Równoległa praca w wielu projektach to wyzwanie, któremu czoła stawić musi coraz więcej firm. Czy zwinne podeście może nam w tym pomóc? I co to w ogóle znaczy „za dużo projektów”?
Mamy za dużo projektów!
Taka sytuacja zdarzyć się może dosłownie wszędzie. Posiadamy zgrany zespół – grupę ludzi, którzy odpowiedzialni są za dostarczanie rozwiązań. Prócz nich mamy jednak jeden, duży problem – za mało ludzi, za dużo projektów!
„Za dużo pracy”, bo tak sparafrazować można by powyższą sytuację, to faktycznie problem dotykający coraz więcej firm. Każdy z nas zna tę sytuację lub słyszał ją z opowieści znajomych. Z jednej strony ograniczają nas dostępność zasobów (w „normalnym” języku – ludzi). Z drugiej zaś każda firma dąży do rozszerzania swoich wpływów czy generowania coraz większych przychodów. I nie ma w tym nic dziwnego.
Co zrobić jednak, jeśli Ci sami ludzie mają zajmować się wieloma projektami jednocześnie? Co zrobić, żeby powstrzymać ich przed wypaleniem i zmianą pracodawcy?
Grubo ponad tok temu, w zimowej scenerii Stadionu Narodowego nagraliśmy film o multitaskingu. Obalamy w nim mit (popierając to wynikami badań), że człowiek potrafi zajmować się wieloma rzeczami w tej samej chwili bez uszczerbku dla ilości posiadanego czasu i jakości Jeśli musisz przełączyć się pomiędzy zadaniami musisz zdawać sobie sprawę, że będzie to kosztowało.
Im więcej rzeczy robisz w tym samym czasie tym będzie to droższe!
Ale przecież wszyscy tak pracują
„Wszyscy tak robią”, to żadna wymówka, jeżeli robią źle. Dzisiejszy świat jest zwariowany. To, co dziś wydawało się, że jest absolutnie pewne jutro okazuje się, że nie ma racji bytu. Zmiany, zmiany, zmiany. Musimy się do tego przystosować.
Inną sprawą jest fakt, że jeśli wszyscy tak pracują nie oznacza to, że musimy działać dokładnie tak samo. Możemy zrobić coś lepiej, empirycznie przekonać się, że pracując inaczej osiągniemy lepsze wyniki. W końcu każda organizacja jest w jakiś sposób inna.
W wydaniu A.D 2016 Scrum Guide pojawiły się, nie zapisane wcześniej, wartości Scrum. Jedną z nich jest skupienie (ang. Focus). Jest to kolejny raz, kiedy uświadamiam sobie, że wartości te nie są przejawem amerykańskiego sposobu bycia, a podkreślają to, czym powinna cechować się nasza praca. Skupienie, to jedno słowo, to właśnie coś, co jest rozwiązaniem, a przynajmniej próbą rozwiązania problemu, który stał się podstawą do napisania dzisiejszego wpisu.
Ale jak zapewnić sobie to skupienie w sytuacji, w której mój Project Manager przychodzi o prosi mnie o wykonanie coraz to nowych czynności? I to w tym samym czasie, w którym wykonuje już inne, również zlecone przez niego! Czytając naszego bloga powinniście znać odpowiedź na to pytanie.
Role, artefakty, wydarzenia
Mówimy oczywiście o frameworku Scrum. A może inaczej, o jego właściwym wykorzystaniu, o wykorzystaniu zgodnie z założeniami. Odpowiedzią na pytanie „Jak pracować równolegle w wielu projektach” jest wykorzystanie tego, co już posiadamy. Wiem, że na Waszych ustach pojawił się teraz uśmiech. „Że niby Scrum ma być lekiem na całe zło?”
Akurat w tym przypadku tak jest. Zachowanie wypisanych powyżej ról, artefaktów i wydarzeń pozwoli ujarzmić natłok projektów. Jeśli jesteście w tej kiepskiej sytuacji, że zwinność w waszej firmie istnieje tylko z nazwy, zawracajcie szybko z obranej drogi. Ona prowadzi donikąd!
Sytuacja z życia wzięta: nie macie pojęcia, co w danej chwili jest najważniejsze? Dokonajcie inspekcji Backlogu Produktu uporządkowanego według najbardziej istotnych wymagań, aby dowiedzieć się co jest najważniejsze w realizowanym przez Ciebie projekcie. Pracujecie w więcej niż jednym zespole? Może trzeba zastanowić się nad połączeniem backlogów i planowaniem jego realizacji w kliku zespołach. Skalowanie Scrum nie wzięło się znikąd. To da się zrobić i to działa!
Stosując powyższe rozwiązania unikamy pułapki przełączania się pomiędzy zadaniami, a więc tzw. waste’u. W iteracyjnym podejściu przez zadany, stały okres czasu skupiamy się nad wybranymi przez nas na planowaniu, znajdującymi się w Sprincie zagadnieniami. I nad niczym innym.
Czynniki różne
Stosując scrumowe podejście jesteśmy w stanie pracować równocześnie na kilku projektach, przy odpowiedniej organizacji tej pracy. Wymaga to oczywiście transformacji firmy, zmiany sposobu w jaki pracujemy. Nie oszukujmy się, nie będzie to łatwe, będziemy musieli poświęcić czas i środki, ale one zwrócą się nam w postaci innej kultury pracy – lepszej.
Oczywiście firmy borykają się również z innymi problemami. Brak wykwalifikowanych pracowników, brak technologii i narzędzi czy ograniczenia organizacyjne w zakresie np. bezwładności decyzyjnej. Z nimi nie poradzimy sobie tzw. zwinnym podejściem. Wymagają one pracy na zupełnie innym szczeblu – organizacyjnym. Jest to przejaw powtarzanej przez nas na szkoleniach maksymy:
Nic nam nie da agile mindset na poziomie zespołów, jeśli cała firma nie będzie myślała zwinnie.
Jest to klucz do powodzenia również tego projektu. Jeśli nie zmienimy podejścia w całej firmie Zespół Deweloperski i Product Owner pracować będą zwinnie, ale efekty i terminowości ich pracy oraz analizy KPI dokonywać będą ludzie, którzy wcale zwinnie nie myślą.
