Mam nadzieję, że czytaliście wpis dotyczący czasu trwania wydarzeń Scrum. Jeśli nie, to polecam nadrobić zaległości. Tymczasem przypominam, że wszystkie Wydarzenia Scrum posiadają tzw. timebox. Co by się stało, jeśli twórcy metodyki nie zastosowali tego genialnego w swojej prostocie tricku?
Problem? Jaki problem?
Pojęcie czasu dla każdego znaczy coś innego. Niby jest to banalnie prosta rzecz, ale każdy z nas podchodzi do niej inaczej. Są ludzie, którzy zabierając się do wykonania jakieś czynności chcą zrobić ją jak najszybciej. Inni „zakolejkują” ją sobie na liście To Do i będą czekać z realizacją, aż przyjdzie ten właściwy moment. Jeszcze inni, Ci cierpiący na prokrastynację, będą odkładać pracę tyle, ile się da (patrz: prawo Parkinsona).
I o ile o niej w ogóle nie zapomnimy, to każdy będzie starał się wykonać daną czynność w zadanym czasie. Zastanawiające w tym wszystkim jest jednak to, że żadna z opisanych powyżej osób nie będzie widziała problemu w swoim zachowaniu. Dla każdej z nich jej podejście będzie „oczywiste”.
Czy oznacza to, że zatrudniając ludzi wykonujących wszystkie czynności jak najszybciej jest lekiem na opóźnienia na projekcie? I gdzie podział się tytułowy przeciwnik?
Planowanie pracy
Planowanie to czynność niezwykle istotna. W metodykach klasycznych, trochę inaczej niż w zwinnych, często oszukujemy się, że jesteśmy w stanie zaplanować precyzyjnie cały zakres projektu. Co więcej, twierdzimy, że jesteśmy w stanie zaplanować czas trwania każdego z tzw. pakietów roboczych.
Po wszystkich tekstach i filmach o zmianach, nieprzewidywalności, błędach poznawczych oraz zaletach podejścia zwinnego nie możemy przejść obojętnie obok takich stwierdzeń. Nawet jeśli weźmiemy pod uwagę doświadczenie w realizacji podobnych czynności wcześniej, nie możemy polegać tylko i wyłącznie na danych historycznych. Zawsze przecież nas coś zaskoczy.
Ale nie o tym jest ten wpis. Pomyślmy co stanie się, jeśli przysłowiowy Kowalski dowie się na początku projektu, że jego kierownik zaplanował mu 8 dni na wykonanie pewnego zadania, które rozpocznie się dopiero za 10 tygodni? Po pierwsze, dziś ta informacja ma dla niego marginalne znaczenie. Po drugie, kiedy nadejdzie już ten czas, okaże się, że na wykonanie zadania poświęcił on dokładnie przeznaczony na nie czas.
A przynajmniej tyle wyczytamy z raportów czasu pracy.
Czas to Twój przeciwnik!
Tak skonstruowany jest nasz mózg. Wielu z nas ma tendencję do rozszerzania czasu trwania przydzielonych im czynności do maksimum. Przy czym „maksimum” dla każdego z nas będzie znaczyło coś innego. Zachowanie takie nazywa się fachowo Prawem Parkinsona. Dla jednych będzie to zmieszczenie się w czasie, dla innych nawet drobne opóźnienia nie są problemem, dopóki nikt nie stoi nad nimi z batem.
Przyczyn takiego stanu rzeczy może być wiele. Tych podstawowych należy jednak szukać w sposobie, w jaki zadanie X zostało oszacowane. Jeżeli dokonano tego bez wiedzy Kowalskiego, bez znajomości szczegółów albo naszą „ulubioną” metodą ekspercką, to równie dobrze możemy po prostu wybrać losową liczbę.
Naszą uwagę powinien zwrócić sam fakt, że w ogóle próbujemy określić, ile czasu zajmie nam jakieś zadanie. O tym powinniśmy się dowiedzieć dopiero po fakcie, a nasze doświadczenia używać do oceniania, czy uda nam się zmieścić z pracą w najbliższej iteracji. W przypadku dużych projektów, harmonogramowanych na samym początku jest zupełnie inaczej…
Nie powinien dziwić więc nas fakt, że zadania trwają ile trwają, projekty często przekraczają zakładany czas trwania a Zespół Deweloperski, jak to ludzie, wykorzystuje każdą okazję, aby pokazać, że coś robią. Skracanie czasu pracy i szybsza realizacja zadań zwykle nie ma przecież większego sensu.
Optymalizacja
Optymalizacja to słowo uwielbiane przez managerów. Często znaczy ono oszczędność, a oszczędność to efekty. Z kolei efekty to premia. Ale nie o taką optymalizację tu chodzi. Optymalizacją w zakresie szacowania czasu trwania poszczególnych czynności jest iteracyjne podejście do ich planowania.
Im krótszy horyzont planowania (i szacowania) tym lepsze jego efekty. Planując się często i biorąc pod uwagę mały zakres prac mamy możliwość podejścia do zagadnienia w „innowacyjny” sposób. Niestety, dla części z nas takie podejście będzie wciąż innowacyjne.
Nie dość, że planujemy często, to także planujemy razem. Unikamy w ten sposób sytuacji, w której Kowalski otrzymał zadanie do wykonania od swojego kierownika i słyszymy komentarz „Kierownik na niczym się nie zna, nie ma pojęcia co jest do zrobienia, a tak w ogóle to on jest z biznesu i nie wie co to programowanie.”
W sytuacji, w której Kowalski sam oszacuje i przydzieli sobie zadanie do realizacji będzie czuł się odpowiedzialny za jego wykonanie. Czy zatem czas to nasz przeciwnik? Trochę to tak wygląda – jego za duża ilość jest zdradliwa. Odpowiednie podejście do zarządzania czasem, zastosowanie wskazówek, o których mowa powyżej spowoduje, że uda się nam go ujarzmić.
Każdego przeciwnik da się pokonać, wystarczy znaleźć odpowiedni sposób. Zapewniam, że spotka się to z korzyścią dla wszystkich zainteresowanych stron, przede wszystkim dla oczekującego na terminową realizację prac interesariusza.
