Metoda DMAIC

Dziś chcemy podzielić się z  Wami metodą DMAIC, która może pomoże zespołom nie tylko w skupieniu się na akcjach po retro. Do czego możemy wykorzystać te pięć literek w kontekście szukania usprawnień w naszym Zespole?

 

Jak generować usprawnienia?

Wracamy na chwilę naszego ulubionego, scrumowego wydarzenia, czyli Sprint Retrospective. Tytułowa metoda DMAIC powinna pomóc w całym procesie przygotowania akcji zgodnych z kryteriami SMART. Ach, te wszechobecne akronimy…

Sposobów na przeprowadzenie retro nigdy za dużo, szczególnie gdy weźmiemy pod uwagę nieuchronną rutynę. Jako Scrum Master powinieneś szukać ciągłych możliwości pobudzenia Zespołu Deweloperskiego do szukania właściwych usprawnień. Często słyszymy, że są z tym problemy, więc dziś pokażemy Wam co możemy zrobić, aby zidentyfikowane usprawnienia wprowadzać w życie w najlepszy możliwy sposób.

Metoda DMAIC jest kompletna. Oznacza to, że rozpoczyna się już na etapie generowania pomysłów. Nie pozwoli nam również o nich zapomnieć. Ilu z Was ma problem z akcjami z Retro, które zostały wymyślone przez zespół i słuch po nich zaginął? No właśnie!

Nie ma nic gorszego, niż pokazanie, że akcje wskazane przez zespół jako najważniejsze są ignorowane. Gwarantuję, że po kilku takich przypadkach wszyscy stracą chęć do generowania kolejnych.

 

DMAIC, czyli Define…

Każda literka metody DMAIC oznacza inne słowo. Pierwszy z elementów tego modelu to Define.

I tu, niestety, nikt nie powie nam, w jaki sposób wygenerować pomysły na usprawnienia. Dlaczego? Istnieją techniki, które co prawda wspierają otwarte i kreatywne wymyślanie potencjalnych usprawnień, ale nie w tym rzecz. Define powinno po prostu być miejscem, w którym każdy z nas sięga głęboko w siebie i zastanawia się, co wydarzyło się podczas mijającej iteracji, co pozwoliło lub przeszkodziło nam osiągnąć Cel Sprintu.

Kiedy już zidentyfikowaliśmy powyższe elementy, koniecznie je zapiszmy. Dzięki temu nie zapomnimy o nich w toku dalszej dyskusji. Ale, co ważniejsze, nie pokazujmy ich wszystkim uczestnikom Retro. I nie chodzi tu o sprzeniewierzanie się idei transparentności. Po prostu nie chcemy sugerować innym naszego toku myślenia.

Przecież każdemu mogło przeszkadzać coś innego!

 

Measure

Drugim etapem procesu jest Measure, czyli pomiar obecnego stanu obserwowanej zmiennej. Nie będziemy w stanie zweryfikować poprawności wprowadzanego usprawnienia, nie identyfikując w pierwszej kolejności punktu odniesienia.

Jest to zresztą dość częsty błąd. Najpierw zadbajmy o to, aby dokonać możliwie jak najpełniejszych pomiarów badanego zjawiska z uwzględnieniem wszystkich możliwych źródeł danych. Co oznacza szczegółowa analiza stanu obecnego? Bez obaw, skupiamy się na krótkim okresie, więc nie będą to wielkie analizy i wyliczenia.

Kluczową decyzją w etapie pomiaru jest identyfikacja narzędzi, jakimi tego pomiaru dokonany. Również i w tym przypadku wydaje się, że wystarczy empiryczne spojrzenie na wybrany przedział czasu i wsparcie narzędzia używanym do zarządzania Sprintami czy backlogiem (np. Jira).

Jeśli wpadnie nam do głowy wykorzystanie nowych narzędzi pamiętajmy o pragmatyzmie. W pierwszej kolejności korzystajmy z tego, co już mamy.

 

Analyze

Zdefiniowaliśmy i zmierzyliśmy stan obecny, przejdźmy więc do analizy zidentyfikowanego usprawnienia.

