Dla jednych wartość ta jest oczywista, a inni nie mają pojęcia czym jest. 12,5% oznaczać może całkiem wykwintny trunek albo część dowolnej całości. Dzisiaj liczymy do dwunastu i pół procent.
12,5%
Jak dobrze wiecie, nasz agile’owy blog jest w dużej mierze o metodyce Scrum. Tytułowe 12,5% musi mieć z jakiś związek albo z nią, albo ogólnie ze zwinnością. Dziś wygrywają Ci, którzy postawili na Scruma.
Skąd się wzięło 12,5% i jak to wyliczyliśmy? Zsumowaliśmy maksymalne czasy trwania wszystkich wydarzeń Scrum dla dwutygodniowego Sprintu i podzieliliśmy je przez 80. Wyszło 12,5%, ani mniej, ani więcej.
Czy to dużo? Jedni powiedzą że tak. 12,5% naszego czasu, jeśli spojrzymy na to punktu widzenia kosztów projektu, wydaje się być znaczącą wartością. Drudzy stwierdzą, że 12,5% naszego czasu to i tak niewiele w kontekście czasu, jaki spędzamy na innych spotkaniach. Prawda, jak zwykle, leży gdzieś pośrodku.
Próbując rozwikłać tę zagadkę, zwróciłbym uwagą na potencjalną oszczędność czasu. Każde z tych wydarzeń, o których mowa w metodyce, służy konkretnemu celowi. Każde ma dać nam pewien zakres danych pozwalający na wykonanie kolejnego kroku. Małego w skali całości, bo to specyfika zwinnego podejścia, ale dużego w kontekście aktualnie realizowanego celu.
Czy to dużo?
Przeczytałem kiedyś badanie, z którego wynikało, że realnie pracujemy nieco ponad 4 godziny dziennie. Oznacza to, że gdyby przyjąć za pewnik wyniki powyższych badań, aktywnie pracujemy w Sprincie nieco ponad 50% czasu Sprintu. Zastanawiając się, czy to możliwe pomyślmy, ile czasu spędzamy na kawie (przy ekspresie, nawet czekając aż się zwolni), lunchu, rozmowie z przygodnie spotkaną koleżanką lub kolegą, logowaniem do komputera, oglądaniem filmów na YouTube i… no właśnie. Tych rzeczy jest naprawdę dużo.
Zastanawiając się nad tym głębiej, szybko dojdziemy do wniosku, że tracimy każdego dnia naprawdę dużo czasu. Jak się więc ma nasze 12,5% do 50%…
Paradoksalnie, praca zdalna powoduje, że czasu tego tracimy znacznie mniej. Może to być jedną z przyczyn, dla których ta zmiana stanie się trwalsza niż myśleliśmy wcześniej. Ale nie o tym ten post. Patrząc zero-jedynkowo na na te dwie wartości (50% kontra 12,5%) łatwo dojść do wniosku, że owe wydarzenia (a nie ceremonie) zajmują nam tylko 25% czasu, w którym nie pracujemy. Na „nie pracę” zostaje nam wciąż 37,5% całego czasu. W dalszym ciągu coś w tym czasie da się zrobić!
Spróbujmy to okroić!
Jeśli wydaje się, że te 12,5% to nadal dużo, to spróbujmy coś z tym zrobić. W przyszłym tygodniu na naszym kanale na YouTube pojawi się film o 45 minutowym Sprint Planning. Nie zdradzając zbyt dużo, będziemy w nim mówić o sposobie na skrócenie planowania z 4 godzin (dla dwutygodniowego Sprintu) do realnych 45 minut.
Skrócenie tylko tego jednego wydarzenia spowoduje, że sumaryczny czas spędzony na spotkaniach w ramach Sprintu maleje do nieco ponad 8%. A przecież timebox to cecha wszystkich wydarzeń Scrum!
Jeśli da się skrócić planowanie, to pewnie da się też skrócić i inne wydarzenia. Daily, Sprint Review czy Sprint Retrospective – wszystkie mogą skończyć się wcześniej, co powoduje, że czas spędzony na wydarzeniach maleje. Nie popadnijmy jednak w przesadę. Chęć ograniczenia czasu spędzanego na spotkaniach nie powinna wypaczyć ich sensu, a już na pewno nie powinna uniemożliwić osiągnięcia ich celu. Mówimy zdecydowane „nie” odgórnemu ograniczaniu czasu przeznaczonego np. na retro.
Kto pomoże nam znaleźć idealny czas trwania poszczególnych wydarzeń? Ten, kto odpowiedzialny jest za rozumienie i stosowanie. Scrum Master!
Warto poświęcić ten czas!
Patrząc na wyniki badań okazuje się, że argument „nie mam czasu, muszę pracować” traci na aktualności. Wielu może powiedzieć, że pracuje w nadgodzinach, bo nie ma czasu załadować przysłowiowej taczki. Nie mam prawa tego negować, ale zasugerowałbym, abyśmy sprawdzili, czy faktycznie pracujemy produktywnie.
Jeśli zaś argument „nie mogę, bo pracuję” nie ma zastosowania, to odpowiedzią może być multitasking. Odrywanie się od aktualnej czynności po to, aby pójść na spotkanie jest męczące i deprymujące. Ale nie powinno być to powodem do tego, aby nie chodzić na potrzebne nam spotkania i wydarzenia. Powinno być to impulsem do lepszej organizacji naszej pracy. Po pierwsze planujmy wydarzenia z pewnym wyprzedzeniem, po drugie znajmy ich cel i agendę. Musimy wiedzieć po co idziemy i z czym wyjdziemy (patrz: GOAT).
Nie ma rzetelnych badań w tym zakresie ale założę się, że uczestnictwo w wydarzeniach pozwala na zaoszczędzenie czasu gdzie indziej – chociażby podczas dewelopmentu czy przerabiania rzeczy, które zostały zrobione na zapas. O czasie i pieniądzach zaoszczędzonych na pragmatycznym budowaniu właściwego produktu już nawet nie wspomnimy. Wszyscy wiemy, że o to właśnie chodzi!
