoś nie było.” – Jaroslav Hašek

Zawsze znajdą się rzeczy skrajnie ważne, które musimy zaplanować i są takie, gdzie wystarczy się upewnić, że nie popełniamy kardynalnych błędów. Nie chcemy usłyszeć od nikogo “a nie mówiłem” ani być oskarżani o rażące niedbalstwo. Podobnie jeśli myślimy o czymś co będzie się działo dziś bądź w przyszłym tygodniu.

Zawsze musimy mieć jakiś obraz całości oraz zaplanowane kluczowe elementy. W podejściu zwinnym mówimy o backlogu i kamieniach milowych. Czasami dodajemy do tego planowanie wydania. Musimy też wiedzieć, co będziemy robić za chwilę. Ile do przodu? Na tyle, na ile potrafimy się zaplanować. Jeśli nasze plany nigdy nie przeżywają dłużej niż dwóch tygodni, to robienie półrocznego harmonogramu jest doskonałym sposobem na marnowanie czasu.

A jeżeli plany nie wytrzymują nawet spotkania z weekendem…

 

Chaos kontra agile

Powiedzmy to sobie jeszcze raz, tak jasno jak tylko potrafimy: agile to nie jest chaos. To nie znaczy “na pewno wszystko będzie się zmieniać, więc nic nie planujmy” ani “my nie mamy planu, bo to projekt agile’owy”. Tak samo jak skończyliśmy z nazywaniem wydarzeń Scrumceremoniami“, tak samo przestańmy nazywać chaos zwinnością.

Planujmy, ale zgodnie ze zdrowym rozsądkiem – to co ma sens i co jest niezmienne. Podejście zwinne mówi o tym, że im dalszy horyzont, tym mniej możemy być pewni tego, co się zadzieje. A to z kolei znaczy, że nasze plany powinny uwzględniać potencjalne zmiany. Zarówno te spodziewane, jak i nie. Żeby osiągnąć to drugie, nie możemy planować się “pod korek”. Zależy nam przecież na terminach.

Co więcej – nasze plany, jakiekolwiek by nie były, muszą dawać nam szanse na zmianę kierunku na bardziej opłacalny. Mówiliśmy o tym, co właściwie znaczy “gotowość na zmiany wymagań” na naszym kanale na YouTube. Gorąco polecamy ten film, bo walczy on z kolejnymi powszechnymi nieporozumieniami dotyczącymi agile.

A między innymi po to by wyjaśniać piszemy naszego zwinnego bloga. Bo wiadomo też, że dzięki popularności tworzonych przez nas materiałów zyskujemy klientów na nasze szkolenia Scrum i agile oraz wsparcie organizowania i transformacji zwinnych organizacji. Ale teraz to już zupełnie zboczyliśmy z tematu dzisiejszego odcinka.

Tomasz Dzierżek

17 lat doświadczenia w IT, 9 lat doświadczenia w Scrum, PSM I-III, Scrum Master zespołów zwinnych, analityk IT, trener Scrum

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Reply: