Czasami film na YouTube to za mało. Tak też czuję po zmontowaniu i obejrzeniu „Co zrobić, gdy czas przecieka przez palce?”. Mam wrażenie, że metodyki agile mają odpowiedź na ten problem i nie tylko. Tak naprawdę, wszystko jest raczej oczywiste.
20% Agile Mindsetu
Zacznijmy od genezy powstania zamieszczonego poniżej filmu. Wraz z Łukaszem zastanawialiśmy się, dlaczego nasze sesje nagraniowe trwają o wiele dłużej niż powstający w ich ramach materiał. Z jednej strony wiadomo, że nagranie 5 czy 10 minut gotowego klipu zajmie 20 czy 30 minut. Ale dlaczego zwykle trwa to 2 godziny?
W naszym przypadku nie było żadnej tajemnicy. Jak już wspominaliśmy przy okazji przepisu na dobrą organizację pracy (by #białko), nasze sesje nagraniowe wykorzystujemy także jako spotkania biznesowe i planistyczne. Za nagrywanie zabieramy się po kawie i dłuższej rozmowie.
Jeśli uwzględnimy też czas potrzebny na rozstawienie sprzętu i zgranie plików, to śmiało można powiedzieć, że samo nagrywanie zajmuje nam jakieś 20% czasu. Brzmi znajomo?
Zasada Pareto towarzyszy nam wszędzie. Jeżeli mamy jakikolwiek problem związany z policzalnymi rzeczami, to prawdopodobnie zaledwie mała ich część będzie odpowiedzialna za większość kłopotów. Problem jest tylko jeden – jak zidentyfikować te przysłowiowe „20%”?
„To measure is to know.” – Lord Kelvin
Dopiero gdy zaczniemy coś mierzyć, możemy zauważyć zależności i prawdziwy obraz sytuacji. Wcześniej co najwyżej może „nam się wydawać”, ale sama liczba błędów poznawczych sugeruje, że nie jest to dobre rozwiązanie.
Z drugiej strony, wystarczy przywołać Paradoks Simpsona, żeby rzucić cień wątpliwości także na statystyki. Nie ma co jednak ukrywać, że twarde dane powiedzą nam dużo więcej niż intuicja.
Mierz, aby wiedzieć (i działać)
Zarówno nasz agile mindset, jak i cytowany w tym tekście Lord Kelvin, podpowiadają nam podobne rozwiązania we wszystkich aspektach naszego życia. Jeśli chcemy nad czymś zapanować, po pierwsze musimy być świadomi tego, z czym naprawdę mamy do czynienia.
„If you can not measure it, you can not improve it.” – Lord Kelvin
Nie ma szans na optymalizację żadnego wskaźnika, o ile go nie mierzymy. Co więcej, takie pomiary muszą być jak najbardziej obiektywne. Niestety, sam fakt pomiaru wpływa na obiekt mierzony. Świadomość, że coś jest wykorzystywane do statystyk automatycznie powoduje nienaturalne zachowania u ludzi. Szczególnie, jeśli im wyraźnie obiecasz, że nie będziesz tego wykorzystywał w ocenach i podwyżkach.
Warto tu przypomnieć ostrzeżenie, które po raz pierwszy pojawiło się przy okazji tekstu o Velocity. Unikajmy zajmowania się miarami pochodnymi albo takimi, które nie mają największego znaczenia dla naszej działalności. Liczba zgłoszonych błędów na pewno jest istotna, ale o wiele ważniejsza będzie np. liczba anulowanych subskrypcji naszych usług.
Liczbą zgłoszonych błędów można bardzo łatwo manipulować, szczególnie jeżeli zaczniemy ludzi premiować za ograniczanie tego wskaźnika. Powinniśmy się liczyć z tym, że część problemów będzie wtedy załatwiana „pod stołem” i nigdy nie trafi do oficjalnych raportów. A przecież nie o to chodzi!
Gdyby nam naprawdę zależało na ograniczeniu błędów do zera, to możemy zlikwidować możliwość ich zgłaszania albo pozbyć się wszystkich klientów. Absurd? Oczywiście. Ale czym innym niż absurdem jest wymaganie od ludzi np. 100% pokrycia kodu testami jednostkowymi? W większości przypadków takie testy nie będą sprawdzały nic, a tylko służyły śrubowaniu statystyk.
Zajmijmy się więc rzeczami najbardziej istotnymi.
Czas, pieniądze i inne dobra
Wracając do naszego pierwotnego problemu – jak poradzić sobie z niedostatkiem zasobów? Bardzo prosto – zacznijmy mierzyć ich stan i szczegółowo notować wszystkie, nawet najmniejsze zmiany. Jeżeli chodzi o pieniądze, będą to nasze zarobki i wydatki. Jeżeli chodzi o czas, cóż, każdy ma go tyle samo, więc wystarczy notować na co go zużywamy.
Najczęstsze pułapki to omijanie rzeczy pozornie nieistotnych. Jeżeli już podjęliśmy się notowania, to bądźmy skrupulatni i notujmy np. wydatki na kawę. Mówi o tym między innymi Latte Effect.
I chociaż nie do końca zgadzam się z wnioskami autora tej obserwacji, to na pewno te kilkanaście-kilkadziesiąt złotych dziennie może stanowić poważną dziurę w budżecie. Przy czym, oczywiście, nie chodzi tutaj o to by sobie tej kawy odmawiać, ale aby być świadomym.
Tak samo zapisując czas rozpoczęcia i zakończenia czynności, mamy dużą szansę zauważyć, że wcale nie jesteśmy mało wydajni, ale zbyt długo zabieramy się do działania. Zadanie przewidziane na godzinę zwykle zajmie godzinę (patrz: Prawo Parkinsona), ale być może dwie godziny spędzimy na klasycznej prokrastynacji.
Może się też okazać, co niestety jest częstym problemem, że zbyt dużo czasu poświęcamy na sen. Każdy z nas dostaje 24 godziny dziennie, ale spędzanie dwóch z nich na wstawaniu z łóżka to gruba przesada. Ale znów – nie dowiemy się o tym, jeżeli faktycznie nie zaczniemy tego zapisywać.
Mierzenie czasu dla samego mierzenia czasu albo raportowania czy premiowania nie ma sensu. Timesheety to nadal zło. Ale jeśli masz wyższy cel, jeżeli chcesz się dowiedzieć gdzie tracisz cenne minuty albo i godziny, zacznij prowadzić notatki. Nie dla swojego przełożonego, ale dla siebie bądź dla swojego zespołu.
Bo gwarantuję, że nie masz żadnych szans na poprawienie sytuacji z danym zasobem, jeśli nie wiesz co się z nim dzieje.
