Dziś, w pierwszy dzień października, kończymy wrzesień okrzyknięty przez nas miesiącem Kanban. Bohaterem tekstu jest bottleneck, czyli wąskie gardło – sposób na szybką optymalizację naszej pracy.
Kanban: od początku
Zacznijmy jednak od początku. Po dobrze przyjętych tekstach Kanban: początek i Kanban w tworzeniu oprogramowania wiemy już, że Kanban to nie tylko tablica. Kanban pomaga nam optymalizować procesy. Pisząc wcześniej o optymalizacji celowo nie wspomniałem, w jaki sposób ona następuje, ani jak i co analizować, aby faktycznie znaleźć miejsca wymagające naszej szczególnej atencji.
Czas te braki nadrobić.
Tablica Kanban wraz ze znajdującymi się na niej kartkami (w dowolnym formacie) jest jednym z polecanych narzędzi wizualizacji naszej pracy. Czytając tablicę możemy dojść do wielu ciekawych wniosków. „Na testerze Adamie 'wisi’ 10 zadań” albo „Programista Karol pracuje nad tym zagadnieniem 4 dni”. Te i inne informacje płyną do nas, gdy patrzymy na tablicę i analizujemy dane, które się na niej znajdują. Skarbnica wiedzy.
Skoro wiemy, jakich danych na tablicy szukać, w jaki sposób możemy optymalizować proces? Właśnie poprzez analizę wąskich gardeł.
Boottleneck, czyli wąskie gardło
Wąskie gardła to te wszystkie miejsca naszego procesu wytwórczego, w którym następuje spiętrzenie zadań. Mówiąc inaczej, analizując dane na tablicy Kanban możemy zauważyć, że tester Adam ma przypisanych 10 zadań, w postaci testów do wykonania, a jest przecież sam. Czy wydaje się to być optymalne? Czy nie narażamy się na problem wielozadaniowości (ang. multitasking), który jest dla nas tak kosztowny? Analizując te dane „na sucho” przekonamy się, że tak właśnie jest.
Patrząc na tablicę wyłapiemy również inne „wyzwania”. Zadanie długo wisi na programiście X, może potrzebuje pomocy czy wsparcia. Wszystkie zadania znajdują się w stanie „in progress” i się nie kończą? Jednym z możliwych problemów może być niewystarczająca wiedza w przedmiocie tworzonego produktu. Programiści nie mają co robić? Może zdefiniowaliśmy zbyt mały limit pracy w toku (ang. Work in Progress). Takich wniosków możemy wyciągnąć wiele.
To jest właśnie siła Kanbana i powód, dla którego metodyka ta jest tak praktyczna.
Kaizen the Bottleneck
Czas zabrać się do działania. Pora na Kaizen, a więc stopniowe doskonalenie zidentyfikowanych wąskich gardeł. Nie wszystkie uda się poprawić w samym zespole, nie wszystkie też będą łatwe do poprawy z punktu widzenia organizacji naszej pracy. Ważne, abyśmy podjęli działania i stopniowo doskonalili nasz proces.
Naszym celem powinno być wyeliminowanie wszystkich wąskich gardeł, ale podobnie jak w wielu innych przypadkach również i w tym czeka na nas pułapka. Jest nią wzajemne powiązanie poszczególnych elementów procesu.
Zidentyfikowanie 10 zadań na testerze Adamie może dać nam prosty przekaz – Adam ma za dużo pracy, trzeba mu pomóc. Organizacji w tej sytuacji może zdecydować się na zatrudnienie drugiego specjalisty zajmującego się zapewnieniem jakości. Co to spowoduje? Na krótką metę spadek produktywności Adama (musi pomóc nowemu pracownikowi), może więc to spowodować jeszcze większe spiętrzenie zadań. Może się też okazać, że Adam poczuje się niedowartościowany („ja sobie nie radzę?”) co negatywnie odbije się na jego produktywności. Może też być tak, że nowo przybyły pracownik jest „wymiataczem” i nagle wąskie gardło w tym miejscu zniknie. Podejmiemy więc decyzję o zwiększeniu produkcji co może skutkować wypaleniem programistów. Mógłbym tak mówić i mówić…
Holizm
Patrzmy holistycznie. Analizując procesy nie możemy skupiać się jedynie na ich wycinku, usuwając bottleneck, czyli wąskie gardło nie możemy patrzeć tylko na jeden, konkretny fragment naszego procesu. Wszystkie jego elementy są wzajemnie ze sobą powiązane. Zmiana w jednym miejscu na pewno odbije się w sposób negatywny lub (co bardziej oczekiwane) pozytywny w innym. Ważne jednak, abyśmy nigdy nie zaprzestali jego analizy i ciągłego doskonalenia.
Może być to zabawa bez końca. Nic nie jest stałe, ludzie przychodzą i odchodzą a problemy pojawiają się i znikają. Zmiany, zmiany, zmiany. To prawda, tym bardziej powinniśmy skupić się na tym, co powinno nas interesować najbardziej. Optymalny proces, a w przypadku zauważenia miejsc do jego usprawnienia – jego poprawa. Może być też tak, że zauważymy pozytywny aspekt przepływu produktu i będziemy chcieli go podtrzymać lub wprowadzić w inne miejsce procesu (np. do innego Zespołu). Również i w tym celu analizujemy tablicę Kanban.
Na pewno o wąskich gardłach, wdzięcznie zwanych bottlenecks, nagramy film. Nosimy się z tym zamiarem już 2 lata. Jest takie piękne miejsce w Warszawie, w którym wąskie gardło widoczne jest jak na dłoni. Stay tuned, mam nadzieję, że uda się nagrać ten film jeszcze w tym roku.
I na koniec, kończący się wrzesień nie oznacza, że nie napiszemy już nic o Kanbanie lub innych technikach z nim powiązanych. Jeśli macie konkretne potrzeby, chcielibyście, żebyśmy o czymś napisali – dajcie znać w komentarzach. Zrobimy co w naszej mocy.
