Jak mogliśmy pominąć w naszych dotychczasowych rozważaniach na tym blogu Cykl Deminga, bardzo często kryjący się pod akronimem PDCA? Jest to solidne niedopatrzenie, ale na szczęście utrzymujemy pokaźny backlog interesujących nas tematów. Nadeszła więc i pora na Cykl Deminga.
PDCA – popularny Cykl Deminga
Cykl Deminga, czyli PDCA, był już przez nas wspominany między innymi przy okazji tekstów o Cynefin framework i Agile Mindset. Nie da się ukryć, że jako przepis na doskonalenie procesów, Cykl Deminga łączy się z tymi tematami. Można nawet powiedzieć, że jest to prekursor zwinnego podejścia.
PDCA to prosty, iteracyjny przepis na ciągłe doskonalenie procesów i produktów.
W każdej iteracji Planujemy (faza Plan) eksperyment bądź udoskonalenie i notujemy, jakich rezultatów się spodziewamy. W fazie Wykonania (Do) następuje realizacja procesu bądź produkcja wraz z uwzględnieniem usprawnień.
Trzeci krok PDCA to Sprawdź (Check), gdzie analizujemy dane zebrane w fazie Wykonania. Weryfikujemy czy proponowane usprawnienia coś dały, a także czy faktycznie zostały zastosowane. Zabezpiecza nas to przed sytuacją, w której co prawda zaplanowaliśmy zmiany, ale wszyscy o nich zapomnieli.
Ostatni krok to Działaj (Act). Na podstawie analizy jednego, bądź kilku przebiegów Cyklu Deminga jesteśmy w stanie wskazać najlepsze usprawnienia. Modyfikujemy więc proces bazowy tak, żeby je uwzględniał. Jeżeli mamy za mało danych, kontynuujemy eksperymenty w następnej iteracji.
Empiryczny Cykl Deminga
Jak mówi chociażby Cynefin Framework, w przypadku braku determinizmu nie jesteśmy w stanie przewidzieć rezultatów naszych akcji. Musimy je sprawdzić w praktyce, czyli musimy popracować w zmienionym procesie bądź wyprodukować zmodyfikowane produkty.
Nawet, jeżeli wydaje nam się, że zmiany zaszkodzą bądź w najlepszym przypadku nic nie dadzą, to nie możemy w pełni zaufać naszej intuicji. Dopiero rezultaty powiedzą nam czy mieliśmy rację.
W przypadku zmian w produktach, dopiero klienci powiedzą nam czy warto kontynuować tę drogę, czy może trzeba obrać inną. Takie podejście to nic innego jak empiryzm.
PDCA czy PDSA
Historia PDCA sięga roku 1959, ale podejście te zostało spopularyzowane przez Williama Edwardsa Deminga i to z nim jest najczęściej kojarzone. Deming duży nacisk kładł na analizę rezultatów, która powinna następować w kroku trzecim. Z czasem zmienił nazwę tego kroku z Check na Study, żeby lepiej odzwierciedlić jego cel.
Tak więc PDCA stało się PDSA, ale nie zmieniło to zupełnie charakteru tego podejścia. Słowo „Sprawdź” sugeruje kontrolę i weryfikację czy wszystko przebiegło zgodnie z planem. Narażamy się wtedy między innymi na efekt potwierdzenia, bo dopasowujemy dane do z góry założonej tezy. Z kolei „Zbadaj” mówi nam, że mamy do czynienia z niewiadomą i powinniśmy pozbyć się wszystkich uprzedzeń.
Niezależnie od tego czy Cykl Deminga nazwiemy PDCA czy PDSA, większość osób związanych z zarządzaniem bądź metodykami zwinnymi będzie wiedziała, o co chodzi. Dzięki iteracyjnemu podejściu i ciągłemu doskonaleniu, jest to najprostsza i najbardziej popularna zwinna metoda.
Zwinny Cykl Deminga
Siłą tego podejścia jest prostota, iteracyjność, drobne eksperymenty oraz gotowość zarówno na zmiany, jak i na nieuniknione porażki. Wszystko to składa się na zwinność.
Założenie, że ciągle znajdziemy coś do usprawniania jest słuszne. Nie zawsze będzie to warte naszego zaangażowania i ryzykowania negatywnych reakcji na zmiany, ale jeśli chcemy – możemy się udoskonalać w nieskończoność. Pamiętajmy, że Scrum działa podobnie.
Na spotkaniu Sprint Retrospective decydujemy o wdrażaniu kolejnych usprawnień do procesu scrumowego. Decyzje podejmujemy na podstawie tego, co się wydarzyło w ostatniej iteracji. Cykl Deminga, w odróżnieniu od Scruma, z góry zakłada jakie usprawnienia będziemy testować w kolejnym cyklu.
Można powiedzieć, że PDCA planuje usprawnienia, a Scrum ich wyczekuje.
W obu przypadkach mamy tę samą sugestię – wprowadzajmy zmiany stopniowo. Niech będzie ich mało i niech będą niewielkie. Jeśli nagle wprowadzimy 20 dużych usprawnień, to nie tylko nie będziemy wiedzieli, które zadziałały na plus, a które na minus. Prawdopodobnie w ogóle nie będziemy w stanie znaleźć ciągów przyczynowo-skutkowych.
Cykl Deminga znalazł zastosowanie w wielu dziedzinach i pomimo solidnego już wieku, wciąż ma się dobrze. Nie ma więc żadnych przeciwwskazań, żeby stosować go wszędzie tam, gdzie iteracyjnie chcemy usprawnić procesy bądź produkty. Nawet, jeżeli obudujemy go dodatkowymi zasadami i nazwiemy metodyką agile.