Powinniśmy skupić się na tak zwanej analizie przyczynowo-skutkowej. Zidentyfikujemy w ten sposób, gdzie leży prawdziwa przyczyna zaistniałego stanu rzeczy. Analiza w metodzie DMAIC powinna w pierwszej kolejności określić jaki jest obraz bieżący (mierzyliśmy go powyżej), a następnie skupić się na modelu docelowym. Powinniśmy też określić w jakim punkcie chcielibyśmy się znaleźć po wprowadzeniu usprawnienia. Co ono ma nam dać?

Nie zapominajmy o określeniu celu. Powinien być on realistyczny po to, aby nie zniechęcać osób odpowiedzialnych za jego realizację. Nie na wszystkie aspekty naszego funkcjonowania mamy przecież wpływ. Wybierzmy taki cel, który pozwoli na osiągnięcie wyników stojących za definiowaną potrzebą ulepszenia.

 

Improve

Dochodzimy do fazy realizacji, czyli literki “I” w metodzie DMAIC.

Znając potrzebę, stan obecny oraz wiedząc do czego dążymy i jaka jest badana wielkość w chwili obecnej, możemy zabrać się za wprowadzanie zmian. Kto jest odpowiedzialny za proces? Tu najczęściej pada ogólna odpowiedź “Zespół Deweloperski”, ale nic bardziej mylnego. Odpowiedzialna zawsze jest jedna konkretna osoba, która ma za zadanie wprowadzić zmianę w życie zespołu. Jako cały zespół będziemy mogli ocenić jej skutki już podczas kolejnej Retrospektywy.

Ponieważ przedmiotem zmiany może być dosłownie wszystko, nie ma jednej, idealnej recepty opisującej sposób wprowadzenia zmian. Wszystko zależy od przedmiotu usprawnienia i od naszego doświadczenia. Jeśli kiedyś wprowadzaliśmy usprawnienie w podobnym obszarze, tym razem zróbmy to w dokładnie taki sam sposób.

Skoro wtedy zadziałało to możemy przyjąć, że pewnie uda się i teraz.

 

Control

Faza kontroli ma na celu weryfikację stanu po zmianie ze stanem pierwotnym. Ponieważ dokonaliśmy pomiaru przed wdrożeniem zmiany, to możemy ocenić, czy poprawa jest wystarczająca. Czysty pragmatyzm.

Tu warto podkreślić, że czasem nie ma sensu dążyć do ideałów. Te przecież nie istnieją, a dla nas “wystarczająco dobra poprawa” powinna być… wystarczająca. Jeśli zaś zmiany są małe albo wręcz negatywne, możemy zastanawiać się nad ewentualnym wyjściem ze zmiany.

Idealną sytuacją jest ta, w której na skutek wprowadzonej zmiany osiągamy stan określony w fazie analizy. Bardzo często jest inaczej, wdrożone usprawnienia pomagają nam, jednak nie w takim stopniu, który przewidzieliśmy. Poszukiwanie odpowiedzi dlaczego tak się stało stanowić będzie dyskusję na kolejnym Sprint Retrospective.

O ile oczywiście zespół zdecyduje, że ulepszenie to w dalszym ciągu jest najważniejsze i niezbędne.

 

Metoda DMAIC w praktyce

D+M+A+I+C = DMAIC. Metoda ta strukturyzuje sposób, w jaki podejść możemy do identyfikowania i wprowadzania zmian. Pozwala nam nie stracić usprawnienia “z radaru”, zapewniając, że jest ono żywe nie tylko podczas Sprint Retrospective. Mamy focus na jego wdrożenie i obserwowanie, jakie skutki przyniesie.

Zapominanie o usprawnieniach i akcjach jest jednym z najczęstszych błędów Retro. Ile razy okazywało się, że kiedy na kolejnym spotkaniu chcemy omówić wydarzenia z poprzedniego mało z kto z nas je pamięta? Jeśli borykacie się z takimi problemami gorąco Was zachęcam do skorzystania z metody DMAIC. Gwarantuje, że po kilku iteracjach tych kilka literek wejdzie Zespołowi w krew, co spowoduje, że nie będziemy już musieli trzymać pieczy nad procesem identyfikowania i kontroli akcji po Retro.

Łukasz Bręk

13 lat doświadczenia w IT, 6 lat doświadczenia w Scrum, PSM, PSPO, Scrum Master zespołów zwinnych, Product Owner, analityk biznesowy, trener Scrum

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Reply: